4 Consejos para hacer funcionar un plan de oficina abierta

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Los planes de oficina abierta se han convertido en furor en muchas compañías hoy en día, pero es importante considerar una serie de factores antes de reorganizar la distribución de su lugar de trabajo. Compartimos cuatro consejos para el éxito del plan de oficina abierta.

Se encargó a un reportero que escribiera este artículo detallado a través de NewsLauncher.

Los planes de oficina abierta se han convertido en furor en muchas compañías hoy en día, especialmente en la industria de alta tecnología. Google, Yahoo, eBay y Facebook son fuertes partidarios de los planes de oficina abierta. De hecho, 3.000 ingenieros de Facebook trabajan en un entorno de oficina abierta diseñado por el famoso arquitecto Frank Gehry.

Según la International Facility Management Association, alrededor del 70 por ciento de las empresas en los Estados Unidos ahora cuentan con algún componente de diseño de oficina abierta. Estos diseños reemplazan a la mayoría de las oficinas privadas con espacios amplios y espaciosos donde los empleados trabajan en escritorios separados por particiones bajas o sin particiones.

Pros y contras para abrir oficinas

Hay pros y contras para abrir planes de oficina. En el lado positivo, tienden a fomentar una mayor interacción y trabajo en equipo entre los empleados, mientras que en general maximizan el uso del espacio de oficina y reducen los costos. También facilitan a las empresas el monitoreo de las actividades de los empleados en el trabajo, como llamadas telefónicas personales excesivas o el tiempo personal dedicado a las redes sociales o navegar por Internet durante las horas de trabajo.

El mayor inconveniente es la falta de privacidad en los planes de oficina abierta para los empleados. Esto es especialmente cierto para los empleados que han trabajado durante muchos años en un entorno de oficina más tradicional. Algunos empleados se han quejado del aumento del ruido y otras distracciones con las que han tenido que lidiar mientras trabajan en un entorno de oficina abierta.

"El debate sobre el plan de la oficina abierta es candente: la gente lo ama o lo odia", dice Mark Benhar, presidente de Benhar Office Interiors, el principal distribuidor de muebles de oficina de Herman Miller en la ciudad de Nueva York. “El diseño y la combinación única de espacios en un plan de oficina abierta pueden tener un gran impacto en la creatividad, la innovación y la colaboración de una empresa. Sin embargo, también es un desafío para algunas personas que prefieren o necesitan más privacidad para hacer su trabajo de manera efectiva ".

Aprovechando un plan de oficina abierta

Benhar dice que la clave para implementar un plan de oficina abierta exitoso es asegurarse de que los empleados vean el valor de dicho plan y entiendan cómo aprovechar los aspectos únicos de los planes de oficina abierta para que sean lo más productivos posible. Él ofrece los siguientes cuatro consejos para el éxito del plan de oficina abierta:

1. Hable abiertamente con sus empleados sobre los beneficios de un plan de oficina abierta. Es probable que algunos empleados se resistan a un plan de oficina abierta. Prepárese para responder a sus inquietudes y objeciones señalando cómo un plan de este tipo puede beneficiarlos no solo a ellos, sino a la compañía en general.

Benhar le dice a sus clientes que dejen de usar el término "mi oficina" y en lugar de decir "mi lugar de trabajo" para subrayar la libertad que ofrece un plan de oficina abierta. "Pensar en el entorno de la oficina como un lugar colectivo donde las personas trabajan juntas, en lugar de una oficina individual donde las personas trabajan solas, ayudará a cambiar el pensamiento hacia el espacio abierto de la oficina y cómo la gente trabaja en él".

2. Asegúrese de que los empleados puedan obtener privacidad cuando realmente la necesiten. No hay duda de que ciertos trabajos requieren un grado de privacidad y tranquilidad para los empleados, o que todos los empleados necesitan cierta tranquilidad y privacidad de vez en cuando. Por lo tanto, es fundamental que establezca planes para que todos los empleados tengan acceso a espacios tranquilos cuando sean necesarios.

Benhar dice que la mayoría de los planes de oficinas abiertas incluyen habitaciones u oficinas con puertas que los empleados pueden usar cuando necesitan privacidad y tranquilidad, ya sea para llamadas telefónicas o simplemente para concentrarse en un proyecto importante. "Asegúrese de que los empleados sepan que está bien que usen estas áreas", dice. "No cree una cultura en la que las personas desconfíen de otras personas que reciben llamadas o trabajan en un espacio privado".

3. Sea sensible a las diferencias generacionales con respecto a los planes de oficinas abiertas. En general, los empleados más jóvenes como Millennials y Gen Xers tienden a ser más receptivos a trabajar en un entorno de oficina abierta que los empleados mayores como Baby Boomers. Pero Benhar advierte contra generalizar demasiado en este sentido.

"No todos los Millenniales quieren trabajar con auriculares, y no todos los Baby Boomers quieren una oficina de vidrio con una puerta donde nadie pueda molestarlos", dice. "Hablar con los empleados es la mejor manera de entender las expectativas de su lugar de trabajo y abordar sus necesidades y preocupaciones individuales".

