8 Consejos de gestión del tiempo para el empresario ocupado

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Solo hay 24 horas en un día, y a veces eso no es suficiente para hacer el trabajo. Siga estos consejos para obtener un control a tiempo.

Por maria elena duron

A veces, las 24 horas del día no son suficientes. No hay tiempo suficiente para hacer ejercicio, perseguir nuestros sueños o poner en orden nuestras vidas. Esta "falta de tiempo" es un obstáculo que todos tenemos que superar. Sin embargo, si puede realizar una combinación de las siguientes actividades, podrá liberar tiempo de tal manera que se logre la calidad y el seguimiento.

1. Determine lo que realmente necesita su participación.

El primer pensamiento que probablemente se te ocurra es... ¡todo! Esa es la respuesta genuina de la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Pero la verdad es que si intentas hacer todo, te quemarás y serás inefectivo.

Determine qué tareas que solo usted puede hacer. Podría ser que usted sea un vendedor de primera categoría y solo usted pueda hacer ventas, o quizás usted sea el único que puede pintar o crear diseños, sea lo que sea, descúbralo. A menos que sea un profesional de la contabilidad, es probable que no esté en su área de experiencia recortando cheques, balanceando los libros y ejecutando la nómina. Sí, todos son necesarios para administrar su negocio, pero ¿qué pasa si en cambio se enfoca en lo que hace mejor y escribe cheques por el resto? ¿Cómo crecería tu negocio entonces?

2. Establecer un límite para las conversaciones y reuniones.

Las largas conversaciones telefónicas siguen y siguen y siguen. Y no hay nada que agote la agenda de un empresario más que las "reuniones sobre la reunión", la cantidad de tiempo que lleva coordinar una reunión simple.

Hay varias herramientas de programación por ahí que hacen un gran trabajo para liberar su tiempo. Mi favorito personal es Calendly, pero hay muchos buenos para explorar. Lo más importante es que elija una herramienta que funcione con su estilo de trabajo personal y que la use.

3. Evita tus redes sociales, excepto cuando entras con un propósito específico.

A menos que su negocio sea marketing en redes sociales, asegúrese de saber por qué tiene sus redes sociales específicas. ¿Son para la recopilación de información o investigación? ¿Los utilizas como herramientas de atención al cliente? Cuando sepa por qué usa las herramientas de redes sociales y qué espera obtener de ellas, puede decidir el uso más efectivo del tiempo para ellas.

Podría ser tan simple como usar una plataforma de publicación, como Hootsuite (mi favorito personal). O, podría ser más complejo como traer un asistente (s) virtual (es) para ayudar con el servicio al cliente a través de redes sociales, o un equipo de mercadeo para asistirlo con la creación y curación de contenido.

4. Conozca su punto dulce.

No seamos tontos y simplemente digamos: “El pájaro temprano se contagia el gusano”; todos tenemos momentos en que somos más productivos que otros. Puede ser que seamos productores de madrugada, o somos noctámbulos que pueden superar a todos en las últimas horas de la noche. Lo importante es saber cuál es tu punto dulce y productivo. ¿A qué horas del día / noche estás en tu mejor momento personal?

5. Apague todas esas alertas.

No para todo el día, solo durante los períodos en que necesita una concentración óptima (durante su punto dulce productivo).

6. Aprende a decir 'no'.

Sé que a muchos de nosotros nos enseñaron a ser increíblemente amables y siempre damos lo que tenemos, nuestro tiempo incluido. Sin embargo, las solicitudes de otras personas pueden consumir nuestro tiempo. Entonces, a menos que una solicitud sea para algo que es muy esencial, es importante aprender a decir "no". Cuando dice "no" a las influencias inesperadas y externas, en realidad está diciendo "sí" a sus prioridades.

