7 Consejos simples para documentar sus procedimientos comerciales importantes

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A los empresarios generalmente no les gusta la estructura, pero los procedimientos comerciales son esenciales. Aprenda 7 formas de implementar procedimientos que sean livianos, simples y fáciles.

A los empresarios generalmente no les gusta la estructura, y en su nueva empresa o pequeña empresa, la implementación de procedimientos escritos formales puede parecer contradictoria para impulsar la creatividad que desea.

Sin embargo, los procedimientos son esenciales. Mantienen el control, aseguran la coherencia, permiten la capacitación de su creciente personal, evitan problemas con los reguladores legislativos y las autoridades, demuestran la diligencia debida e incluso mantienen a usted, a sus empleados y a su empresa fuera de la prensa. En algunos casos, los procedimientos escritos pueden ser incluso un requisito legal.

Para una empresa nueva o pequeña, los procedimientos no tienen que ser como los "ladrillos" producidos por algunas grandes organizaciones corporativas. Puede mantenerlos ligeros, simples y flexibles sin dejar de beneficiarse de tenerlos en su lugar.

Aquí hay siete formas de implementar procedimientos que son ligeros, simples y fáciles:

1. Usa diagramas de flujo para ilustrar el procedimiento

En la medida de lo posible, reemplace o complemente los procedimientos escritos con diagramas de flujo. En lugar de un diagrama de flujo grande y difícil de manejar, divídalo en partes lógicas y agregue otro diagrama de flujo que le brinde a sus empleados un panorama general e identifique los procedimientos secundarios documentados en diagramas de flujo separados.

Cuando sea posible, use el diagrama de flujo de estilo cruzado o multifuncional que muestre claramente las responsabilidades en “carriles” separados a lo largo del proceso.

2. Implementar listas de verificación para apoyar el procedimiento

Las listas de verificación son un enfoque simple y comprobado para garantizar que cada paso requerido, información u otra tarea se complete en las distintas etapas del proceso. No los veas como simplistas o redundantes, míralos como recordatorios importantes. Después de todo, si los profesionales altamente capacitados, como los pilotos, pueden beneficiarse de las listas de verificación, su personal también puede hacerlo.

Manténgalos simples y cortos, enfocados en los pasos o elementos clave. Las listas de verificación largas pueden ser contraproducentes.

3. Usa gráficos e íconos para que sea más fácil de leer y seguir

Las ayudas visuales son útiles para obtener una rápida comprensión de lo que se requiere. Puede usarlos para ilustrar un punto en lugar de describirlo en un texto extenso, o para resaltar cosas específicas que son importantes para el proceso.

Por ejemplo, use la señal de stop para indicar información específica sobre el proceso que el lector debe hacer o saber antes de continuar con el siguiente paso o cuando exista un riesgo. Use un diamante para ilustrar dónde se requiere una decisión, un gráfico de una hoja de papel donde esté involucrado un documento, etc.

4. Mantenga la escritura corta y ágil

Los procedimientos solo se leerán y seguirán si son cortos. Los procedimientos prolongados son difíciles de digerir, mientras que los procedimientos más cortos con explicaciones breves y ajustadas, viñetas, encabezados, imágenes e incluso las listas de verificación, gráficos y diagramas de flujo mencionados anteriormente son mejores que los documentos densos y verbosos.

Al igual que en los diagramas de flujo, divida sus procedimientos en partes y proporcione una visión general en la primera página junto con una ayuda de navegación como una tabla de contenido o pestañas.

5. Involucrar a los usuarios en el desarrollo.

Cuando alguien escribe procedimientos, especialmente si son expertos, pueden omitir pasos o proporcionar algunas instrucciones confusas porque ya entienden muy bien el proceso. Es posible que no sea tan efectivo para la capacitación o para que otro personal lo siga como resultado.

Después del primer borrador de cualquier procedimiento, pruébelo y obtenga comentarios de los usuarios o incluso de alguien que no esté involucrado en el proceso. Pruébelo con departamentos relacionados o individuos que interactúan con el proceso. ¿Refleja sus necesidades? ¿Coincide con sus propios procesos? ¿Qué se puede mejorar o cambiar para que sea un proceso mejor y más eficiente?

Al dar este paso, terminará con un procedimiento mucho mejor.

6. Layer sus procedimientos

Con cualquier proceso, hay pasos principales y sub-pasos. Al combinar sus procedimientos y comenzar con los pasos principales y luego expandir los subpasos más adelante, tendrá un documento mucho mejor. Si bien no será efectivo para procedimientos cortos, puede usarlo para procedimientos más largos y detallados, y facilitar su seguimiento y uso.

