Mejores prácticas para mantener los archivos de escritorio de Manager

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Es necesario mantener un registro preciso del historial laboral de un empleado para la gestión del desempeño, el desarrollo profesional de los empleados y las decisiones de compensación, disciplina y despido.

La documentación del desempeño y la conducta de los empleados es una función crítica para los gerentes efectivos. Es necesario mantener un registro preciso del historial laboral de un empleado para la gestión del desempeño, el desarrollo profesional de los empleados y las decisiones de compensación, disciplina y despido. Dos preguntas clave que surgen a menudo son: "¿Qué debería estar en esa documentación?" Y "¿Dónde debe mantenerse?"

Los gerentes deben escribir notas de conversaciones con los empleados sobre su desempeño y / o conducta. Y estas notas deben escribirse el mismo día en que tuvo lugar la conversación. Incluso si la conversación no fue sobre disciplina formal o parte del proceso formal de gestión del desempeño, algunas notas sobre la conversación son apropiadas. Las notas siempre deben incluir la fecha, el nombre y el título del gerente, el nombre y el título del empleado y lo que se dijo. Los comentarios editoriales y las caracterizaciones no son útiles; Las notas deben ser objetivas.

Si un gerente se reúne con un empleado para entregar una forma escrita de disciplina, el documento disciplinario por sí solo no es un registro suficiente de los problemas. Las notas fácticas sobre el contenido de la conversación entre el gerente y el empleado cuando se entregó el documento son críticas. Y lo mismo ocurre con las reuniones para entregar evaluaciones de desempeño. La documentación adicional de lo que se dijo, y por quién, puede ayudar a un gerente a realizar un seguimiento de los problemas de rendimiento y ayudará a proteger a la empresa en caso de litigio en una fecha posterior.

A menudo, los gerentes tendrán conversaciones "informales" con los empleados sobre un problema de desempeño que no se considera disciplinario. Más bien, el gerente ha notado un problema que él o ella quiere llamar la atención del empleado al reunirse unos minutos en la oficina del gerente. Desafortunadamente, la mayoría de los gerentes no tomarán notas de este tipo de conversaciones porque no se consideran "serias". Pero más adelante, si el problema de desempeño continúa y se deben tomar medidas más severas, no hay un registro que muestre que el gerente no ha tomado nota. tenía comunicaciones continuas con un empleado sobre ese mismo tema.

Alternativamente, la conversación "casual" podría ser sobre algo positivo. Quizás el empleado se desempeñó particularmente bien en un proyecto o recibió elogios de otro empleado o cliente. Esas conversaciones también deben ser grabadas.

¿Dónde deben mantenerse todas esas notas? Comience por observar las políticas de la compañía. La mayoría de las compañías tienen un sistema centralizado para guardar archivos de personal. Y esos archivos por lo general contienen cosas como la solicitud, el currículum vitae, la carta de oferta firmada o el contrato de trabajo, los documentos fiscales, las evaluaciones anuales de desempeño, los documentos disciplinarios formales, los avisos importantes de los empleados firmados, etc. Pero no es frecuente que esos archivos contengan todas las notas del gerente hasta después de que un empleado deje su empleo.

La mayoría de los gerentes guardan notas de las conversaciones de los empleados en el archivo de escritorio de un gerente, bajo llave. Entonces, ¿se considera que los archivos de escritorio del gerente son parte del archivo de personal oficial? La respuesta no es tan clara.

Por ley, en la mayoría de los estados, los empleados tienen el derecho de revisar sus archivos de personal con una notificación razonable. Y en muchos estados, los empleados tienen derecho a recibir copias de algunos, si no todos, de los documentos en el archivo de personal. Si bien la compañía generalmente responderá a dichas solicitudes dándole al empleado acceso al archivo de personal centralizado, la mejor práctica es considerar que el archivo de escritorio de su gerente podría considerarse parte del archivo de personal y, por lo tanto, podría estar sujeto a revisión por parte de el empleado. Y en caso de litigio, no hay duda de que el archivo del escritorio del administrador estará sujeto a descubrimiento. Eso significa varias cosas:

Primero, los gerentes siempre deben escribir notas con el entendimiento de que pueden ser vistos por otros, como el empleado, el abogado del empleado y quizás incluso un jurado. Por lo tanto, se debe tener cuidado al crear los documentos para representar bien a la compañía ante los ojos de los demás. Las notas claras y objetivas son la mejor manera de asegurarse de que se está comunicando bien y preservando su credibilidad.