7. Usa el sistema de cuatro cuadrantes de Stephen Covey.

En primer lugar, me animo a una lista de tareas pendientes. Sin embargo, sé que las listas de tareas por lo general contienen cinco veces más elementos que los que se pueden lograr en un día determinado. Stephen Covey, el autor de Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, ha desarrollado un sistema de cuatro cuadrantes para la gestión del tiempo. Básicamente, tomas un trozo de papel y dibujas una línea en el medio vertical y horizontalmente para dividir el papel en cuatro cuadrantes:

  • Cuadrante n.° 1 (esquina superior izquierda): contiene los elementos de su lista que son urgentes e importantes, porque deben hacerse de inmediato o ocurrirá algo drástico, e importante porque realmente afectan sus prioridades y objetivos.
  • Cuadrante n.° 2 (esquina superior derecha): contiene los elementos de su lista que no son urgentes, pero siguen siendo importantes. Estos elementos no deben hacerse de inmediato, pero aún así tienen un gran impacto en sus objetivos.
  • Cuadrante # 3 (esquina inferior izquierda): contiene elementos que son urgentes, pero no importantes. Todos hemos tenido esos incendios en nuestro negocio que atraen nuestra atención inmediata, pero realmente no tienen impacto en los objetivos generales de nuestro negocio.
  • Cuadrante # 4 (esquina inferior derecha): contiene elementos que no son urgentes ni importantes. Todos hemos tenido artículos como estos que de alguna manera vagan en nuestras listas de tareas pendientes, ya sea por culpa, por hábito o por algo que nos sirvió una vez, pero ya no sirven a nuestros objetivos.

8. Cuando delegue, hágales saber los objetivos.

Renuncie a algunas de las tareas de su lista y deleguelas en otras personas que estén mejor preparadas para realizarlas. No es necesario que lo hagas todo tú mismo.

Cuando delegue tareas, es importante que se mantenga una comunicación sólida para que pueda mantener un control adecuado del proceso y asegurarse de que se está realizando un trabajo de calidad. También es importante que las personas que hacen el trabajo conozcan sus metas y la razón para realizar la tarea. Las personas que son expertas en tareas tienen conocimiento interno que se puede aplicar, creando resultados aún mejores que la intención original. Involucre su conocimiento haciéndoles saber los resultados generales que está buscando.

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Maria elena duron es Marketing Coach conSaber, Me gusta + Encender. ¡Ayuda a las pequeñas empresas a ganar más dinero y seguir disfrutando de la vida! Recibió el Premio del Gobernador de Texas a la Excelencia en Negocios y lidera uno de los seis mejores chats de Twitter del mundo: #brandchat. Recibir invitaciones a seminarios web gratuitos, grupos de administración del tiempo o coaching de marketing virtual.

Por maria elena duron

A veces, las 24 horas del día no son suficientes. No hay tiempo suficiente para hacer ejercicio, perseguir nuestros sueños o poner en orden nuestras vidas. Esta "falta de tiempo" es un obstáculo que todos tenemos que superar. Sin embargo, si puede realizar una combinación de las siguientes actividades, podrá liberar tiempo de tal manera que se logre la calidad y el seguimiento.

1. Determine lo que realmente necesita su participación.

El primer pensamiento que probablemente se te ocurra es... ¡todo! Esa es la respuesta genuina de la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Pero la verdad es que si intentas hacer todo, te quemarás y serás inefectivo.

Determine qué tareas que solo usted puede hacer. Podría ser que usted sea un vendedor de primera categoría y solo usted pueda hacer ventas, o quizás usted sea el único que puede pintar o crear diseños, sea lo que sea, descúbralo. A menos que sea un profesional de la contabilidad, es probable que no esté en su área de experiencia recortando cheques, balanceando los libros y ejecutando la nómina. Sí, todos son necesarios para administrar su negocio, pero ¿qué pasa si en cambio se enfoca en lo que hace mejor y escribe cheques por el resto? ¿Cómo crecería tu negocio entonces?

2. Establecer un límite para las conversaciones y reuniones.

Las largas conversaciones telefónicas siguen y siguen y siguen. Y no hay nada que agote la agenda de un empresario más que las "reuniones sobre la reunión", la cantidad de tiempo que lleva coordinar una reunión simple.

