6 Formas de transformar los datos en información real que impulsa la toma de decisiones

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Como la mayoría de los dueños y gerentes de negocios, usted está inundado de datos diariamente, pero no mucho de eso lo ayuda a tomar decisiones que mejoran los resultados.

Como la mayoría de los propietarios y gerentes de negocios, es probable que se vean inundados con océanos de datos a diario, pero no mucho de eso lo ayuda a tomar decisiones que mejoran los resultados.

El problema al que todos nos enfrentamos es tener demasiados datos porque sabemos que eso es algo bueno, pero muy poco de ellos permite decisiones efectivas. A menudo, los datos no te van a ayudar. O bien no es el tipo correcto de datos o no se compila y analiza correctamente.

En otras palabras, no es información, solo son datos. Necesitas información para la toma de decisiones. Los datos en sí no suelen ser tan útiles como son. Esto incluye informes "enlatados", listas y otros métodos comunes que sus sistemas generan para usted.

Los ejecutivos exitosos ya entienden este problema y se enfocan solo en la información que necesitan para tomar decisiones. Para ser un mejor administrador, debe eliminar el desorden y mejorar la toma de decisiones.

Estos seis consejos te ayudarán a tomar mejores decisiones:

1. Recolectar solo datos útiles

Antes de recopilar datos, dé un paso atrás y haga la pregunta fundamental: ¿Puedo convertir estos datos en información o conocimiento para ayudarme a tomar decisiones que mejorarán los servicios y reducirán los costos? Cuando entienda la respuesta a esa pregunta, estará en una mejor posición para establecer qué datos recopilar y cómo convertirlos en información que necesita para tomar decisiones.

2. Usa herramientas analíticas

Usa herramientas que te ayuden a analizar la información y los datos que tienes. Exporte los datos de su sistema si es necesario y cárguelos en Excel. Use la herramienta de tabla dinámica de Excel para analizar datos y convertirlos en información. Puede utilizar otro software o sistemas empresariales que también estén diseñados para el análisis de datos. La clave es ir más allá de listas e impresiones y comenzar a analizar los datos de una manera que sea significativa para sus responsabilidades.

3. Obtener datos precisos

Por supuesto, necesitas buenos datos en primer lugar. Asegúrese de tener lo que necesita y que sea razonablemente preciso, pero considere cómo lo usará y la diferencia que harán los datos precisos en la toma de decisiones. La precisión o los detalles también son algo que debe administrar para que no termine abrumado por los detalles, o dedique demasiado esfuerzo a obtener los detalles o la precisión que simplemente no importan al final. Por ejemplo, si está realizando un seguimiento de los costos como parte de un proceso para tomar decisiones de gestión, ¿su método de seguimiento debe vincularse con el sistema financiero y coincidir con el centavo? ¿Tiene que ser un enlace directo con su propio sistema o puede descargar la información necesaria del sistema financiero diariamente o semanalmente?

4. Convertir los datos en información

La información es cuando toma los datos que tiene y los analiza o manipula combinándolos con otros datos, haciendo tendencias a lo largo del tiempo, evaluando o analizando los valores atípicos que deben tratarse y, lo más importante, aplicando su propia experiencia y conocimiento. para transformar esos datos en algo que puede usar para tomar una decisión.

El informe, la lista o la impresión por lo general no lo hacen. Y los paneles de control, como el típico semáforo con indicadores rojos, naranjas y verdes para la marcación rápida, solo le darán un punto en el tiempo. El valor real de los datos son las comparaciones y las tendencias. Compare los resultados de un agente del centro de llamadas con el promedio o de otro agente del centro de llamadas. Observe las tendencias en ventas o gastos a lo largo del tiempo, o algún otro factor. Evalúe su respuesta o los tiempos de entrega según la geografía, el producto, el personal, las estaciones u otros factores. Y, ciertamente, compare tanto dentro de su organización como fuera utilizando enfoques de evaluación comparativa.

5. Tomar decisiones con la información.

Una vez que haya recopilado y analizado sus datos y los haya convertido en información, debe evaluar qué aspectos son importantes para su decisión. Si tiene alguna duda sobre la exactitud o integridad de sus datos, o si está usando información histórica para hacer proyecciones, haga un análisis de varianza: si fue 25 por ciento más alto, ¿tomaría la misma decisión? ¿Cuál es la probabilidad de que el resultado esté en ese rango? ¿Cuán grande será el riesgo?

