Comprar una impresora para su pequeña empresa: nuevas opciones, nuevas reglas

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Con tantas opciones disponibles ahora, ¿cómo elige la impresora que mejor se adapte a las necesidades de su empresa? Aprenda algunas cuestiones importantes a considerar antes de comprar.

Las impresoras, como muchos productos de tecnología para pequeñas empresas, se han convertido en productos básicos. Hace una década, una buena impresora costaba $ 500; Una década antes, una impresora láser le habría costado un par de miles de dólares y un escáner le habría costado al menos eso.

Hoy en día, un cambio a los dispositivos todo en uno significa que estos productos hacen más y cuestan menos que nunca. Sin embargo, todavía hay algunos problemas que deben tenerse en cuenta al comprar uno. Por ejemplo, muchos minoristas intentarán vender productos que hacen más de lo que necesita. Además, las impresoras se han vuelto muy parecidas a las cuchillas de afeitar y las cuchillas: el fabricante prácticamente entrega las cuchillas de afeitar, solo para que usted pague demasiado por las cuchillas.

Aquí hay algunos otros aspectos importantes que debe considerar al comprar una nueva impresora para su pequeña empresa:

Costos por página. Lo primero que debe decidir es si es necesaria una impresora láser o una impresora de inyección de tinta. Las impresoras láser generalmente ofrecen menores costos por página y mayores velocidades de impresión, y el detalle del texto puede ser un poco más nítido. El inconveniente es que las impresoras láser en blanco y negro tienden a costar más que los chorros de tinta de color, y también usan más potencia. Además, las impresoras láser deben calentarse, por lo que, a menos que esté imprimiendo mucho, el láser en realidad toma un tiempo antes de que pueda comenzar.

Cuando compre una impresora, querrá verificar los precios de los cartuchos de recarga o los paquetes de tóner y compararlos con los rendimientos de la página para obtener los costos de impresión por página. Como regla general, un cartucho de inyección de tinta generalmente puede manejar varios cientos de páginas, mientras que un cartucho de tóner para impresora láser puede imprimir miles de páginas.

Volumen de impresión. El segundo factor a considerar es la cantidad de impresión que realmente hace y la rapidez con la que necesita realizar los trabajos de impresión. Si solo imprime el correo electrónico ocasional o el documento comercial, ¿por qué comprar una impresora de alta resistencia? La mayoría de los dispositivos de inyección de tinta pueden imprimir 20 o más páginas por minuto con poco calentamiento, mientras que un láser de uso intensivo, después del calentamiento, puede imprimir fácilmente de 40 a 60 páginas por minuto.

Opciones multifuncionales. El siguiente factor a considerar es si su impresora necesita ser más que solo una impresora. Hace una década, todavía era común ver una copiadora, fax, escáner e impresora por separado en la misma oficina. Hoy en día, todo esto se puede hacer desde una máquina.

La verdadera pregunta es si todavía necesita imprimir, escanear, copiar, y fax. Desafortunadamente, no puede elegir las funciones que desea a la carta, pero los modelos multifuncionales de gama baja tienden a eliminar algunas funciones. Por lo general, el fax es el primero en irse porque menos empresas envían faxes, y es lo suficientemente fácil como para escanear archivos y enviarlos por correo electrónico. Esta opción también le ofrece una copia de seguridad digital de todo lo que envía.

Tener un dispositivo que incluya un escáner puede ser una ventaja, incluso si rara vez escanea algo. Si bien un escáner es un buen sustituto para una máquina de fax, lo contrario definitivamente no es cierto. Y mientras que los escáneres de superficie plana generalmente son extremadamente asequibles, a menudo por menos de $ 100, un dispositivo multifunción que incluye la funcionalidad de impresora / copiadora incorporada suele ser una mejor inversión.

Calidad de impresión fotográfica. Cada vez más la impresión implica fotos y gráficos. Si bien las impresoras láser a color han mejorado (¡y son más baratas!), La calidad de la fotografía sigue siendo la ventaja de las impresoras de inyección de tinta. Sin embargo, un factor a considerar es si debe comprar una impresora de inyección de tinta que utiliza cartuchos de tinta individuales. Si por alguna razón está imprimiendo cantidades mucho mayores de un solo color, como más rojo que azul, esta opción le asegura que no tendrá que reemplazar un solo cartucho multicolor solo porque se agote un solo color. Los cartuchos individuales pueden ser más económicos que los paquetes de cuatro o seis cartuchos, pero aún puede quedarse atascado pagando por lo que no usa.

