Previsión de flujo de efectivo: el tema más candente en los negocios hoy en día

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Dados los tiempos difíciles de hoy, la previsión de flujo de efectivo es una de las decisiones de gestión más importantes que jamás tomará.

Muchas empresas hoy están luchando para pagar sus cuentas y sobrevivir. Las pocas compañías que tienen estados financieros bien preparados pueden ver qué beneficios se obtuvieron en un período determinado. Pero desafortunadamente, la mayoría de las empresas no monitorean su flujo de efectivo, es decir, la medida de cuánto efectivo tiene una empresa para pagar sus facturas diarias y mantener su negocio funcionando sin problemas.
Medir el flujo de efectivo no es difícil siempre que entienda la diferencia entre las ganancias y el flujo de efectivo. La mayoría de los dueños de negocios piensan en términos de ganancias. Un ejemplo de esta confusión es un negocio con el que trabajé hace dos años, cuyo propietario me dijo desde su escritorio: "Obtuve $ 200,000 en ganancias en $ 1 millón en ventas el año pasado, sin embargo, no puedo pagar mi nómina este viernes. No entiendo."

Me tomó cerca de 15 segundos encontrar el problema mirando sus finanzas preparadas para QuickBooks. Este negocio tenía aproximadamente 2 años y el propietario había hecho un gran trabajo vendiendo sus servicios. Él había hecho un gran trabajo al ofertar sus proyectos con sólidas ganancias incorporadas. La artesanía de su trabajo era impecable y había aumentado el negocio de aproximadamente $ 300,000 en ventas el año anterior a solo $ 1 millón en ventas para el 2007.

El problema era que sus cuentas por cobrar también habían aumentado a $ 375,000. La empresa era un subcontratista en la construcción, una industria que paga notoriamente lentamente. Además, los contratistas generales retienen una parte de cada pago, llamado retención. Por lo general, este monto es el 10 por ciento del monto de la factura de un subcontratista. La cantidad de dinero retenida se podría retener por un año o más antes de que el subcontratista la recoja, dependiendo del tamaño del proyecto. El subcontratista con quien estaba hablando simplemente no entendía que todo su efectivo en cuentas por cobrar y casi la mitad de sus ganancias estaban retenidas.

De hecho, mi cliente nunca pudo entender la diferencia entre el flujo de efectivo y las ganancias y finalmente cerró sus puertas. Pero eso nunca tuvo que suceder.

Controlar el flujo de efectivo durante un período económico difícil como el de hoy implica mantener una hoja de cálculo o utilizar un programa comercial que le permita predecir flujos de efectivo futuros y flujos de efectivo. Es un proceso que toma un poco de tiempo para aprender y requiere atención una o dos veces por semana. Pero una vez que aprenda el pronóstico de flujo de efectivo, lo usará para siempre.

Mirage Spa and Recreation, Inc., con sede en Karen Port of St. Louis, desarrolló su propia hoja de cálculo de pronóstico de flujo de efectivo y la usa todas las semanas. Su negocio tiene 21 años. Ella ha usado su sistema de pronóstico durante los tiempos buenos y los tiempos no tan buenos.

Karen dice: “Lo creé en una hoja de cálculo de Excel y está dividida en categorías, por lo que sé rápidamente lo que está pasando esa semana. Desde que soy el administrador, junto con mi esposo, hemos usado esta herramienta por más de 12 años y ha sido útil durante los tiempos de descarga y de escasez. No hubiéramos sobrevivido tanto como lo hemos hecho sin él. Recomendaría encarecidamente usar un sistema de flujo de efectivo para proyectar lo que está entrando y lo que está saliendo para que sepa qué hacer con su efectivo o falta de efectivo ".


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