En segundo lugar, realice un proceso continuo de revisión del archivo de su gerente y de la limpieza de documentos innecesarios. Por ejemplo, algunos gerentes se tomarán el tiempo de escribir y reescribir revisiones de desempeño o documentos disciplinarios y el archivo de escritorio contendrá todos los borradores. Por lo general, no es necesario guardar los giros y, de hecho, los borradores anteriores pueden volver a atormentarlo. Por supuesto, nunca debe destruir documentos después de recibir un aviso de reclamación. Además, algunos gerentes tomarán notas de las conversaciones con un representante de recursos humanos cuando consideren cómo abordar problemas particulares con un empleado. Una vez que se toma la acción, es posible que no haya necesidad de guardar esas notas. Verifique con Recursos Humanos antes de destruirlos, pero lo más importante es que usted esté al tanto de lo que debe mantenerse en su archivo.

Tercero, si tiene alguna nota que haga referencia a problemas médicos o solicitudes de licencia, o si tiene notas del proveedor de atención médica del empleado que certifican que el empleado no pudo trabajar, estos documentos no pertenecen a su archivo de escritorio. Por ley, los problemas médicos son privados y no deben mantenerse con otra documentación de empleo. Envíe estos artículos a recursos humanos para archivarlos apropiadamente bajo llave.

En resumen, las mejores prácticas para los archivos de escritorio de los gerentes son dobles: (1) tome el tiempo para escribir notas de conversaciones con los empleados y hacerlo el mismo día de la conversación; y (2) mantener el archivo de escritorio de su gerente en buen estado. Trabaje con su departamento de recursos humanos y su asesor legal para asegurarse de que comprende sus obligaciones legales y corporativas.

Barrie Gross es ex vicepresidente y asesor corporativo principal (ley de empleo) de una compañía internacional Fortune 1000 y es colaborador habitual de howtomintmoney.com. Es la fundadora de Barrie Gross Consulting, una firma de consultoría y capacitación en recursos humanos dedicada a ayudar a las empresas a administrar y desarrollar su capital humano. Visitar barriegrossconsulting.com para aprender más sobre Barrie y los servicios que brinda BGC.

Nota: La información aquí contenida no constituye asesoramiento legal y no debe considerarse como asesoramiento legal. Si tiene un problema legal o desea obtener asesoramiento legal, debe consultar a un abogado en su área sobre su situación particular y sus hechos. Nada de lo que se presenta en este sitio o en este artículo establece o debe interpretarse como el establecimiento de una relación de abogado-cliente o confidencial entre usted y Barrie Gross. Este artículo se proporciona solo como información general, que puede o no reflejar los desarrollos legales más actuales o estar completo.

La documentación del desempeño y la conducta de los empleados es una función crítica para los gerentes efectivos. Es necesario mantener un registro preciso del historial laboral de un empleado para la gestión del desempeño, el desarrollo profesional de los empleados y las decisiones de compensación, disciplina y despido. Dos preguntas clave que surgen a menudo son: "¿Qué debería estar en esa documentación?" Y "¿Dónde debe mantenerse?"

Los gerentes deben escribir notas de conversaciones con los empleados sobre su desempeño y / o conducta. Y estas notas deben escribirse el mismo día en que tuvo lugar la conversación. Incluso si la conversación no fue sobre disciplina formal o parte del proceso formal de gestión del desempeño, algunas notas sobre la conversación son apropiadas. Las notas siempre deben incluir la fecha, el nombre y el título del gerente, el nombre y el título del empleado y lo que se dijo. Los comentarios editoriales y las caracterizaciones no son útiles; Las notas deben ser objetivas.

Si un gerente se reúne con un empleado para entregar una forma escrita de disciplina, el documento disciplinario por sí solo no es un registro suficiente de los problemas. Las notas fácticas sobre el contenido de la conversación entre el gerente y el empleado cuando se entregó el documento son críticas. Y lo mismo ocurre con las reuniones para entregar evaluaciones de desempeño. La documentación adicional de lo que se dijo, y por quién, puede ayudar a un gerente a realizar un seguimiento de los problemas de rendimiento y ayudará a proteger a la empresa en caso de litigio en una fecha posterior.

