Más allá de las computadoras: tecnología para su oficina

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Las tecnologías no informáticas adecuadas, desde fotocopiadoras a teléfonos y máquinas de fax, pueden mejorar considerablemente la capacidad de su empresa para comunicar y administrar información.

Todos sabemos que la tecnología puede aumentar la productividad y mejorar la eficiencia. Pero es fácil olvidar que la tecnología de la era de la información va más allá de los sistemas informáticos de última generación.

Las tecnologías no informáticas adecuadas, desde fotocopiadoras a teléfonos y máquinas de fax, pueden mejorar considerablemente la capacidad de su empresa para comunicar y administrar información. Pero elegir este tipo de equipo puede ser complicado. Los rápidos avances tecnológicos y la caída de los precios dificultan las decisiones de compra. Comprar una máquina con características innecesarias puede desperdiciar dinero, al igual que comprar una tecnología de oficina inadecuada puede ralentizar el crecimiento de su empresa.

Estos son algunos consejos sobre qué considerar al comprar tecnología de oficina que no sea una computadora:

Máquinas de fax. La consideración más importante al comprar una máquina de fax es la frecuencia con la que espera usarla. Si no utiliza su máquina de fax con frecuencia, no es necesario pagar por las funciones de lujo. Pero las empresas en crecimiento que envían o reciben más de 15 faxes al día querrán estas características:

  1. Mucha memoria. Necesitas lo suficiente para tener al menos 20 páginas.
  2. Velocidades de transmisión rápidas. Las páginas deben transmitir en no más de 9 segundos.
  3. Fax de ubicación múltiple. Esta función le permite enviar un fax a varios destinatarios diferentes.
  4. Una gran bandeja de papel. Insistir en una capacidad de al menos 150 hojas.

Telefonos Un catálogo reciente de Staples incluyó 30 teléfonos diferentes, con precios desde $ 29.99 a $ 449.99. Independientemente de lo que gaste, asegúrese de obtener las funciones que necesita:

  1. Líneas múltiples. La cantidad de líneas telefónicas que necesita depende de cuántos empleados tiene y cuánto usan el teléfono. Las líneas telefónicas adicionales pueden ser costosas, pero la inversión puede valer la pena: nada dice "no profesional" como una señal de ocupado.
  2. Intercomunicador. Esto puede ser necesario si usted y un socio o colaborador cercano ocupan oficinas separadas en el mismo edificio.
  3. Altavoz. Esta característica es esencial para las llamadas de conferencia.
  4. Pantalla de identificación de llamadas. Es posible que desee saber quién está en el otro extremo del teléfono.
  5. Mensaje de voz. Algunos teléfonos de gama alta vienen con funciones de correo de voz que brindan información a las personas que llaman y les envían a la persona adecuada, lo que tal vez le ahorra el costo de una recepcionista. Los sistemas de correo de voz también están disponibles como unidades separadas.

Fotocopiadoras. Haga estas preguntas antes de comprar una copiadora:

  1. ¿Con qué frecuencia va a utilizar la copiadora? Si se ejecuta con frecuencia, es posible que desee acumularse para la confiabilidad y el servicio que vienen con un modelo más nuevo.
  2. ¿Necesitas hacer copias de alta calidad? Si los gráficos son una parte importante de su negocio, necesitará una copiadora a color de alta calidad. Para la mayoría de los otros fines, como fotocopiar recortes de prensa o materiales de recursos, un modelo en blanco y negro más económico será suficiente.

Todos sabemos que la tecnología puede aumentar la productividad y mejorar la eficiencia. Pero es fácil olvidar que la tecnología de la era de la información va más allá de los sistemas informáticos de última generación.

Las tecnologías no informáticas adecuadas, desde fotocopiadoras a teléfonos y máquinas de fax, pueden mejorar considerablemente la capacidad de su empresa para comunicar y administrar información. Pero elegir este tipo de equipo puede ser complicado. Los rápidos avances tecnológicos y la caída de los precios dificultan las decisiones de compra. Comprar una máquina con características innecesarias puede desperdiciar dinero, al igual que comprar una tecnología de oficina inadecuada puede ralentizar el crecimiento de su empresa.

Estos son algunos consejos sobre qué considerar al comprar tecnología de oficina que no sea una computadora:

Máquinas de fax. La consideración más importante al comprar una máquina de fax es la frecuencia con la que espera usarla. Si no utiliza su máquina de fax con frecuencia, no es necesario pagar por las funciones de lujo. Pero las empresas en crecimiento que envían o reciben más de 15 faxes al día querrán estas características:

  1. Mucha memoria. Necesitas lo suficiente para tener al menos 20 páginas.
  2. Velocidades de transmisión rápidas. Las páginas deben transmitir en no más de 9 segundos.
  3. Fax de ubicación múltiple. Esta función le permite enviar un fax a varios destinatarios diferentes.
  4. Una gran bandeja de papel. Insistir en una capacidad de al menos 150 hojas.