¿Qué partes de la información son importantes para las decisiones que desea tomar? ¿Cómo impactarán en el éxito o fracaso de su iniciativa? ¿Cuánto peso tienen en comparación con otros factores?

Por ejemplo, al observar los costos y cómo puede implementar procesos, aprobaciones u otros métodos para reducirlos, ¿causará que los costos aumenten en otros lugares? ¿Cuál es la probabilidad real de que pueda realizar las reducciones que proyecta?

6. Solidificar su caso de negocio

Si está desarrollando un caso de negocios utilizando información, tiene muchas más posibilidades de obtener la aprobación con información sólida que cuente la historia y respalde su argumento.

Al incluir esta información en su caso de negocio, incluya alguna metodología y proporcione un nivel de confianza sobre la información que ha recopilado. Considere las preguntas que pueden surgir acerca de su información, especialmente si apunta a cambios que otros pueden no gustar, y responda por adelantado. Esto puede incluir la confiabilidad de la información, ya sea una tendencia o una anomalía, y el impacto que un aumento o disminución podría tener en la decisión.

Como la mayoría de los propietarios y gerentes de negocios, es probable que se vean inundados con océanos de datos a diario, pero no mucho de eso lo ayuda a tomar decisiones que mejoran los resultados.

El problema al que todos nos enfrentamos es tener demasiados datos porque sabemos que eso es algo bueno, pero muy poco de ellos permite decisiones efectivas. A menudo, los datos no te van a ayudar. O bien no es el tipo correcto de datos o no se compila y analiza correctamente.

En otras palabras, no es información, solo son datos. Necesitas información para la toma de decisiones. Los datos en sí no suelen ser tan útiles como son. Esto incluye informes "enlatados", listas y otros métodos comunes que sus sistemas generan para usted.

Los ejecutivos exitosos ya entienden este problema y se enfocan solo en la información que necesitan para tomar decisiones. Para ser un mejor administrador, debe eliminar el desorden y mejorar la toma de decisiones.

Estos seis consejos te ayudarán a tomar mejores decisiones:

1. Recolectar solo datos útiles

Antes de recopilar datos, dé un paso atrás y haga la pregunta fundamental: ¿Puedo convertir estos datos en información o conocimiento para ayudarme a tomar decisiones que mejorarán los servicios y reducirán los costos? Cuando entienda la respuesta a esa pregunta, estará en una mejor posición para establecer qué datos recopilar y cómo convertirlos en información que necesita para tomar decisiones.

2. Usa herramientas analíticas

Usa herramientas que te ayuden a analizar la información y los datos que tienes. Exporte los datos de su sistema si es necesario y cárguelos en Excel. Use la herramienta de tabla dinámica de Excel para analizar datos y convertirlos en información. Puede utilizar otro software o sistemas empresariales que también estén diseñados para el análisis de datos. La clave es ir más allá de listas e impresiones y comenzar a analizar los datos de una manera que sea significativa para sus responsabilidades.

3. Obtener datos precisos

Por supuesto, necesitas buenos datos en primer lugar. Asegúrese de tener lo que necesita y que sea razonablemente preciso, pero considere cómo lo usará y la diferencia que harán los datos precisos en la toma de decisiones. La precisión o los detalles también son algo que debe administrar para que no termine abrumado por los detalles, o dedique demasiado esfuerzo a obtener los detalles o la precisión que simplemente no importan al final. Por ejemplo, si está realizando un seguimiento de los costos como parte de un proceso para tomar decisiones de gestión, ¿su método de seguimiento debe vincularse con el sistema financiero y coincidir con el centavo? ¿Tiene que ser un enlace directo con su propio sistema o puede descargar la información necesaria del sistema financiero diariamente o semanalmente?

4. Convertir los datos en información

La información es cuando toma los datos que tiene y los analiza o manipula combinándolos con otros datos, haciendo tendencias en el tiempo, evaluando o analizando los valores atípicos que deben tratarse y, lo más importante, aplicando su propia experiencia y conocimiento para transformar esos datos en algo que puede usar para tomar una decisión.


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