Un sistema de contabilidad manual fácil de usar

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Mediante este sencillo proceso, puede configurar un sistema de contabilidad básico en unas pocas horas.

No siempre tiene sentido utilizar un programa de software como QuickBooks. Si usted es una empresa muy pequeña o simplemente tiene problemas con una hoja de cálculo, es posible que tenga un sistema de contabilidad manual. Mediante este sencillo proceso, puede configurar un sistema de contabilidad básico en unas pocas horas.

Primero juntar algunos suministros:

  • Carpetas de archivo de un tercio con pestañas de metal en la parte frontal y trasera. Estas carpetas deben estar en un color distinto para que pueda diferenciarlas de sus archivos generales.
  • Etiquetas de carpetas de archivos.
  • Perforadora de dos agujeros

Primero tome una carpeta de archivos con puntas metálicas, etiquétela como "Contabilidad" con el mes y el año actuales. En la parte superior de su lado izquierdo, etiquételo como "Ingresos". Etiquete el lado derecho de la carpeta "Gastos".

Maneja tus ingresos primero
En el lado de los ingresos, coloque las facturas pagadas, las copias de los cheques recibidos y depositados, los estados de comisiones / comisiones, los recibos minoristas (comprobante de las compras del cliente), los comprobantes de depósito y los extractos bancarios (con los depósitos resaltados). Aquí es cómo debe manejar estos elementos:

Facturas pagadas:Asegúrese de que todas las facturas pagadas tengan anotaciones adecuadas sobre cómo pagó un cliente (cheque, efectivo o tarjeta de crédito), el número de cheque o transacción, la fecha de pago, si la factura se pagó en su totalidad o es un pago parcial, y la fecha del pago. depositar.

Controles: Haga copias de todos los cheques recibidos con una copia de la boleta de depósito adjunta. Por lo general, puede colocar de tres a cinco cheques en una hoja de papel de 8 ½ pulgadas x 11 pulgadas. Escriba el número de factura en la copia de cada cheque para fines de referencia cruzada.

Honorarios / declaraciones de comisiones: Estas declaraciones ya deberían tener toda la información que necesita, simplemente perforar y colocarlas en el lado de ingresos de la carpeta.

Recibos al por menor: Las copias de recibos o una declaración de los productos que compraron sus clientes también deben tener la información requerida en ellos. Simplemente perforar y colocar en el lado de ingresos de la carpeta.

Comprobante de deposito: Adjunte una copia de las boletas de depósito a las copias de los cheques / pagos recibidos.

Estados de cuenta bancarios: Haga una copia de su extracto bancario (usará la copia en el lado de sus gastos). En su extracto bancario original, resalte todos los depósitos y créditos. Nota: Por eso es importante tener una cuenta de cheques dedicada para su negocio.

Perfore dos agujeros todos estos elementos y colóquelos en la carpeta en el orden de fecha de recepción o fecha de declaración. Los documentos con fecha más reciente deben estar en la parte superior; los documentos cerca del primer día del mes deben estar en la parte inferior de la pila.

Manejar sus gastos
En el lado de los gastos, coloque facturas pagadas, recibos de compras, estados de cuenta de su tarjeta de crédito, copia de sus estados de cuenta bancarios (con los débitos resaltados) y cualquier otro elemento que designe el dinero gastado. Aquí es cómo debe manejar estos elementos:

Facturas En el resumen de facturación, escriba la fecha, el monto pagado y el número de cheque o número de transacción (si paga con tarjeta de crédito). Si tiene un negocio en casa, encontrará que hay algunas facturas que su hogar y su negocio comparten. Para muchos empresarios, el acceso a Internet, las llamadas de larga distancia, los servicios públicos y otras facturas recurrentes son cuentas personales que comparte con su empresa. Haga copias de estas facturas y resalte todos los cargos realizados en nombre de su empresa. En la copia de la factura, sume los cargos, escriba la fecha en que reembolsó a su familia los cargos y el número de cheque o número de transacción de la tarjeta de crédito. Coloque esta copia en la carpeta.

