8 Maneras de curar reuniones de negocios disfuncionales

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Todos hemos asistido a reuniones de negocios que duraron una eternidad y no logramos mucho. Haga que su próximo sea eficiente y efectivo siguiendo estas pautas.

La idea de reuniones de negocios de pie no es nueva; un colega los defendía hace más de 15 años. Sin embargo, he visto algunos artículos recientes sobre el uso de reuniones de apoyo como una solución fácil para que sus reuniones sean más productivas.

Todos hemos asistido o incluso organizado reuniones que simplemente se prolongaron y no lograron lo que queríamos, por lo que la promesa de reuniones de pie es muy convincente. Desafortunadamente, esto no trata los síntomas de reuniones disfuncionales que desperdician el tiempo de todos.

¿Son útiles las reuniones de pie? A veces, pero no como solución a malas reuniones. Se pueden usar fácilmente para actualizaciones de estado breves de 5 a 10 minutos, especialmente cuando no desea utilizar una sala de reuniones o cuando tiene demasiados participantes para sentarse en su espacio de reunión. La reunión stand-up incluso se puede llevar a cabo en una oficina de plan abierto si incluye a todo el equipo.

Uno de los principios de la reunión de pie es que los participantes prestarán atención, ya que no pueden sentarse en su silla y las reuniones serán cortas porque es menos cómodo estar de pie. Incluso hace que sea más difícil para los asistentes ocultar sus teléfonos debajo de la mesa y leer correos electrónicos o enviar mensajes de texto durante la reunión.

Para reuniones donde se deben discutir temas más complejos, se deben recopilar muchos aportes y explorar soluciones, simplemente obligar a los asistentes a la reunión a levantarse no hará que la reunión sea más productiva. Este tipo de reuniones son frecuentemente de 30 minutos a varias horas de duración.

En su lugar, use estas técnicas para obtener mejores resultados de sus reuniones:

  1. Distribuir una agenda de reunión. La agenda debe proporcionarse a todos los participantes con la suficiente antelación para que puedan revisarla. Si bien esto parece obvio, la agenda a menudo se proporciona poco antes de las reuniones o incluso en la reunión.
  2. Esquema de la reunión. Identifique claramente el motivo de la reunión, el enfoque que se adoptará y el resultado previsto. Haga esto en la invitación a la reunión o en la agenda.
  3. Preparar a los asistentes. Asegúrese de que cada participante tenga una razón específica para estar allí y asegúrese de que lo sepa. Descríbalo en su agenda si es necesario, o envíe un correo electrónico separado sobre lo que se espera de los participantes, como información específica, antecedentes, documentos, participación e incluso decisiones.
  4. Horarios programados para temas u oradores. Establezca un tiempo para temas específicos o discusiones e invite a expertos en la materia para esos marcos de tiempo solo para que no tengan que participar en toda la reunión.
  5. Manejar agresivamente la discusión.. Mantenga sus líneas de tiempo dentro de la razón, teniendo en cuenta los objetivos generales de la reunión y la duración. Después de todo, desea un resultado en el que todos puedan estar de acuerdo, no una discusión truncada. Sin embargo, no permita que la discusión se prolongue más de lo necesario: detenga la discusión y resuma, luego pida un acuerdo antes de continuar.
  6. Estacione los asuntos laterales para otro momento u otra reunión. Siempre que la discusión se salga del tema, deténgala y dígales a los participantes que está resolviendo el problema. Utilice una pizarra o un tablero de la almohadilla para escribirlo.
  7. Claramente registrar decisiones o elementos de acción. Haga esto en una pizarra blanca en la sala para que todos los participantes (en persona) puedan ver, luego transfiera esas decisiones y elementos de acción a las actas de la reunión.
  8. Mantenga los minutos cortos y concisos. Resuma los buenos resultados y las decisiones en la parte superior para que quienes lean las actas los vean rápidamente y no tengan que leer varios elementos para tener una idea del resultado de la reunión.

La idea de reuniones de negocios de pie no es nueva; un colega los defendía hace más de 15 años. Sin embargo, he visto algunos artículos recientes sobre el uso de reuniones de apoyo como una solución fácil para que sus reuniones sean más productivas.

Todos hemos asistido o incluso organizado reuniones que simplemente se prolongaron y no lograron lo que queríamos, por lo que la promesa de reuniones de pie es muy convincente. Desafortunadamente, esto no trata los síntomas de reuniones disfuncionales que desperdician el tiempo de todos.

¿Son útiles las reuniones de pie? A veces, pero no como solución a malas reuniones. Se pueden usar fácilmente para actualizaciones de estado breves de 5 a 10 minutos, especialmente cuando no desea utilizar una sala de reuniones o cuando tiene demasiados participantes para sentarse en su espacio de reunión. La reunión stand-up incluso se puede llevar a cabo en una oficina de plan abierto si incluye a todo el equipo.

Uno de los principios de la reunión de pie es que los participantes prestarán atención, ya que no pueden sentarse en su silla y las reuniones serán cortas porque es menos cómodo estar de pie. Incluso hace que sea más difícil para los asistentes ocultar sus teléfonos debajo de la mesa y leer correos electrónicos o enviar mensajes de texto durante la reunión.

Para reuniones donde se deben discutir temas más complejos, se deben recopilar muchos aportes y explorar soluciones, simplemente obligar a los asistentes a la reunión a levantarse no hará que la reunión sea más productiva. Este tipo de reuniones son frecuentemente de 30 minutos a varias horas de duración.

En su lugar, use estas técnicas para obtener mejores resultados de sus reuniones:

  1. Distribuir una agenda de reunión. La agenda debe proporcionarse a todos los participantes con la suficiente antelación para que puedan revisarla. Si bien esto parece obvio, la agenda a menudo se proporciona poco antes de las reuniones o incluso en la reunión.
  2. Esquema de la reunión. Identifique claramente el motivo de la reunión, el enfoque que se adoptará y el resultado previsto. Haga esto en la invitación a la reunión o en la agenda.
  3. Preparar a los asistentes. Asegúrese de que cada participante tenga una razón específica para estar allí y asegúrese de que lo sepa. Descríbalo en su agenda si es necesario, o envíe un correo electrónico separado sobre lo que se espera de los participantes, como información específica, antecedentes, documentos, participación e incluso decisiones.
  4. Horarios programados para temas u oradores. Establezca un tiempo para temas específicos o discusiones e invite a expertos en la materia para esos marcos de tiempo solo para que no tengan que participar en toda la reunión.
  5. Manejar agresivamente la discusión.. Mantenga sus líneas de tiempo dentro de la razón, teniendo en cuenta los objetivos generales de la reunión y la duración. Después de todo, desea un resultado en el que todos puedan estar de acuerdo, no una discusión truncada. Sin embargo, no permita que la discusión se prolongue más de lo necesario: detenga la discusión y resuma, luego pida un acuerdo antes de continuar.
  6. Estacione los asuntos laterales para otro momento u otra reunión. Siempre que la discusión se salga del tema, deténgala y dígales a los participantes que está resolviendo el problema. Utilice una pizarra o un tablero de la almohadilla para escribirlo.
  7. Claramente registrar decisiones o elementos de acción. Haga esto en una pizarra blanca en la sala para que todos los participantes (en persona) puedan ver, luego transfiera esas decisiones y elementos de acción a las actas de la reunión.
  8. Mantenga los minutos cortos y concisos. Resuma los buenos resultados y las decisiones en la parte superior para que quienes lean las actas los vean rápidamente y no tengan que leer varios elementos para tener una idea del resultado de la reunión.

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