En algunos casos, es posible rellenar cartuchos de tinta individuales. Aunque este proceso puede ser un poco desordenado si no tiene cuidado, también puede ahorrar algo de dinero para los usuarios que imprimen muchas imágenes en color.

Conectarse. En el pasado, una impresora estaba conectada a una sola computadora o requería un servidor de impresión dedicado. Hoy en día hay opciones para la impresión inalámbrica, tanto a través de Bluetooth como de Wi-Fi. El problema aquí es si necesita esta función: si bien la red integrada es útil para algunas pequeñas empresas, muchas oficinas domésticas funcionan bien con impresoras conectadas por USB, que suelen ser más fáciles de configurar.

Lectores de tarjetas incorporados. Más impresoras de inyección de tinta, e incluso algunos láseres, ofrecen lectores de tarjetas de memoria que le permiten imprimir sin siquiera encender la computadora. Solo asegúrese de que sus dispositivos, como su cámara digital, utilicen un formato de tarjeta de memoria compatible.

Fotocopia de las características. Para un trabajador a domicilio, realmente no hay necesidad de tener una fotocopiadora dedicada. Esas máquinas del tamaño de dinosaurios son prácticamente la tecnología de la Edad de Piedra y son un desperdicio de espacio en la mayoría de las oficinas domésticas. Por otro lado, si tiene una oficina con varios trabajadores y realiza una gran cantidad de copias, usar una impresora como copiadora es un desperdicio de tóner y otros recursos.

Costes de reabastecimiento. Como se indicó anteriormente, compare los costos de tóner y tinta antes de comprar una impresora. Una impresora que cuesta menos por adelantado aún podría costar mucho más si usa tóner o cartuchos costosos. Además, asegúrese de preguntar si una nueva impresora viene con un suministro completo de tóner o tinta de la caja. Muchas impresoras nuevas se envían con un suministro "inicial" muy limitado, lo que significa que tendrá que realizar un pedido de seguimiento o realizar otro viaje a la tienda.

La conclusión es que comprar una impresora no ha sido más fácil, incluso si los precios han bajado. De hecho, con tantas opciones por menos de $ 200, el mejor enfoque podría ser hacer una lista corta de sus necesidades de impresión y ver qué modelos se ajustan a la factura. Incluso si toma la decisión equivocada, al menos no será un error costoso.

Las impresoras, como muchos productos de tecnología para pequeñas empresas, se han convertido en productos básicos. Hace una década, una buena impresora costaba $ 500; Una década antes, una impresora láser le habría costado un par de miles de dólares y un escáner le habría costado al menos eso.

Hoy en día, un cambio a los dispositivos todo en uno significa que estos productos hacen más y cuestan menos que nunca. Sin embargo, todavía hay algunos problemas que deben tenerse en cuenta al comprar uno. Por ejemplo, muchos minoristas intentarán vender productos que hacen más de lo que necesita. Además, las impresoras se han vuelto muy parecidas a las cuchillas de afeitar y las cuchillas: el fabricante prácticamente entrega las cuchillas de afeitar, solo para que usted pague demasiado por las cuchillas.

Aquí hay algunos otros aspectos importantes que debe considerar al comprar una nueva impresora para su pequeña empresa:

Costos por página. Lo primero que debe decidir es si es necesaria una impresora láser o una impresora de inyección de tinta. Las impresoras láser generalmente ofrecen menores costos por página y mayores velocidades de impresión, y el detalle del texto puede ser un poco más nítido. El inconveniente es que las impresoras láser en blanco y negro tienden a costar más que los chorros de tinta de color, y también usan más potencia. Además, las impresoras láser deben calentarse, por lo que, a menos que esté imprimiendo mucho, el láser en realidad toma un tiempo antes de que pueda comenzar.

Cuando compre una impresora, querrá verificar los precios de los cartuchos de recarga o los paquetes de tóner y compararlos con los rendimientos de la página para obtener los costos de impresión por página. Como regla general, un cartucho de inyección de tinta generalmente puede manejar varios cientos de páginas, mientras que un cartucho de tóner para impresora láser puede imprimir miles de páginas.

Volumen de impresión. El segundo factor a considerar es la cantidad de impresión que realmente hace y la rapidez con la que necesita realizar los trabajos de impresión. Si solo imprime el correo electrónico ocasional o el documento comercial, ¿por qué comprar una impresora de alta resistencia? La mayoría de los dispositivos de inyección de tinta pueden imprimir 20 o más páginas por minuto con poco calentamiento, mientras que un láser de uso intensivo, después del calentamiento, puede imprimir fácilmente de 40 a 60 páginas por minuto.

