Informes de viajes de negocios y gastos

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Informar sobre los gastos es un aspecto necesario pero a veces desagradable de los viajes de negocios.

El gasto en viajes y gastos (T&E) es el tercer gasto comercial controlable más grande después de los salarios y los costos de procesamiento de datos. Para el viajero de negocios, reportar los gastos de viaje es un aspecto necesario pero a veces desagradable de los viajes de negocios.

Si bien muchos viajeros frecuentes tienen gastos que se refieren a una ciencia, algunos no están tan organizados. Y esto puede ser problemático, ya que la organización es esencial para rastrear, registrar y enviar los gastos y obtener un reembolso de manera oportuna.

La mayoría de las empresas tienen un formulario de T&E para que los empleados lo envíen al final de un viaje. Si su empresa no tiene uno, la mayoría de las tiendas de productos de oficina venden formularios estándar de T&E y registros de viaje.

Recoger un rastro de papel
Los recibos son el rastro de papel de su viaje de negocios. Cuanto más tenga, más fácil será completar su informe de gastos. Algunas compañías no requieren recibos si el gasto cae por debajo de una cierta cantidad, pero juegue de manera segura y siempre solicite un recibo. Pague con tarjeta de crédito cuando sea posible, ya que su estado de cuenta puede actuar como una copia de seguridad de un recibo extraviado.

Un recibo no garantiza el reembolso de cada gasto (verifique la política de su compañía antes de salir de viaje), pero es más seguro que no tener uno. Siempre anote el gasto en el reverso del recibo si es posible que no sea evidente más adelante.

La organización es la mejor política de T&E
Cuando recoja los recibos de su viaje, guárdelos en el mismo lugar (bolso, billetera o bolsillo del traje) en lugar de tirarlos al azar. Dependiendo de la cantidad de recibos que pueda acumular, considere usar un sobre para mantener sus recibos organizados en un solo lugar. (Los sobres separados son innecesarios e implican un sistema de archivo que consume mucho tiempo).

Recuerda todo
Los errores comunes cometidos incluso por los viajeros de negocios más inteligentes incluyen:

  • Olvidando pedir un recibo
  • Colocar mal o perder recibos
  • No informar los gastos de viaje (como kilometraje, peajes, propinas y estacionamiento)

El tiempo de inactividad es el mejor momento
Aproveche el tiempo de inactividad para documentar sus gastos del día anterior. Y calcule los totales finales, ya sea en el viaje de regreso a casa o inmediatamente después de su regreso. De esta manera, todos los gastos del viaje aún están frescos en tu mente.

Viajeros frecuentes
Si viaja con frecuencia por negocios, los informes de T&E pueden consumir mucho tiempo y ser muy onerosos. Los programas de software de T&E, como Quicken ExpensAble o Expense Reports Pro de Zoom Systems, pueden agilizar sus informes.

La mayoría de los programas de software de T&E vienen con una selección de formularios estándar; sin embargo, algunos proveedores desarrollarán un formulario personalizado para su negocio o le permitirán hacerlo. Estos programas a menudo se venden por menos de $ 50 y algunos se pueden descargar de Internet. También hay una serie de programas de alto nivel que permiten a las empresas automatizar sus informes y administración de T&E en toda la empresa. Los costos varían y los precios generalmente se basan en el número de licencias de usuario.

Algunas características útiles disponibles en los programas de T&E incluyen:

  • La capacidad de escanear recibos en el programa
  • Clasificación automática de recibos por fecha
  • Clasificación automática de gastos en categorías
  • Cálculo de totales y la capacidad de dividir los gastos entre diferentes cuentas
  • Conversiones de moneda extranjera

Un programa incluso ofrece recordatorios sobre los gastos pasados ​​por alto, como el estacionamiento, el kilometraje y las propinas. También puede diferenciar entre llamadas comerciales y personales realizadas desde un hotel.

El gasto en viajes y gastos (T&E) es el tercer gasto comercial controlable más grande después de los salarios y los costos de procesamiento de datos. Para el viajero de negocios, reportar los gastos de viaje es un aspecto necesario pero a veces desagradable de los viajes de negocios.

Si bien muchos viajeros frecuentes tienen gastos que se refieren a una ciencia, algunos no están tan organizados. Y esto puede ser problemático, ya que la organización es esencial para rastrear, registrar y enviar los gastos y obtener un reembolso de manera oportuna.

La mayoría de las empresas tienen un formulario de T&E para que los empleados lo envíen al final de un viaje. Si su empresa no tiene uno, la mayoría de las tiendas de productos de oficina venden formularios estándar de T&E y registros de viaje.

Recoger un rastro de papel
Los recibos son el rastro de papel de su viaje de negocios. Cuanto más tenga, más fácil será completar su informe de gastos. Algunas compañías no requieren recibos si el gasto cae por debajo de una cierta cantidad, pero juegue de manera segura y siempre solicite un recibo. Pague con tarjeta de crédito cuando sea posible, ya que su estado de cuenta puede actuar como una copia de seguridad de un recibo extraviado.

Un recibo no garantiza el reembolso de cada gasto (verifique la política de su compañía antes de salir de viaje), pero es más seguro que no tener uno. Siempre anote el gasto en el reverso del recibo si es posible que no sea evidente más adelante.

La organización es la mejor política de T&E
Cuando recoja los recibos de su viaje, guárdelos en el mismo lugar (bolso, billetera o bolsillo del traje) en lugar de tirarlos al azar. Dependiendo de la cantidad de recibos que pueda acumular, considere usar un sobre para mantener sus recibos organizados en un solo lugar. (Los sobres separados son innecesarios e implican un sistema de archivo que consume mucho tiempo).

