¿Los empleados tienen derecho a acceder a los archivos de sus empleados?

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El derecho de un empleado a ver su archivo personal depende de la ley del estado donde se encuentra la empresa. Esto es lo que debes saber.

Al igual que con muchas preguntas con respecto a la ley de empleo, la respuesta es que el derecho del empleado a ver su archivo de personal depende de la ley del estado donde se encuentra la empresa. (No hay una ley federal que requiera que los empleados tengan acceso a su archivo personal). Por ley, en 18 estados (a partir de 2006), los empleados tienen el derecho de revisar sus propios archivos de empleados. California, Illinois y Pennsylvania, por ejemplo, tienen leyes que les dan a los empleados de compañías privadas acceso a sus archivos; por otro lado, Colorado, Nueva York y Texas no lo hacen.

Incluso en los estados que permiten que los empleados accedan a sus archivos, no pueden exigir verlos en el lugar y, en cambio, el empleador debe producirlos dentro de un plazo razonable. Sin embargo, lo que es "razonable" depende del estado particular y puede variar de 48 horas a 14 días. Esta solicitud no debería ser un problema si alguien en su empresa mantiene los archivos de sus empleados correctamente.

En aquellos estados que proporcionan acceso de los empleados a sus archivos, los empleados a menudo también tienen el derecho de hacer una copia de cualquier documento en el archivo del empleado. Esto no debería ser un problema, ya que el empleado ya debería haber visto y firmado la mayoría de los documentos en el archivo.

Incluso en los estados donde los empleados tienen derecho a ver sus archivos personales, hay algunos documentos que pueden ser retenidos. Estos generalmente son los que implicarían a terceros, además del empleador y el empleado, como con las cartas de referencia o documentos relacionados con una investigación interna.

Si un empleado no está de acuerdo con algún elemento del archivo y el empleador no lo elimina voluntariamente, algunos estados le permiten enviar un documento a su archivo indicando los motivos por los cuales el artículo es, en su opinión, inexacto.

Los empleadores deben comunicarse con el departamento de trabajo de su estado para obtener más información sobre lo que exige la ley en su estado en particular.

Si el estado en el que opera su empresa no requiere que permita que los empleados vean sus carpetas de personal, sería inteligente permitirles el acceso de todos modos. Tener una regla de archivo de empleado abierta genera confianza. Por otro lado, impedir que los empleados lean sobre sí mismos puede enviar un mensaje negativo.

Al igual que con muchas preguntas con respecto a la ley de empleo, la respuesta es que el derecho del empleado a ver su archivo de personal depende de la ley del estado donde se encuentra la empresa. (No hay una ley federal que requiera que los empleados tengan acceso a su archivo personal). Por ley, en 18 estados (a partir de 2006), los empleados tienen el derecho de revisar sus propios archivos de empleados. California, Illinois y Pennsylvania, por ejemplo, tienen leyes que les dan a los empleados de compañías privadas acceso a sus archivos; por otro lado, Colorado, Nueva York y Texas no lo hacen.

Incluso en los estados que permiten que los empleados accedan a sus archivos, no pueden exigir verlos en el lugar y, en cambio, el empleador debe producirlos dentro de un plazo razonable. Sin embargo, lo que es "razonable" depende del estado particular y puede variar de 48 horas a 14 días. Esta solicitud no debería ser un problema si alguien en su empresa mantiene los archivos de sus empleados correctamente.

En aquellos estados que proporcionan acceso de los empleados a sus archivos, los empleados a menudo también tienen el derecho de hacer una copia de cualquier documento en el archivo del empleado. Esto no debería ser un problema, ya que el empleado ya debería haber visto y firmado la mayoría de los documentos en el archivo.

Incluso en los estados donde los empleados tienen derecho a ver sus archivos personales, hay algunos documentos que pueden ser retenidos. Estos generalmente son los que implicarían a terceros, además del empleador y el empleado, como con las cartas de referencia o documentos relacionados con una investigación interna.

Si un empleado no está de acuerdo con algún elemento del archivo y el empleador no lo elimina voluntariamente, algunos estados le permiten enviar un documento a su archivo indicando los motivos por los cuales el artículo es, en su opinión, inexacto.

Los empleadores deben comunicarse con el departamento de trabajo de su estado para obtener más información sobre lo que exige la ley en su estado en particular.

Si el estado en el que opera su empresa no requiere que permita que los empleados vean sus carpetas de personal, sería inteligente permitirles el acceso de todos modos. Tener una regla de archivo de empleado abierta genera confianza. Por otro lado, impedir que los empleados lean sobre sí mismos puede enviar un mensaje negativo.


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