A menudo, los gerentes tendrán conversaciones "informales" con los empleados sobre un problema de desempeño que no se considera disciplinario. Más bien, el gerente ha notado un problema que él o ella quiere llamar la atención del empleado al reunirse unos minutos en la oficina del gerente. Desafortunadamente, la mayoría de los gerentes no tomarán notas de este tipo de conversaciones porque no se consideran "serias". Pero más adelante, si el problema de desempeño continúa y se deben tomar medidas más severas, no hay un registro que muestre que el gerente no ha tomado nota. tenía comunicaciones continuas con un empleado sobre ese mismo tema.

Alternativamente, la conversación "casual" podría ser sobre algo positivo. Quizás el empleado se desempeñó particularmente bien en un proyecto o recibió elogios de otro empleado o cliente. Esas conversaciones también deben ser grabadas.

¿Dónde deben mantenerse todas esas notas? Comience por observar las políticas de la compañía. La mayoría de las compañías tienen un sistema centralizado para guardar archivos de personal. Y esos archivos por lo general contienen cosas como la solicitud, el currículum vitae, la carta de oferta firmada o el contrato de trabajo, los documentos fiscales, las evaluaciones anuales de desempeño, los documentos disciplinarios formales, los avisos importantes de los empleados firmados, etc. Pero no es frecuente que esos archivos contengan todas las notas del gerente hasta después de que un empleado deje su empleo.

La mayoría de los gerentes guardan notas de las conversaciones de los empleados en el archivo de escritorio de un gerente, bajo llave. Entonces, ¿se considera que los archivos de escritorio del gerente son parte del archivo de personal oficial? La respuesta no es tan clara.

Por ley, en la mayoría de los estados, los empleados tienen el derecho de revisar sus archivos de personal con una notificación razonable. Y en muchos estados, los empleados tienen derecho a recibir copias de algunos, si no todos, de los documentos en el archivo de personal. Si bien la compañía generalmente responderá a dichas solicitudes dándole al empleado acceso al archivo de personal centralizado, la mejor práctica es considerar que el archivo de escritorio de su gerente podría considerarse parte del archivo de personal y, por lo tanto, podría estar sujeto a revisión por parte de el empleado. Y en caso de litigio, no hay duda de que el archivo del escritorio del administrador estará sujeto a descubrimiento. Eso significa varias cosas:

Primero, los gerentes siempre deben escribir notas con el entendimiento de que pueden ser vistos por otros, como el empleado, el abogado del empleado y quizás incluso un jurado. Por lo tanto, se debe tener cuidado al crear los documentos para representar bien a la compañía ante los ojos de los demás. Las notas claras y objetivas son la mejor manera de asegurarse de que se está comunicando bien y preservando su credibilidad.

En segundo lugar, realice un proceso continuo de revisión del archivo de su gerente y de la limpieza de documentos innecesarios. Por ejemplo, algunos gerentes se tomarán el tiempo de escribir y reescribir revisiones de desempeño o documentos disciplinarios y el archivo de escritorio contendrá todos los borradores. Por lo general, no es necesario guardar los giros y, de hecho, los borradores anteriores pueden volver a atormentarlo. Por supuesto, nunca debe destruir documentos después de recibir un aviso de reclamación. Además, algunos gerentes tomarán notas de las conversaciones con un representante de recursos humanos cuando consideren cómo abordar problemas particulares con un empleado. Una vez que se toma la acción, es posible que no haya necesidad de guardar esas notas. Verifique con Recursos Humanos antes de destruirlos, pero lo más importante es que usted esté al tanto de lo que debe mantenerse en su archivo.

Tercero, si tiene alguna nota que haga referencia a problemas médicos o solicitudes de licencia, o si tiene notas del proveedor de atención médica del empleado que certifican que el empleado no pudo trabajar, estos documentos no pertenecen a su archivo de escritorio. Por ley, los problemas médicos son privados y no deben mantenerse con otra documentación de empleo. Envíe estos artículos a recursos humanos para archivarlos apropiadamente bajo llave.

