Ingreso de facturaciones parciales de proveedores contra una orden de compra

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Qué hacer cuando un proveedor le envía una factura parcial contra una orden de compra. Cuando nuestro concepto de orden se encuentra con el mundo real, tenemos que ser inventivos. Aquí hay una manera...

A veces el mundo se complica y necesitamos encontrar una manera de crear orden a partir del caos. Al haber sido controlador de algunos de los pioneros del petróleo de Houston durante un auge petrolero, estoy familiarizado con el caos. Me gustaría agradecer a Lynn Boynton de SmartRevenue por plantear la siguiente pregunta.

Problema a resolver

A veces, un gerente de proyecto solicita una orden de compra por la cantidad total de servicios que se están comprando y, luego, el proveedor nos factura solo 1/3 o 1/2, etc. QuickBooks no le permitirá ingresar una factura por un monto inferior a la órden de compra. ¿Hay alguna manera alrededor de esto que sabes?

Una calificación importante

No confíe en que esta metodología esté en estricta conformidad con los principios contables generalmente aceptados o una solución completa en la preparación de su declaración de impuestos. Recomiendo que, antes de implementar lo que voy a describir, lo discuta con sus propios asesores fiscales y contables. El problema a resolver es el marco de tiempo en el que desea reconocer un gasto. Debe informar a sus profesionales contables sobre la metodología que se aplica aquí para que puedan realizar los ajustes necesarios en la preparación de los estados financieros o su declaración de impuestos.

A mi manera, pero no la carretera. (Avísame si tienes una mejor solución)

Vamos a crear una cuenta de compensación para facturas parciales contra una orden de compra y esa cuenta puede ser un activo o una cuenta de gastos. Para mi ejemplo, voy a crear una cuenta de "otro activo actual" llamada "Gastos pagados por adelantado" para publicar facturas parciales contra la orden de compra.

Crear una nueva cuenta y un nuevo elemento

  • Cree una cuenta de "otro activo actual" llamada "Gastos pagados por adelantado"
  • Cree un elemento de “Otro cargo” con el nombre “PartialBill”, una descripción de “Factura parcial contra PO” y apúntelo a la cuenta de “Gastos pagados por adelantado” como se muestra a continuación.

PBill1

Registro de todas las facturas parciales, EXCEPTO la factura final

  • Al recibir una factura parcial, abra su orden de compra e ingrese una nueva línea “Factura parcial”, ingrese el monto de la factura parcial y guarde la orden de compra.

PBill2

  • Ingrese la factura del vendedor. Cuando ingrese el nombre del proveedor y se le presenten órdenes de compra pendientes para este proveedor, seleccione la orden de compra actualizada. Como es de esperar, todos los artículos de la orden de compra se ingresan automáticamente en la factura. Eso no significa que no pueda eliminarlos de la factura y dejarlos abiertos en la orden de compra.

PBill5

  • Use CTRL-BORRAR para eliminar todos los elementos excepto el de PartialBill que acaba de ingresar en la orden de compra. El total de la factura debe coincidir con la factura del proveedor. Guarda y cierra la factura.

Nota: Repita este proceso para todos, PERO la factura del proveedor final.

Registro de la factura final contra la orden de compra

  • Al recibir la factura final, abra su orden de compra y una nueva línea "Factura parcial".

  • Ingrese un monto NEGATIVO igual a la suma de todas las facturas de proveedores anteriores contra esta orden de compra y guarde la orden de compra. Estas facturas anteriores se mostrarán en la orden de compra, lo que facilitará su cálculo.

PBill8

  • Ingrese la factura del vendedor. Cuando ingrese el nombre del proveedor y se le presenten órdenes de compra pendientes para este proveedor, seleccione la orden de compra actualizada. QuickBooks completará automáticamente el formulario con todos los artículos pendientes en la orden de compra, que incluirá los artículos reales comprados y la entrada de factura parcial negativa.

PBill9

Si observa el pedido de compra ahora, verá que no está sellado "Recibido en su totalidad"

PBill10

Ahora veamos cómo funcionó todo esto para los asientos contables generados.