Telefonos Un catálogo reciente de Staples incluyó 30 teléfonos diferentes, con precios desde $ 29.99 a $ 449.99. Independientemente de lo que gaste, asegúrese de obtener las funciones que necesita:

  1. Líneas múltiples. La cantidad de líneas telefónicas que necesita depende de cuántos empleados tiene y cuánto usan el teléfono. Las líneas telefónicas adicionales pueden ser costosas, pero la inversión puede valer la pena: nada dice "no profesional" como una señal de ocupado.
  2. Intercomunicador. Esto puede ser necesario si usted y un socio o colaborador cercano ocupan oficinas separadas en el mismo edificio.
  3. Altavoz. Esta característica es esencial para las llamadas de conferencia.
  4. Pantalla de identificación de llamadas. Es posible que desee saber quién está en el otro extremo del teléfono.
  5. Mensaje de voz. Algunos teléfonos de gama alta vienen con funciones de correo de voz que brindan información a las personas que llaman y les envían a la persona adecuada, lo que tal vez le ahorra el costo de una recepcionista. Los sistemas de correo de voz también están disponibles como unidades separadas.

Fotocopiadoras. Haga estas preguntas antes de comprar una copiadora:

  1. ¿Con qué frecuencia va a utilizar la copiadora? Si se ejecuta con frecuencia, es posible que desee acumularse para la confiabilidad y el servicio que vienen con un modelo más nuevo.
  2. ¿Necesitas hacer copias de alta calidad? Si los gráficos son una parte importante de su negocio, necesitará una copiadora a color de alta calidad. Para la mayoría de los otros fines, como fotocopiar recortes de prensa o materiales de recursos, un modelo en blanco y negro más económico será suficiente.
Todos sabemos que la tecnología puede aumentar la productividad y mejorar la eficiencia. Pero es fácil olvidar que la tecnología de la era de la información va más allá de los sistemas informáticos de última generación.

Las tecnologías no informáticas adecuadas, desde fotocopiadoras a teléfonos y máquinas de fax, pueden mejorar considerablemente la capacidad de su empresa para comunicar y administrar información. Pero elegir este tipo de equipo puede ser complicado. Los rápidos avances tecnológicos y la caída de los precios dificultan las decisiones de compra. Comprar una máquina con características innecesarias puede desperdiciar dinero, al igual que comprar una tecnología de oficina inadecuada puede ralentizar el crecimiento de su empresa.

Estos son algunos consejos sobre qué considerar al comprar tecnología de oficina que no sea una computadora:

Máquinas de fax. La consideración más importante al comprar una máquina de fax es la frecuencia con la que espera usarla. Si no utiliza su máquina de fax con frecuencia, no es necesario pagar por las funciones de lujo. Pero las empresas en crecimiento que envían o reciben más de 15 faxes al día querrán estas características:

  1. Mucha memoria. Necesitas lo suficiente para tener al menos 20 páginas.
  2. Velocidades de transmisión rápidas. Las páginas deben transmitir en no más de 9 segundos.
  3. Fax de ubicación múltiple. Esta función le permite enviar un fax a varios destinatarios diferentes.
  4. Una gran bandeja de papel. Insistir en una capacidad de al menos 150 hojas.

Telefonos Un catálogo reciente de Staples incluyó 30 teléfonos diferentes, con precios desde $ 29.99 a $ 449.99. Independientemente de lo que gaste, asegúrese de obtener las funciones que necesita:

  1. Líneas múltiples. La cantidad de líneas telefónicas que necesita depende de cuántos empleados tiene y cuánto usan el teléfono. Las líneas telefónicas adicionales pueden ser costosas, pero la inversión puede valer la pena: nada dice "no profesional" como una señal de ocupado.
  2. Intercomunicador. Esto puede ser necesario si usted y un socio o colaborador cercano ocupan oficinas separadas en el mismo edificio.
  3. Altavoz. Esta característica es esencial para las llamadas de conferencia.
  4. Pantalla de identificación de llamadas. Es posible que desee saber quién está en el otro extremo del teléfono.
  5. Mensaje de voz. Algunos teléfonos de gama alta cuentan con funciones de correo de voz que brindan información a las personas que llaman y que envían a las personas que llaman a la persona adecuada, lo que tal vez le ahorra el costo de una recepcionista. Los sistemas de correo de voz también están disponibles como unidades separadas.

Fotocopiadoras. Haga estas preguntas antes de comprar una copiadora:

  1. ¿Con qué frecuencia va a utilizar la copiadora? Si se ejecuta con frecuencia, es posible que desee acumularse para la confiabilidad y el servicio que vienen con un modelo más nuevo.
  2. ¿Necesitas hacer copias de alta calidad? Si los gráficos son una parte importante de su negocio, necesitará una copiadora a color de alta calidad. Para la mayoría de los otros fines, como fotocopiar recortes de prensa o materiales de recursos, un modelo en blanco y negro más económico será suficiente.

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