Deducción de millas de negocios - Ahora en la pantalla de radar del IRS a lo grande

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Las deducciones por millaje comercial se han vuelto más valiosas ya que el irs ahora permite 50.5 centavos por milla. Si bien el aumento en la tasa de deducción de millas es valioso para los propietarios de pequeñas empresas, también está creando el temor de un mayor escrutinio del irs. Aquí está lo que necesitas saber.

Para las pequeñas empresas que operan una flota, o para personas que conducen con fines comerciales, el costo del combustible es cada vez más preocupante. Igualmente preocupante es el riesgo cada vez mayor de ser auditado por el Internal Revenue Service (IRS) para deducciones relacionadas con la operación de un vehículo para fines comerciales.

A partir del 1 de enero de 2008, el IRS está permitiendo una deducción de 50.5 centavos por milla recorrida con fines comerciales. Con una asignación tan alta, los observadores de auditoría del IRS predicen que más auditorías se centrarán en los requisitos de informe de kilometraje del IRS que son razonablemente estrictos ahora.

El IRS requiere que se mantenga información específica al mismo tiempo sobre los viajes que se deducen por negocios. La Publicación 463 del IRS describe el mantenimiento de registros necesario para reclamar las deducciones de millas. La información incluye: fecha en que se colocó el vehículo en servicio, millaje (total, negocios, viajes diarios y otro millaje personal), uso de otros vehículos, uso del vehículo después del trabajo y los dos más importantes: tener evidencia para respaldar la deducción y tener Esa evidencia por escrito.

En términos de auditorías, las dos últimas son las grandes. El IRS querrá ver su registro de kilometraje escrito Y querrá ver una prueba adicional del viaje reclamado. Dicha prueba adicional podría ser cualquier cosa, desde un recibo de peaje que muestre la fecha y la hora recorridas a través de la cabina de peaje, hasta un recibo de alojamiento. Incluso se puede probar el viaje proporcionando copias de cartas, correos electrónicos y registros telefónicos que hagan referencia a dicho viaje. De acuerdo con los observadores y profesionales de contabilidad del IRS, el IRS buscará cada vez más pruebas definitivas de que su viaje estuvo donde lo reclamó y de que se trata de un viaje de negocios.

El mantenimiento de registros ya tedioso será aún más tedioso a medida que el valor del viaje sigue aumentando.

Además del registro de auditoría del IRS, los propietarios de pequeñas empresas con flotas y otros que toman esta deducción querrán estar seguros de reclamar todas las millas posibles permitidas, al mismo tiempo que minimizan los costos de viaje del vehículo.

Mantener registros y tener la responsabilidad del conductor será cada vez más importante cada vez que suba el precio del gas.

Hay una serie de programas para computadoras y teléfonos celulares que lo ayudan a mantener un registro de la mayoría de sus registros. El registro de millas en papel normal que se puede comprar por menos de $ 3.00 sigue siendo una buena opción; sin embargo, casi todos estos métodos tienen un inconveniente, que en realidad es poder probar que estabas donde dijiste que estabas, cuando dijiste que estabas allí.


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Una solución innovadora y asequible se llama Mileage Loger.TM por Vulocity. Es un sistema que utiliza una unidad GPS basada en dispositivo que envía información en tiempo real a un servidor basado en web y una interfaz de usuario. En pocas palabras, mientras viaja, la información de su ubicación se envía a través del sistema celular a un registro electrónico. Varios botones en el pequeño dispositivo que se sujeta a su visera le permiten registrar ubicaciones a lo largo de su ruta de viaje. Cuando llega a una computadora con acceso a la web, ingresa el propósito comercial y otra información sobre su viaje. Este sistema rastrea todas las millas y divide las millas personales y comerciales en informes que se pueden descargar o imprimir. Si bien el uso de este dispositivo lo ayudará a demostrar mejor dónde se encontraba, dijo que es importante mantener documentos de respaldo que permitan a los auditores validar el propósito comercial del viaje.

Un beneficio adicional del Mileage Loger es la capacidad del propietario o la administración de un negocio para asegurar el uso eficiente de los equipos de la empresa, así como asegurarse de que los conductores estén utilizando vehículos para negocios autorizados de la compañía.



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