Observe a continuación que las facturas parciales previas a la final dieron como resultado un aumento en las cuentas por pagar y un aumento en el otro activo corriente, los gastos "Prepagados". Cuando ingresamos a nuestra factura final, la entrada negativa para "PartialBill" borró nuestra cuenta de "Gastos pagados por anticipado" y las compras reales se registraron en las cuentas de gastos correspondientes.

Estoy mostrando las entradas de diario "debajo del capó" por factura del proveedor y luego en total por cuenta.

Contabilizar entradas por factura de proveedor
Factura del vendedorítCuentaDébitoCrédito
Primer proyecto de leyCuentas por pagar600.00
Factura parcialGastos pagados por anticipado600.00
Segundo proyecto de leyCuentas por pagar120.00
Factura parcialGastos pagados por anticipado120.00
Factura finalCuentas por pagar1,500.00
Gabinetes: Tiradores del gabineteActivos de inventario600.00
Gabinetes: pino claroActivos de inventario1,500.00
Marcos: Marco InteriorActivos de inventario120.00
Factura parcialGastos pagados por anticipado720.00
Registro de entradas por cuenta
Primer proyecto de leyCuentas por pagar600.00
Segundo proyecto de leyCuentas por pagar120.00
Factura finalCuentas por pagar1,500.00
Primer proyecto de leyFactura parcialGastos pagados por anticipado600.00
Segundo proyecto de leyFactura parcialGastos pagados por anticipado120.00
Factura finalFactura parcialGastos pagados por anticipado720.00
Factura finalGabinetes: Tiradores del gabineteActivos de inventario600.00
Factura finalGabinetes: pino claroActivos de inventario1,500.00
Factura finalMarcos: Marco InteriorActivos de inventario120.00

Robert Guild cuenta con la certificación QuickBooks ProAdvisor en Austin, TX, que imparte cursos de CPE para CPA y cursos de capacitación individual y grupal para usuarios de QuickBooks. Su compañia en QBCoach.biz, mantiene un laboratorio de QuickBooks de dieciséis estaciones, que proporciona capacitación práctica. Puede contactarlo directamente en [email protected] o seguirlo en twitter en QBPro

A veces el mundo se complica y necesitamos encontrar una manera de crear orden a partir del caos. Al haber sido controlador de algunos de los pioneros del petróleo de Houston durante un auge petrolero, estoy familiarizado con el caos. Me gustaría agradecer a Lynn Boynton de SmartRevenue por plantear la siguiente pregunta.

Problema a resolver

A veces, un gerente de proyecto solicita una orden de compra por la cantidad total de servicios que se están comprando y, luego, el proveedor nos factura solo 1/3 o 1/2, etc. QuickBooks no le permitirá ingresar una factura por un monto inferior a la órden de compra. ¿Hay alguna manera alrededor de esto que sabes?

Una calificación importante

No confíe en que esta metodología esté en estricta conformidad con los principios contables generalmente aceptados o una solución completa en la preparación de su declaración de impuestos. Recomiendo que, antes de implementar lo que voy a describir, lo discuta con sus propios asesores fiscales y contables. El problema a resolver es el marco de tiempo en el que desea reconocer un gasto. Debe informar a sus profesionales contables sobre la metodología que se aplica aquí para que puedan realizar los ajustes necesarios en la preparación de los estados financieros o su declaración de impuestos.

A mi manera, pero no la carretera. (Avísame si tienes una mejor solución)

Vamos a crear una cuenta de compensación para facturas parciales contra una orden de compra y esa cuenta puede ser un activo o una cuenta de gastos. Para mi ejemplo, voy a crear una cuenta de "otro activo actual" llamada "Gastos pagados por adelantado" para publicar facturas parciales contra la orden de compra.

Crear una nueva cuenta y un nuevo elemento

  • Cree una cuenta de "otro activo actual" llamada "Gastos pagados por adelantado"
  • Cree un elemento de “Otro cargo” con el nombre “PartialBill”, una descripción de “Factura parcial contra PO” y apúntelo a la cuenta de “Gastos pagados por adelantado” como se muestra a continuación.