En resumen, las mejores prácticas para los archivos de escritorio de los gerentes son dobles: (1) tome el tiempo para escribir notas de conversaciones con los empleados y hacerlo el mismo día de la conversación; y (2) mantener el archivo de escritorio de su gerente en buen estado. Trabaje con su departamento de recursos humanos y su asesor legal para asegurarse de que comprende sus obligaciones legales y corporativas.

Barrie Gross es ex vicepresidente y asesor corporativo principal (ley de empleo) de una compañía internacional Fortune 1000 y es colaborador habitual de howtomintmoney.com. Es la fundadora de Barrie Gross Consulting, una firma de consultoría y capacitación en recursos humanos dedicada a ayudar a las empresas a administrar y desarrollar su capital humano. Visitar barriegrossconsulting.com para aprender más sobre Barrie y los servicios que brinda BGC.

Nota: La información aquí contenida no constituye asesoramiento legal y no debe considerarse como asesoramiento legal. Si tiene un problema legal o desea obtener asesoramiento legal, debe consultar a un abogado en su área sobre su situación particular y sus hechos. Nada de lo que se presenta en este sitio o en este artículo establece o debe interpretarse como el establecimiento de una relación de abogado-cliente o confidencial entre usted y Barrie Gross. Este artículo se proporciona solo como información general, que puede o no reflejar los desarrollos legales más actuales o estar completo.

La documentación del desempeño y la conducta de los empleados es una función crítica para los gerentes efectivos. Es necesario mantener un registro preciso del historial laboral de un empleado para la gestión del desempeño, el desarrollo profesional de los empleados y las decisiones de compensación, disciplina y despido. Dos preguntas clave que surgen a menudo son: "¿Qué debería estar en esa documentación?" Y "¿Dónde debe mantenerse?"

Los gerentes deben escribir notas de conversaciones con los empleados sobre su desempeño y / o conducta. Y estas notas deben escribirse el mismo día en que tuvo lugar la conversación. Incluso si la conversación no fue sobre disciplina formal o parte del proceso formal de gestión del desempeño, algunas notas sobre la conversación son apropiadas. Las notas siempre deben incluir la fecha, el nombre y el título del gerente, el nombre y el título del empleado y lo que se dijo. Los comentarios editoriales y las caracterizaciones no son útiles; Las notas deben ser objetivas.

Si un gerente se reúne con un empleado para entregar una forma escrita de disciplina, el documento disciplinario por sí solo no es un registro suficiente de los problemas. Las notas fácticas sobre el contenido de la conversación entre el gerente y el empleado cuando se entregó el documento son críticas. Y lo mismo ocurre con las reuniones para entregar evaluaciones de desempeño. La documentación adicional de lo que se dijo, y por quién, puede ayudar a un gerente a realizar un seguimiento de los problemas de rendimiento y ayudará a proteger a la empresa en caso de litigio en una fecha posterior.

A menudo, los gerentes tendrán conversaciones "informales" con los empleados sobre un problema de desempeño que no se considera disciplinario. Más bien, el gerente ha notado un problema que él o ella quiere llamar la atención del empleado al reunirse unos minutos en la oficina del gerente. Desafortunadamente, la mayoría de los gerentes no tomarán notas de este tipo de conversaciones porque no se consideran "serias". Pero más adelante, si el problema de desempeño continúa y se deben tomar medidas más severas, no hay un registro que muestre que el gerente no ha tomado nota. tenía comunicaciones continuas con un empleado sobre ese mismo tema.

Alternativamente, la conversación "casual" podría ser sobre algo positivo. Quizás el empleado se desempeñó particularmente bien en un proyecto o recibió elogios de otro empleado o cliente. Esas conversaciones también deben ser grabadas.

¿Dónde deben mantenerse todas esas notas? Comience por observar las políticas de la compañía. La mayoría de las compañías tienen un sistema centralizado para guardar archivos de personal. Y esos archivos por lo general contienen cosas como la solicitud, el currículum vitae, la carta de oferta firmada o el acuerdo de empleo, los documentos fiscales, las evaluaciones anuales de desempeño, los documentos disciplinarios formales, los avisos importantes de los empleados firmados, etc. hasta después de que un empleado deje su empleo.