4. Escuche a sus empleados y esté dispuesto a adaptarse si es necesario. Una cosa es cierta cuando se trata de abrir el diseño de una oficina: cada empleado tendrá una opinión al respecto, y la mayoría querrá expresar su opinión. Por lo tanto, debe estar dispuesto a escuchar lo que piensan y hacer cambios sutiles en el diseño para satisfacer los deseos de los empleados siempre que sea posible.

"Escuche y discuta con sus empleados las mejores soluciones de espacio de trabajo basadas en la cultura de su empresa, los pensamientos y sentimientos de sus empleados sobre el espacio de trabajo", dice Benhar. "Esto lo ayudará a crear un espacio de trabajo donde los empleados se sientan cómodos y tendrá un impacto positivo en la productividad y la moral de los empleados".

Tu espacio de trabajo y tu cultura

Benhar agrega que la cultura de cada empresa es única, lo que lo hace crítico para tener discusiones abiertas y francas con sus empleados sobre el diseño y la estructura de su espacio de trabajo.

"Es importante destacar que debe hablar con sus empleados acerca de cómo su espacio de trabajo es un reflejo de su cultura corporativa", dice. "Esta es la mejor manera de asegurar que todos entiendan su visión no solo para el negocio, sino también para el área de trabajo de su oficina".

Se encargó a un reportero que escribiera este artículo detallado a través deNewsLauncher.

Los planes de oficina abierta se han convertido en furor en muchas compañías hoy en día, especialmente en la industria de alta tecnología. Google, Yahoo, eBay y Facebook son fuertes partidarios de los planes de oficina abierta. De hecho, 3.000 ingenieros de Facebook trabajan en un entorno de oficina abierta diseñado por el famoso arquitecto Frank Gehry.

Según la International Facility Management Association, alrededor del 70 por ciento de las empresas en los Estados Unidos ahora cuentan con algún componente de diseño de oficina abierta. Estos diseños reemplazan a la mayoría de las oficinas privadas con espacios amplios y espaciosos donde los empleados trabajan en escritorios separados por particiones bajas o sin particiones.

Pros y contras para abrir oficinas

Hay pros y contras para abrir planes de oficina. En el lado positivo, tienden a fomentar una mayor interacción y trabajo en equipo entre los empleados, mientras que en general maximizan el uso del espacio de oficina y reducen los costos. También facilitan a las empresas el monitoreo de las actividades de los empleados en el trabajo, como llamadas telefónicas personales excesivas o el tiempo personal dedicado a las redes sociales o navegar por Internet durante las horas de trabajo.

El mayor inconveniente es la falta de privacidad en los planes de oficina abierta para los empleados. Esto es especialmente cierto para los empleados que han trabajado durante muchos años en un entorno de oficina más tradicional. Algunos empleados se han quejado del aumento del ruido y otras distracciones con las que han tenido que lidiar mientras trabajan en un entorno de oficina abierta.

"El debate sobre el plan de la oficina abierta es candente: la gente lo ama o lo odia", dice Mark Benhar, presidente de Benhar Office Interiors, el principal distribuidor de muebles de oficina de Herman Miller en la ciudad de Nueva York. “El diseño y la combinación única de espacios en un plan de oficina abierta pueden tener un gran impacto en la creatividad, la innovación y la colaboración de una empresa. Sin embargo, también es un desafío para algunas personas que prefieren o necesitan más privacidad para hacer su trabajo de manera efectiva ".

Aprovechando un plan de oficina abierta

Benhar dice que la clave para implementar un plan de oficina abierta exitoso es asegurarse de que los empleados vean el valor de dicho plan y entiendan cómo aprovechar los aspectos únicos de los planes de oficina abierta para que sean lo más productivos posible. Él ofrece los siguientes cuatro consejos para el éxito del plan de oficina abierta:

1. Hable abiertamente con sus empleados sobre los beneficios de un plan de oficina abierta. Es probable que algunos empleados se resistan a un plan de oficina abierta. Prepárese para responder a sus inquietudes y objeciones señalando cómo un plan de este tipo puede beneficiarlos no solo a ellos, sino a la compañía en general.

Benhar le dice a sus clientes que dejen de usar el término "mi oficina" y en lugar de decir "mi lugar de trabajo" para subrayar la libertad que ofrece un plan de oficina abierta. "Pensar en el entorno de la oficina como un lugar colectivo donde las personas trabajan juntas, en lugar de una oficina individual donde las personas trabajan solas, ayudará a cambiar el pensamiento hacia el espacio abierto de la oficina y cómo la gente trabaja en él".

2. Asegúrese de que los empleados puedan obtener privacidad cuando realmente la necesiten. No hay duda de que ciertos trabajos requieren un grado de privacidad y tranquilidad para los empleados, o que todos los empleados necesitan cierta tranquilidad y privacidad de vez en cuando. Por lo tanto, es fundamental que establezca planes para que todos los empleados tengan acceso a espacios tranquilos cuando sean necesarios.


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