Elementos esenciales del correo electrónico y el archivo de mensajería instantánea

{h1}

Nunca se sabe cuándo un mensaje puede ser crucial para su negocio, así que guárdelos de forma segura.

Las empresas de todos los tamaños utilizan el correo electrónico y la mensajería instantánea (IM) para las comunicaciones críticas, sin embargo, muchas ignoran la importancia de archivar documentos electrónicos. De hecho, estudios recientes sugieren que menos de la mitad de todas las compañías mantienen "registros electrónicos", a pesar de los requisitos reglamentarios y las preocupaciones legales.

El archivo a menudo se considera una carga que las grandes empresas deben soportar, pero la verdad es que muchas empresas más pequeñas pueden beneficiarse de sus comunicados electrónicos.

Las regulaciones de retención de datos en el cuidado de la salud, los servicios financieros y otras industrias afectan a las empresas sin importar su tamaño. Luego, existen regulaciones más estrictas, como la Ley Sarbanes-Oxley, que obliga a las empresas públicas a guardar una copia de cada correo electrónico que se envía durante un determinado período de tiempo.

Para una pequeña empresa, ser capaz de producir correos electrónicos o mensajes instantáneos que documenten cómo la empresa respondió a un consumidor o negoció un acuerdo comercial podría ahorrar miles de dólares en una demanda.

El archivo es una forma sistemática de guardar y proteger las comunicaciones electrónicas en medios inalterables. Es diferente de sus copias de seguridad de correo electrónico regulares, porque la compañía establece políticas sobre quién debe archivar, cuánto tiempo deben guardarse las comunicaciones y cómo se almacenarán, en lugar de dejar que cada empleado administre sus propios archivos..

Todos los mensajes guardados se administran mediante un sistema de archivo de correo electrónico e IM y se guardan en una ubicación segura. A diferencia de las copias de seguridad, se puede buscar en un archivo, lo que permite recuperar los mensajes en cuestión de minutos.

Desde el punto de vista de la administración, la posibilidad de buscar registros electrónicos en toda la compañía puede facilitar la recuperación de mensajes. Digamos que estaba buscando una copia de un contrato de cliente que desapareció. Lo más probable es que el contrato se guarde en un correo electrónico enviado a ese cliente en particular.

También hay beneficios técnicos, especialmente para las empresas más pequeñas que tienen espacio de almacenamiento limitado. Los sistemas de archivo guardan todos sus registros electrónicos en un lugar seguro y dedicado, liberando espacio en su servidor interno normal y lo ayudan a evitar la desaceleración del servidor que puede venir con las copias de seguridad de correo electrónico regulares.

Otro sorteo adicional es la capacidad de dar acceso a los trabajadores remotos a todos sus correos electrónicos a través de un navegador web.

Como puede suponer, hay una gran cantidad de sistemas de archivo en el mercado que incluyen productos independientes y hospedados que son más fáciles de administrar para las empresas más pequeñas.

Una de las soluciones independientes más populares son los dispositivos de archivo, ya que son asequibles y fáciles de usar. La mayoría de los dispositivos hacen copias de seguridad y almacenan comunicaciones tanto de correo electrónico como de mensajería instantánea y vienen con un conjunto de herramientas de administración que hacen que el proceso sea prácticamente sin complicaciones.

Los servicios de archivado web alojados son otra opción popular para las pequeñas empresas, ya que no requieren hardware o software adicional. El servicio guarda una copia de todas las comunicaciones electrónicas y se puede acceder a través de un navegador web.

Los servicios alojados permiten a las empresas evitar el dolor de cabeza de actualizar el hardware o preocuparse por la cantidad de espacio de almacenamiento que les queda en un dispositivo. La mayoría de los servicios cobran por usuario, por año y no por la cantidad de datos que se almacenan.

Si bien algunas compañías más grandes aún prefieren alojar sus registros electrónicos internamente con fines de seguridad y control, esto requiere un espacio de almacenamiento significativo y un equipo de TI. Sin embargo, hay otra opción que está creciendo en popularidad. Es un enfoque híbrido en el que los buzones de correo son administrados por el equipo de TI interno, pero el archivo real se realiza mediante un servicio alojado. Esto proporciona las ventajas duales del control de datos y la reducción de los costos de hardware.

Sea cual sea la solución que elija, recuerde que sus registros electrónicos son tan importantes como sus registros tradicionales en papel, y vale la pena el costo y la consideración que pone en salvaguardarlos.


Scarlet Pruitt es un escritor independiente y consultor de negocios con sede en San Francisco. Ha cubierto negocios y tecnología para publicaciones en los EE. UU., Europa y América Latina.