Ingresos: Estas pueden ser pequeñas cosas complicadas porque los recibos vienen en todos los tamaños y formas, algunos demasiado pequeños para perforar y asegurar. Sin embargo, eso no es un problema si toma los recibos y los pega en una hoja de papel (se puede grabar más de un recibo en una hoja de papel del tamaño de una letra). En esa hoja o en el recibo real, escriba una frase de identificación como "estacionamiento para reunión de clientes 8/9/04" o "almuerzo de negocios con el Sr. Jones".

Estados de cuenta de tarjeta de crédito: Debe tener una tarjeta de crédito separada para su negocio. Resaltar todos los cargos de negocios.

Extracto de cuenta: Debe configurar una cuenta bancaria separada para su negocio. Tome su extracto bancario o una copia del mismo y resalte todos los débitos / cargos.

Como lo hizo en el lado de los ingresos, coloque dos agujeros en todos estos elementos y colóquelos en la carpeta en orden de fecha inverso con los elementos más recientes en la parte superior.

Mantenga este sistema actualizado y, al final del año, puede llevar sus carpetas pequeñas y ordenadas a cualquier contador, preparador de impuestos o auditor del IRS para que puedan crear fácilmente informes precisos a partir de su información bien organizada.

Averiguar su línea de fondo
Finalmente, al final del mes, puede sumar todos sus gastos en el lado derecho de la carpeta y sumar todos sus ingresos del lado izquierdo. Ahora reste sus gastos de sus ingresos para obtener sus ingresos netos. Escribe esta figura en cualquier lado de tu carpeta. Enhorabuena, ha creado un sistema de contabilidad simple y efectivo.

No siempre tiene sentido utilizar un programa de software como QuickBooks. Si usted es una empresa muy pequeña o simplemente tiene problemas con una hoja de cálculo, es posible que tenga un sistema de contabilidad manual. Mediante este sencillo proceso, puede configurar un sistema de contabilidad básico en unas pocas horas.

Primero juntar algunos suministros:

  • Carpetas de archivo de un tercio con pestañas de metal en la parte frontal y trasera. Estas carpetas deben estar en un color distinto para que pueda diferenciarlas de sus archivos generales.
  • Etiquetas de carpetas de archivos.
  • Perforadora de dos agujeros

Primero tome una carpeta de archivos con puntas metálicas, etiquétela como "Contabilidad" con el mes y el año actuales. En la parte superior de su lado izquierdo, etiquételo como "Ingresos". Etiquete el lado derecho de la carpeta "Gastos".

Maneja tus ingresos primero
En el lado de los ingresos, coloque las facturas pagadas, las copias de los cheques recibidos y depositados, los estados de comisiones / comisiones, los recibos minoristas (comprobante de las compras del cliente), los comprobantes de depósito y los extractos bancarios (con los depósitos resaltados). Aquí es cómo debe manejar estos elementos:

Facturas pagadas:Asegúrese de que todas las facturas pagadas tengan anotaciones adecuadas sobre cómo pagó un cliente (cheque, efectivo o tarjeta de crédito), el número de cheque o transacción, la fecha de pago, si la factura se pagó en su totalidad o es un pago parcial, y la fecha del pago. depositar.

Controles: Haga copias de todos los cheques recibidos con una copia de la boleta de depósito adjunta. Por lo general, puede colocar de tres a cinco cheques en una hoja de papel de 8 ½ pulgadas x 11 pulgadas. Escriba el número de factura en la copia de cada cheque para fines de referencia cruzada.

Honorarios / declaraciones de comisiones: Estas declaraciones ya deberían tener toda la información que necesita, simplemente perforar y colocarlas en el lado de ingresos de la carpeta.

Recibos al por menor: Las copias de recibos o una declaración de los productos que compraron sus clientes también deben tener la información requerida en ellos. Simplemente perforar y colocar en el lado de ingresos de la carpeta.

Comprobante de deposito: Adjunte una copia de las boletas de depósito a las copias de los cheques / pagos recibidos.

Estados de cuenta bancarios: Haga una copia de su extracto bancario (usará la copia en el lado de sus gastos). En su extracto bancario original, resalte todos los depósitos y créditos. Nota: Por eso es importante tener una cuenta de cheques dedicada para su negocio.