Hay varias herramientas de programación por ahí que hacen un gran trabajo para liberar su tiempo. Mi favorito personal es Calendly, pero hay muchos buenos para explorar. Lo más importante es que elija una herramienta que funcione con su estilo de trabajo personal y que la use.

3. Evita tus redes sociales, excepto cuando entras con un propósito específico.

A menos que su negocio sea marketing en redes sociales, asegúrese de saber por qué tiene sus redes sociales específicas. ¿Son para la recopilación de información o investigación? ¿Los utilizas como herramientas de atención al cliente? Cuando sepa por qué usa las herramientas de redes sociales y qué espera obtener de ellas, puede decidir el uso más efectivo del tiempo para ellas.

Podría ser tan simple como usar una plataforma de publicación, como Hootsuite (mi favorito personal). O, podría ser más complejo como traer un asistente (s) virtual (es) para ayudar con el servicio al cliente a través de redes sociales, o un equipo de mercadeo para asistirlo con la creación y curación de contenido.

4. Conozca su punto dulce.

No seamos tontos y simplemente digamos: “El pájaro temprano se contagia el gusano”; todos tenemos momentos en que somos más productivos que otros. Puede ser que seamos productores de madrugada, o somos noctámbulos que pueden superar a todos en las últimas horas de la noche. Lo importante es saber cuál es tu punto dulce y productivo. ¿A qué horas del día / noche estás en tu mejor momento personal?

5. Apague todas esas alertas.

No para todo el día, solo durante los períodos en que necesita una concentración óptima (durante su punto dulce productivo).

6. Aprende a decir 'no'.

Sé que a muchos de nosotros nos enseñaron a ser increíblemente amables y siempre damos lo que tenemos, nuestro tiempo incluido. Sin embargo, las solicitudes de otras personas pueden consumir nuestro tiempo. Entonces, a menos que una solicitud sea para algo que es muy esencial, es importante aprender a decir "no". Cuando dice "no" a las influencias inesperadas y externas, en realidad está diciendo "sí" a sus prioridades.

7. Usa el sistema de cuatro cuadrantes de Stephen Covey.

En primer lugar, me animo a una lista de tareas pendientes. Sin embargo, sé que las listas de tareas por lo general contienen cinco veces más elementos que los que se pueden lograr en un día determinado. Stephen Covey, el autor de Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, ha desarrollado un sistema de cuatro cuadrantes para la gestión del tiempo. Básicamente, tomas un trozo de papel y dibujas una línea en el medio vertical y horizontalmente para dividir el papel en cuatro cuadrantes:

  • Cuadrante n.° 1 (esquina superior izquierda): contiene los elementos de su lista que son urgentes e importantes, porque deben hacerse de inmediato o ocurrirá algo drástico, e importante porque realmente afectan sus prioridades y objetivos.
  • Cuadrante n.° 2 (esquina superior derecha): contiene los elementos de su lista que no son urgentes, pero siguen siendo importantes. Estos elementos no deben hacerse de inmediato, pero aún así tienen un gran impacto en sus objetivos.
  • Cuadrante # 3 (esquina inferior izquierda): contiene elementos que son urgentes, pero no importantes. Todos hemos tenido esos incendios en nuestro negocio que atraen nuestra atención inmediata, pero realmente no tienen impacto en los objetivos generales de nuestro negocio.
  • Cuadrante # 4 (esquina inferior derecha): contiene elementos que no son urgentes ni importantes. Todos hemos tenido artículos como estos que de alguna manera vagan en nuestras listas de tareas pendientes, ya sea por culpa, por hábito o por algo que nos sirvió una vez, pero ya no sirven a nuestros objetivos.

8. Cuando delegue, hágales saber los objetivos.

Renuncie a algunas de las tareas de su lista y deleguelas en otras personas que estén mejor preparadas para realizarlas. No es necesario que lo hagas todo tú mismo.


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