Las empresas de todos los tamaños utilizan el correo electrónico y la mensajería instantánea (IM) para las comunicaciones críticas, sin embargo, muchas ignoran la importancia de archivar documentos electrónicos. De hecho, estudios recientes sugieren que menos de la mitad de todas las compañías mantienen "registros electrónicos", a pesar de los requisitos reglamentarios y las preocupaciones legales.

El archivo a menudo se considera una carga que las grandes empresas deben soportar, pero la verdad es que muchas empresas más pequeñas pueden beneficiarse de sus comunicados electrónicos.

Las regulaciones de retención de datos en el cuidado de la salud, los servicios financieros y otras industrias afectan a las empresas sin importar su tamaño. Luego, existen regulaciones más estrictas, como la Ley Sarbanes-Oxley, que obliga a las empresas públicas a guardar una copia de cada correo electrónico que se envía durante un determinado período de tiempo.

Para una pequeña empresa, ser capaz de producir correos electrónicos o mensajes instantáneos que documenten cómo la empresa respondió a un consumidor o negoció un acuerdo comercial podría ahorrar miles de dólares en una demanda.

El archivo es una forma sistemática de guardar y proteger las comunicaciones electrónicas en medios inalterables. Es diferente de sus copias de seguridad de correo electrónico regulares, porque la compañía establece políticas sobre quién debe archivar, cuánto tiempo deben guardarse las comunicaciones y cómo se almacenarán, en lugar de dejar que cada empleado administre sus propios archivos..

Todos los mensajes guardados se administran mediante un sistema de archivo de correo electrónico e IM y se guardan en una ubicación segura. A diferencia de las copias de seguridad, se puede buscar en un archivo, lo que permite recuperar los mensajes en cuestión de minutos.

Desde el punto de vista de la administración, la posibilidad de buscar registros electrónicos en toda la compañía puede facilitar la recuperación de mensajes. Digamos que estaba buscando una copia de un contrato de cliente que desapareció. Lo más probable es que el contrato se guarde en un correo electrónico enviado a ese cliente en particular.

También hay beneficios técnicos, especialmente para las empresas más pequeñas que tienen espacio de almacenamiento limitado. Los sistemas de archivo guardan todos sus registros electrónicos en un lugar seguro y dedicado, liberando espacio en su servidor interno normal y lo ayudan a evitar la desaceleración del servidor que puede venir con las copias de seguridad de correo electrónico regulares.

Otro sorteo adicional es la capacidad de dar acceso a los trabajadores remotos a todos sus correos electrónicos a través de un navegador web.

Como puede suponer, hay una gran cantidad de sistemas de archivo en el mercado que incluyen productos independientes y hospedados que son más fáciles de administrar para las empresas más pequeñas.

Una de las soluciones independientes más populares son los dispositivos de archivo, ya que son asequibles y fáciles de usar. La mayoría de los dispositivos hacen copias de seguridad y almacenan comunicaciones tanto de correo electrónico como de mensajería instantánea y vienen con un conjunto de herramientas de administración que hacen que el proceso sea prácticamente sin complicaciones.

Los servicios de archivado web alojados son otra opción popular para las pequeñas empresas, ya que no requieren hardware o software adicional. El servicio guarda una copia de todas las comunicaciones electrónicas y se puede acceder a través de un navegador web.

Los servicios alojados permiten a las empresas evitar el dolor de cabeza de actualizar el hardware o preocuparse por la cantidad de espacio de almacenamiento que les queda en un dispositivo. La mayoría de los servicios cobran por usuario, por año y no por la cantidad de datos que se almacenan.

Si bien algunas compañías más grandes aún prefieren alojar sus registros electrónicos internamente con fines de seguridad y control, esto requiere un espacio de almacenamiento significativo y un equipo de TI. Sin embargo, hay otra opción que está creciendo en popularidad. Es un enfoque híbrido en el que los buzones de correo son administrados por el equipo de TI interno, pero el archivo real se realiza mediante un servicio alojado. Esto proporciona las ventajas duales del control de datos y la reducción de los costos de hardware.

Sea cual sea la solución que elija, recuerde que sus registros electrónicos son tan importantes como sus registros tradicionales en papel, y vale la pena el costo y la consideración que pone en salvaguardarlos.


Scarlet Pruitt es un escritor independiente y consultor de negocios con sede en San Francisco. Ha cubierto negocios y tecnología para publicaciones en los EE. UU., Europa y América Latina.


Vídeo:


Es.HowToMintMoney.com
Reservados Todos Los Derechos!
Reimpresión De Los Materiales Es Posible Con Referencia A La Fuente - Página Web: Es.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Es.HowToMintMoney.com