Perfore dos agujeros todos estos elementos y colóquelos en la carpeta en el orden de fecha de recepción o fecha de declaración. Los documentos con fecha más reciente deben estar en la parte superior; los documentos cerca del primer día del mes deben estar en la parte inferior de la pila.

Manejar sus gastos
En el lado de los gastos, coloque facturas pagadas, recibos de compras, estados de cuenta de su tarjeta de crédito, copia de sus estados de cuenta bancarios (con los débitos resaltados) y cualquier otro elemento que designe el dinero gastado. Aquí es cómo debe manejar estos elementos:

Facturas En el resumen de facturación, escriba la fecha, el monto pagado y el número de cheque o número de transacción (si paga con tarjeta de crédito). Si tiene un negocio en casa, encontrará que hay algunas facturas que su hogar y su negocio comparten. Para muchos empresarios, el acceso a Internet, las llamadas de larga distancia, los servicios públicos y otras facturas recurrentes son cuentas personales que comparte con su empresa. Haga copias de estas facturas y resalte todos los cargos realizados en nombre de su empresa. En la copia de la factura, sume los cargos, escriba la fecha en que reembolsó a su familia los cargos y el número de cheque o número de transacción de la tarjeta de crédito. Coloque esta copia en la carpeta.

Ingresos: Estas pueden ser pequeñas cosas complicadas porque los recibos vienen en todos los tamaños y formas, algunos demasiado pequeños para perforar y asegurar. Sin embargo, eso no es un problema si toma los recibos y los pega en una hoja de papel (se puede grabar más de un recibo en una hoja de papel del tamaño de una letra). En esa hoja o en el recibo real, escriba una frase de identificación como "estacionamiento para reunión de clientes 8/9/04" o "almuerzo de negocios con el Sr. Jones".

Estados de cuenta de tarjeta de crédito: Debe tener una tarjeta de crédito separada para su negocio. Resaltar todos los cargos de negocios.

Extracto de cuenta: Debe configurar una cuenta bancaria separada para su negocio. Tome su extracto bancario o una copia del mismo y resalte todos los débitos / cargos.

Como lo hizo en el lado de los ingresos, coloque dos agujeros en todos estos elementos y colóquelos en la carpeta en orden de fecha inverso con los elementos más recientes en la parte superior.

Mantenga este sistema actualizado y, al final del año, puede llevar sus carpetas pequeñas y ordenadas a cualquier contador, preparador de impuestos o auditor del IRS para que puedan crear fácilmente informes precisos a partir de su información bien organizada.

Averiguar su línea de fondo
Finalmente, al final del mes, puede sumar todos sus gastos en el lado derecho de la carpeta y sumar todos sus ingresos del lado izquierdo. Ahora reste sus gastos de sus ingresos para obtener sus ingresos netos. Escribe esta figura en cualquier lado de tu carpeta. Enhorabuena, ha creado un sistema de contabilidad simple y efectivo.

No siempre tiene sentido utilizar un programa de software como QuickBooks. Si usted es una empresa muy pequeña o simplemente tiene problemas con una hoja de cálculo, es posible que tenga un sistema de contabilidad manual. Mediante este sencillo proceso, puede configurar un sistema de contabilidad básico en unas pocas horas.

Primero juntar algunos suministros:

  • Carpetas de archivo de un tercio con pestañas de metal en la parte frontal y trasera. Estas carpetas deben estar en un color distinto para que pueda diferenciarlas de sus archivos generales.
  • Etiquetas de carpetas de archivos.
  • Perforadora de dos agujeros

Primero tome una carpeta de archivos con puntas metálicas, etiquétela como "Contabilidad" con el mes y el año actuales. En la parte superior de su lado izquierdo, etiquételo como "Ingresos". Etiquete el lado derecho de la carpeta "Gastos".

Maneja tus ingresos primero
En el lado de los ingresos, coloque las facturas pagadas, las copias de los cheques recibidos y depositados, los estados de comisiones / comisiones, los recibos minoristas (comprobante de las compras del cliente), los comprobantes de depósito y los extractos bancarios (con los depósitos resaltados). Aquí es cómo debe manejar estos elementos:

Facturas pagadas:Asegúrese de que todas las facturas pagadas tengan anotaciones adecuadas sobre cómo pagó un cliente (cheque, efectivo o tarjeta de crédito), el número de cheque o transacción, la fecha de pago, si la factura se pagó en su totalidad o es un pago parcial, y la fecha del pago. depositar.