Recuerda todo
Los errores comunes cometidos incluso por los viajeros de negocios más inteligentes incluyen:

  • Olvidando pedir un recibo
  • Colocar mal o perder recibos
  • No informar los gastos de viaje (como kilometraje, peajes, propinas y estacionamiento)

El tiempo de inactividad es el mejor momento
Aproveche el tiempo de inactividad para documentar sus gastos del día anterior. Y calcule los totales finales, ya sea en el viaje de regreso a casa o inmediatamente después de su regreso. De esta manera, todos los gastos del viaje aún están frescos en tu mente.

Viajeros frecuentes
Si viaja con frecuencia por negocios, los informes de T&E pueden consumir mucho tiempo y ser muy onerosos. Los programas de software de T&E, como Quicken ExpensAble o Expense Reports Pro de Zoom Systems, pueden agilizar sus informes.

La mayoría de los programas de software de T&E vienen con una selección de formularios estándar; sin embargo, algunos proveedores desarrollarán un formulario personalizado para su negocio o le permitirán hacerlo. Estos programas a menudo se venden por menos de $ 50 y algunos se pueden descargar de Internet. También hay una serie de programas de alto nivel que permiten a las empresas automatizar sus informes y administración de T&E en toda la empresa. Los costos varían y los precios generalmente se basan en el número de licencias de usuario.

Algunas características útiles disponibles en los programas de T&E incluyen:

  • La capacidad de escanear recibos en el programa
  • Clasificación automática de recibos por fecha
  • Clasificación automática de gastos en categorías
  • Cálculo de totales y la capacidad de dividir los gastos entre diferentes cuentas
  • Conversiones de moneda extranjera

Un programa incluso ofrece recordatorios sobre los gastos pasados ​​por alto, como el estacionamiento, el kilometraje y las propinas. También puede diferenciar entre llamadas comerciales y personales realizadas desde un hotel.

El gasto en viajes y gastos (T&E) es el tercer gasto comercial controlable más grande después de los salarios y los costos de procesamiento de datos. Para el viajero de negocios, reportar los gastos de viaje es un aspecto necesario pero a veces desagradable de los viajes de negocios.

Si bien muchos viajeros frecuentes tienen gastos que se refieren a una ciencia, algunos no están tan organizados. Y esto puede ser problemático, ya que la organización es esencial para rastrear, registrar y enviar los gastos y obtener un reembolso de manera oportuna.

La mayoría de las empresas tienen un formulario de T&E para que los empleados lo envíen al final de un viaje. Si su empresa no tiene uno, la mayoría de las tiendas de productos de oficina venden formularios estándar de T&E y registros de viaje.

Recoger un rastro de papel
Los recibos son el rastro de papel de su viaje de negocios. Cuanto más tenga, más fácil será completar su informe de gastos. Algunas compañías no requieren recibos si el gasto cae por debajo de una cierta cantidad, pero juegue de manera segura y siempre solicite un recibo. Pague con tarjeta de crédito cuando sea posible, ya que su estado de cuenta puede actuar como una copia de seguridad de un recibo extraviado.

Un recibo no garantiza el reembolso de cada gasto (verifique la política de su compañía antes de salir de viaje), pero es más seguro que no tener uno. Siempre anote el gasto en el reverso del recibo si es posible que no sea evidente más adelante.

La organización es la mejor política de T&E
Cuando recoja los recibos de su viaje, guárdelos en el mismo lugar (bolso, billetera o bolsillo del traje) en lugar de tirarlos al azar. Dependiendo de la cantidad de recibos que pueda acumular, considere usar un sobre para mantener sus recibos organizados en un solo lugar. (Los sobres separados son innecesarios e implican un sistema de archivo que consume mucho tiempo).

Recuerda todo
Los errores comunes cometidos incluso por los viajeros de negocios más inteligentes incluyen:

  • Olvidando pedir un recibo
  • Colocar mal o perder recibos
  • No informar los gastos de viaje (como kilometraje, peajes, propinas y estacionamiento)

El tiempo de inactividad es el mejor momento
Aproveche el tiempo de inactividad para documentar sus gastos del día anterior. Y calcule los totales finales, ya sea en el viaje de regreso a casa o inmediatamente después de su regreso. De esta manera, todos los gastos del viaje aún están frescos en tu mente.

Viajeros frecuentes
Si viaja con frecuencia por negocios, los informes de T&E pueden consumir mucho tiempo y ser muy onerosos. Los programas de software de T&E, como Quicken ExpensAble o Expense Reports Pro de Zoom Systems, pueden agilizar sus informes.

La mayoría de los programas de software de T&E vienen con una selección de formularios estándar; sin embargo, algunos proveedores desarrollarán un formulario personalizado para su negocio o le permitirán hacerlo. Estos programas a menudo se venden por menos de $ 50 y algunos se pueden descargar de Internet. También hay una serie de programas de alto nivel que permiten a las empresas automatizar sus informes y administración de T&E en toda la empresa. Los costos varían y los precios generalmente se basan en el número de licencias de usuario.

Algunas características útiles disponibles en los programas de T&E incluyen:

  • La capacidad de escanear recibos en el programa
  • Clasificación automática de recibos por fecha
  • Clasificación automática de gastos en categorías
  • Cálculo de totales y la capacidad de dividir los gastos entre diferentes cuentas
  • Conversiones de moneda extranjera

Un programa incluso ofrece recordatorios sobre los gastos pasados ​​por alto, como el estacionamiento, el kilometraje y las propinas. También puede diferenciar entre llamadas comerciales y personales realizadas desde un hotel.


Vídeo: Control de Gastos en Excel


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