La mayoría de los gerentes guardan notas de las conversaciones de los empleados en el archivo de escritorio de un gerente, bajo llave. Entonces, ¿se considera que los archivos de escritorio del gerente son parte del archivo de personal oficial? La respuesta no es tan clara.

Por ley, en la mayoría de los estados, los empleados tienen el derecho de revisar sus archivos de personal con una notificación razonable. Y en muchos estados, los empleados tienen derecho a recibir copias de algunos, si no todos, de los documentos en el archivo de personal. Si bien la compañía generalmente responderá a dichas solicitudes dándole al empleado acceso al archivo de personal centralizado, la mejor práctica es considerar que el archivo de escritorio de su gerente podría considerarse parte del archivo de personal y, por lo tanto, podría estar sujeto a revisión por parte de el empleado. Y en caso de litigio, no hay duda de que el archivo del escritorio del administrador estará sujeto a descubrimiento. Eso significa varias cosas:

Primero, los gerentes siempre deben escribir notas con el entendimiento de que pueden ser vistos por otros, como el empleado, el abogado del empleado y quizás incluso un jurado. Por lo tanto, se debe tener cuidado al crear los documentos para representar bien a la compañía ante los ojos de los demás. Las notas claras y objetivas son la mejor manera de asegurarse de que se está comunicando bien y preservando su credibilidad.

En segundo lugar, realice un proceso continuo de revisión del archivo de su gerente y de la limpieza de documentos innecesarios. Por ejemplo, algunos gerentes se tomarán el tiempo de escribir y reescribir revisiones de desempeño o documentos disciplinarios y el archivo de escritorio contendrá todos los borradores. Por lo general, no es necesario guardar los giros y, de hecho, los borradores anteriores pueden volver a atormentarlo. Por supuesto, nunca debe destruir documentos después de recibir un aviso de reclamación. Además, algunos gerentes tomarán notas de las conversaciones con un representante de recursos humanos cuando consideren cómo abordar problemas particulares con un empleado. Una vez que se toma la acción, es posible que no haya necesidad de guardar esas notas. Verifique con Recursos Humanos antes de destruirlos, pero lo más importante es que usted esté al tanto de lo que debe mantenerse en su archivo.

Tercero, si tiene alguna nota que haga referencia a problemas médicos o solicitudes de licencia, o si tiene notas del proveedor de atención médica del empleado que certifican que el empleado no pudo trabajar, estos documentos no pertenecen a su archivo de escritorio. Por ley, los problemas médicos son privados y no deben mantenerse con otra documentación de empleo. Envíe estos artículos a recursos humanos para archivarlos apropiadamente bajo llave.

En resumen, las mejores prácticas para los archivos de escritorio de los gerentes son dobles: (1) tome el tiempo para escribir notas de conversaciones con los empleados y hacerlo el mismo día de la conversación; y (2) mantener el archivo de escritorio de su gerente en buen estado. Trabaje con su departamento de recursos humanos y su asesor legal para asegurarse de que comprende sus obligaciones legales y corporativas.

Barrie Gross es ex vicepresidente y asesor corporativo principal (ley de empleo) de una compañía internacional Fortune 1000 y es colaborador habitual de howtomintmoney.com. Es la fundadora de Barrie Gross Consulting, una firma de consultoría y capacitación en recursos humanos dedicada a ayudar a las empresas a administrar y desarrollar su capital humano. Visitar barriegrossconsulting.com para aprender más sobre Barrie y los servicios que brinda BGC.

Nota: La información aquí contenida no constituye asesoramiento legal y no debe considerarse como asesoramiento legal. Si tiene un problema legal o desea obtener asesoramiento legal, debe consultar a un abogado en su área sobre su situación particular y sus hechos. Nada de lo presentado en este sitio o en este artículo establece o debe interpretarse como el establecimiento de una relación de abogado-cliente o confidencial entre usted y Barrie Gross. Este artículo se proporciona solo como información general, que puede o no reflejar los desarrollos legales más actuales o estar completo.


Vídeo: 03. Instalación del sistema con Experiencia de escritorio - Curso de Windows Server 2016


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