Comience con el proceso de resumen en una página. Luego comience en el primer paso y cuando llegue a un subproceso, divídalo iniciándolo en una página diferente o incluso en un apéndice de subprocesos principales. Mientras sea más fácil navegar por el documento, será efectivo. Por ejemplo, usar pestañas para subprocesos o incluir enlaces o marcadores en una versión en pdf.

7. Dígales por qué

Incluso los mejores procesos no se pueden seguir en algunos casos debido a la situación o circunstancias específicas. Incluso puede tener puntos clave en un proceso en el que deben tomarse decisiones.

Dígale al lector por qué el paso es importante y cuáles son los problemas. De esa manera, si tienen que emitir un juicio, entienden la razón subyacente del paso y podrán usar su experiencia y conocimiento para tomar las decisiones correctas. Cuando la desviación del proceso no sea posible por razones legales, contractuales o incluso de riesgo, identifique claramente ese paso con un gráfico estándar y bríndeles orientación sobre cómo escalar el problema si es necesario.

A los empresarios generalmente no les gusta la estructura, y en su nueva empresa o pequeña empresa, la implementación de procedimientos escritos formales puede parecer contradictoria para impulsar la creatividad que desea.

Sin embargo, los procedimientos son esenciales. Mantienen el control, aseguran la coherencia, permiten la capacitación de su creciente personal, evitan problemas con los reguladores legislativos y las autoridades, demuestran la diligencia debida e incluso mantienen a usted, a sus empleados y a su empresa fuera de la prensa. En algunos casos, los procedimientos escritos pueden ser incluso un requisito legal.

Para una empresa nueva o pequeña, los procedimientos no tienen que ser como los "ladrillos" producidos por algunas grandes organizaciones corporativas. Puede mantenerlos ligeros, simples y flexibles sin dejar de beneficiarse de tenerlos en su lugar.

Aquí hay siete formas de implementar procedimientos que son ligeros, simples y fáciles:

1. Usa diagramas de flujo para ilustrar el procedimiento

En la medida de lo posible, reemplace o complemente los procedimientos escritos con diagramas de flujo. En lugar de un diagrama de flujo grande y difícil de manejar, divídalo en partes lógicas y agregue otro diagrama de flujo que le brinde a sus empleados un panorama general e identifique los procedimientos secundarios documentados en diagramas de flujo separados.

Cuando sea posible, use el diagrama de flujo de estilo cruzado o multifuncional que muestre claramente las responsabilidades en “carriles” separados a lo largo del proceso.

2. Implementar listas de verificación para apoyar el procedimiento

Las listas de verificación son un enfoque simple y comprobado para garantizar que cada paso requerido, información u otra tarea se complete en las distintas etapas del proceso. No los veas como simplistas o redundantes, míralos como recordatorios importantes. Después de todo, si los profesionales altamente capacitados, como los pilotos, pueden beneficiarse de las listas de verificación, su personal también puede hacerlo.

Manténgalos simples y cortos, enfocados en los pasos o elementos clave. Las listas de verificación largas pueden ser contraproducentes.

3. Usa gráficos e íconos para que sea más fácil de leer y seguir

Las ayudas visuales son útiles para obtener una rápida comprensión de lo que se requiere. Puede usarlos para ilustrar un punto en lugar de describirlo en un texto extenso, o para resaltar cosas específicas que son importantes para el proceso.

Por ejemplo, use la señal de stop para indicar información específica sobre el proceso que el lector debe hacer o saber antes de continuar con el siguiente paso o cuando exista un riesgo. Use un diamante para ilustrar dónde se requiere una decisión, un gráfico de una hoja de papel donde esté involucrado un documento, etc.

4. Mantenga la escritura corta y ágil

Los procedimientos solo se leerán y seguirán si son cortos. Los procedimientos prolongados son difíciles de digerir, mientras que los procedimientos más cortos con explicaciones breves y ajustadas, viñetas, encabezados, imágenes e incluso las listas de verificación, gráficos y diagramas de flujo mencionados anteriormente son mejores que los documentos densos y verbosos.

Al igual que en los diagramas de flujo, divida sus procedimientos en partes y proporcione una visión general en la primera página junto con una ayuda de navegación como una tabla de contenido o pestañas.

5. Involucrar a los usuarios en el desarrollo.

Cuando alguien escribe procedimientos, especialmente si son expertos, pueden omitir pasos o proporcionar algunas instrucciones confusas porque ya entienden muy bien el proceso. Es posible que no sea tan efectivo para la capacitación o para que otro personal lo siga como resultado.


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