PBill1

Registro de todas las facturas parciales, EXCEPTO la factura final

  • Al recibir una factura parcial, abra su orden de compra e ingrese una nueva línea “Factura parcial”, ingrese el monto de la factura parcial y guarde la orden de compra.

PBill2

  • Ingrese la factura del vendedor. Cuando ingrese el nombre del proveedor y se le presenten órdenes de compra pendientes para este proveedor, seleccione la orden de compra actualizada. Como es de esperar, todos los artículos de la orden de compra se ingresan automáticamente en la factura. Eso no significa que no pueda eliminarlos de la factura y dejarlos abiertos en la orden de compra.

PBill5

  • Use CTRL-BORRAR para eliminar todos los elementos excepto el de PartialBill que acaba de ingresar en la orden de compra. El total de la factura debe coincidir con la factura del proveedor. Guarda y cierra la factura.

Nota: Repita este proceso para todos, PERO la factura del proveedor final.

Registro de la factura final contra la orden de compra

  • Al recibir la factura final, abra su orden de compra y una nueva línea "Factura parcial".

  • Ingrese un monto NEGATIVO igual a la suma de todas las facturas de proveedores anteriores contra esta orden de compra y guarde la orden de compra. Estas facturas anteriores se mostrarán en la orden de compra, lo que facilitará su cálculo.

PBill8

  • Ingrese la factura del vendedor. Cuando ingrese el nombre del proveedor y se le presenten órdenes de compra pendientes para este proveedor, seleccione la orden de compra actualizada. QuickBooks completará automáticamente el formulario con todos los artículos pendientes en la orden de compra, que incluirá los artículos reales comprados y la entrada de factura parcial negativa.

PBill9

Si observa el pedido de compra ahora, verá que no está sellado "Recibido en su totalidad"

PBill10

Ahora veamos cómo funcionó todo esto para los asientos contables generados.

Observe a continuación que las facturas parciales previas a la final dieron como resultado un aumento en las cuentas por pagar y un aumento en el otro activo corriente, los gastos "Prepagados". Cuando ingresamos a nuestra factura final, la entrada negativa para "PartialBill" borró nuestra cuenta de "Gastos pagados por anticipado" y las compras reales se registraron en las cuentas de gastos correspondientes.

Estoy mostrando las entradas de diario "debajo del capó" por factura del proveedor y luego en total por cuenta.

Contabilizar entradas por factura de proveedor
Factura del vendedorítCuentaDébitoCrédito
Primer proyecto de leyCuentas por pagar600.00
Factura parcialGastos pagados por anticipado600.00
Segundo proyecto de leyCuentas por pagar120.00
Factura parcialGastos pagados por anticipado120.00
Factura finalCuentas por pagar1,500.00
Gabinetes: Tiradores del gabineteActivos de inventario600.00
Gabinetes: pino claroActivos de inventario1,500.00
Marcos: Marco InteriorActivos de inventario120.00
Factura parcialGastos pagados por anticipado720.00
Registro de entradas por cuenta
Primer proyecto de leyCuentas por pagar600.00
Segundo proyecto de leyCuentas por pagar120.00
Factura finalCuentas por pagar1,500.00
Primer proyecto de leyFactura parcialGastos pagados por anticipado600.00
Segundo proyecto de leyFactura parcialGastos pagados por anticipado120.00
Factura finalFactura parcialGastos pagados por anticipado720.00
Factura finalGabinetes: Tiradores del gabineteActivos de inventario600.00
Factura finalGabinetes: pino claroActivos de inventario1,500.00
Factura finalMarcos: Marco InteriorActivos de inventario120.00

Robert Guild cuenta con la certificación QuickBooks ProAdvisor en Austin, TX, que imparte cursos de CPE para CPA y cursos de capacitación individual y grupal para usuarios de QuickBooks. Su compañia en QBCoach.biz, mantiene un laboratorio de QuickBooks de dieciséis estaciones, que proporciona capacitación práctica. Puede contactarlo directamente en [email protected] o seguirlo en twitter en QBPro


Vídeo: Liquidar órdenes de compra y pedidos en SAI ERP® (v9,v10,v11,v12,v14,v15)


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