Opciones multifuncionales. El siguiente factor a considerar es si su impresora necesita ser más que solo una impresora. Hace una década, todavía era común ver una copiadora, fax, escáner e impresora por separado en la misma oficina. Hoy en día, todo esto se puede hacer desde una máquina.

La verdadera pregunta es si todavía necesita imprimir, escanear, copiar, y fax. Desafortunadamente, no puede elegir las funciones que desea a la carta, pero los modelos multifuncionales de gama baja tienden a eliminar algunas funciones. Por lo general, el fax es el primero en irse porque menos empresas envían faxes, y es lo suficientemente fácil como para escanear archivos y enviarlos por correo electrónico. Esta opción también le ofrece una copia de seguridad digital de todo lo que envía.

Tener un dispositivo que incluya un escáner puede ser una ventaja, incluso si rara vez escanea algo. Si bien un escáner es un buen sustituto para una máquina de fax, lo contrario definitivamente no es cierto. Y mientras que los escáneres de superficie plana generalmente son extremadamente asequibles, a menudo por menos de $ 100, un dispositivo multifunción que incluye la funcionalidad de impresora / copiadora incorporada suele ser una mejor inversión.

Calidad de impresión fotográfica. Cada vez más la impresión implica fotos y gráficos. Si bien las impresoras láser a color han mejorado (¡y son más baratas!), La calidad de la fotografía sigue siendo la ventaja de las impresoras de inyección de tinta. Sin embargo, un factor a considerar es si debe comprar una impresora de inyección de tinta que utiliza cartuchos de tinta individuales. Si por alguna razón está imprimiendo cantidades mucho mayores de un solo color, como más rojo que azul, esta opción le asegura que no tendrá que reemplazar un solo cartucho multicolor solo porque se agote un solo color. Los cartuchos individuales pueden ser más económicos que los paquetes de cuatro o seis cartuchos, pero aún puede quedarse atascado pagando por lo que no usa.

En algunos casos, es posible rellenar cartuchos de tinta individuales. Aunque este proceso puede ser un poco desordenado si no tiene cuidado, también puede ahorrar algo de dinero para los usuarios que imprimen muchas imágenes en color.

Conectarse. En el pasado, una impresora estaba conectada a una sola computadora o requería un servidor de impresión dedicado. Hoy en día hay opciones para la impresión inalámbrica, tanto a través de Bluetooth como de Wi-Fi. El problema aquí es si necesita esta función: si bien la red integrada es útil para algunas pequeñas empresas, muchas oficinas domésticas funcionan bien con impresoras conectadas por USB, que suelen ser más fáciles de configurar.

Lectores de tarjetas incorporados. Más impresoras de inyección de tinta, e incluso algunos láseres, ofrecen lectores de tarjetas de memoria que le permiten imprimir sin siquiera encender la computadora. Solo asegúrese de que sus dispositivos, como su cámara digital, utilicen un formato de tarjeta de memoria compatible.

Fotocopia de las características. Para un trabajador a domicilio, realmente no hay necesidad de tener una fotocopiadora dedicada. Esas máquinas del tamaño de dinosaurios son prácticamente la tecnología de la Edad de Piedra y son un desperdicio de espacio en la mayoría de las oficinas domésticas. Por otro lado, si tiene una oficina con varios trabajadores y realiza una gran cantidad de copias, usar una impresora como copiadora es un desperdicio de tóner y otros recursos.

Costes de reabastecimiento. Como se indicó anteriormente, compare los costos de tóner y tinta antes de comprar una impresora. Una impresora que cuesta menos por adelantado aún podría costar mucho más si usa tóner o cartuchos costosos. Además, asegúrese de preguntar si una nueva impresora viene con un suministro completo de tóner o tinta de la caja. Muchas impresoras nuevas se envían con un suministro "inicial" muy limitado, lo que significa que tendrá que realizar un pedido de seguimiento o realizar otro viaje a la tienda.

La conclusión es que comprar una impresora no ha sido más fácil, incluso si los precios han bajado. De hecho, con tantas opciones por menos de $ 200, el mejor enfoque podría ser hacer una lista corta de sus necesidades de impresión y ver qué modelos se ajustan a la factura. Incluso si toma la decisión equivocada, al menos no será un error costoso.


Vídeo: ¿QUÉ IMPRESORA COMPRAR? Tinta, Laser, multifunción, Color, Monocromo... (en Español)


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