Controles: Haga copias de todos los cheques recibidos con una copia de la boleta de depósito adjunta. Por lo general, puede colocar de tres a cinco cheques en una hoja de papel de 8 ½ pulgadas x 11 pulgadas. Escriba el número de factura en la copia de cada cheque para fines de referencia cruzada.

Honorarios / declaraciones de comisiones: Estas declaraciones ya deberían tener toda la información que necesita, simplemente perforar y colocarlas en el lado de ingresos de la carpeta.

Recibos al por menor: Las copias de recibos o una declaración de los productos que compraron sus clientes también deben tener la información requerida en ellos. Simplemente perforar y colocar en el lado de ingresos de la carpeta.

Comprobante de deposito: Adjunte una copia de las boletas de depósito a las copias de los cheques / pagos recibidos.

Estados de cuenta bancarios: Haga una copia de su extracto bancario (usará la copia en el lado de sus gastos). En su extracto bancario original, resalte todos los depósitos y créditos. Nota: Por eso es importante tener una cuenta de cheques dedicada para su negocio.

Perfore dos agujeros todos estos elementos y colóquelos en la carpeta en el orden de fecha de recepción o fecha de declaración. Los documentos con fecha más reciente deben estar en la parte superior; los documentos cerca del primer día del mes deben estar en la parte inferior de la pila.

Manejar sus gastos
En el lado de los gastos, coloque facturas pagadas, recibos de compras, estados de cuenta de su tarjeta de crédito, copia de sus estados de cuenta bancarios (con los débitos resaltados) y cualquier otro elemento que designe el dinero gastado. Aquí es cómo debe manejar estos elementos:

Facturas En el resumen de facturación, escriba la fecha, el monto pagado y el número de cheque o número de transacción (si paga con tarjeta de crédito). Si tiene un negocio en casa, encontrará que hay algunas facturas que su hogar y su negocio comparten. Para muchos empresarios, el acceso a Internet, las llamadas de larga distancia, los servicios públicos y otras facturas recurrentes son cuentas personales que comparte con su empresa. Haga copias de estas facturas y resalte todos los cargos realizados en nombre de su empresa. En la copia de la factura, sume los cargos, escriba la fecha en que reembolsó a su familia los cargos y el número de cheque o número de transacción de la tarjeta de crédito. Coloque esta copia en la carpeta.

Ingresos: Estas pueden ser pequeñas cosas complicadas porque los recibos vienen en todos los tamaños y formas, algunos demasiado pequeños para perforar y asegurar. Sin embargo, eso no es un problema si toma los recibos y los pega en una hoja de papel (se puede grabar más de un recibo en una hoja de papel del tamaño de una letra). En esa hoja o en el recibo real, escriba una frase de identificación como "estacionamiento para reunión de clientes 8/9/04" o "almuerzo de negocios con el Sr. Jones".

Estados de cuenta de tarjeta de crédito: Debe tener una tarjeta de crédito separada para su negocio. Resaltar todos los cargos de negocios.

Extracto de cuenta: Debe configurar una cuenta bancaria separada para su negocio. Tome su extracto bancario o una copia del mismo y resalte todos los débitos / cargos.

Como lo hizo en el lado de los ingresos, coloque dos agujeros en todos estos elementos y colóquelos en la carpeta en orden de fecha inverso con los elementos más recientes en la parte superior.

Mantenga este sistema actualizado y, al final del año, puede llevar sus carpetas pequeñas y ordenadas a cualquier contador, preparador de impuestos o auditor del IRS para que puedan crear fácilmente informes precisos a partir de su información bien organizada.

Averiguar su línea de fondo
Finalmente, al final del mes, puede sumar todos sus gastos en el lado derecho de la carpeta y sumar todos sus ingresos del lado izquierdo. Ahora reste sus gastos de sus ingresos para obtener sus ingresos netos. Escribe esta figura en cualquier lado de tu carpeta. Enhorabuena, ha creado un sistema de contabilidad simple y efectivo.


Vídeo: Como Crear un Sistema Contable en Excel - Tema 1


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