Encontrar y mantener excelentes asistentes de oficina

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Si sabe lo que está buscando y está comprometido a construir una relación de trabajo sólida, entonces es más probable que su gran asistente se quede con él.

No es fácil encontrar un asistente de oficina competente. Seleccionar a alguien que tenga el conjunto de habilidades adecuado y pueda encontrar un lugar cómodo en su empresa puede ser un desafío. Pero no es imposible. Saber lo que quieres es un primer paso.

Encontrar grandes ayudantes es bastante difícil; Mantenerlos puede ser igual de desafiante. Sin embargo, si sabe lo que está buscando y está comprometido a construir una relación de trabajo sólida, es más probable que su gran asistente haga un buen trabajo. y quedarse.

Se espera que los asistentes administrativos de hoy realicen una multitud de actividades y, como usted, deben hacer malabares con muchas responsabilidades diariamente. La capacidad de manejar muchas tareas a la vez es primordial, como lo es la habilidad para mantener una actitud positiva. ¿Son estas cualidades sobrehumanas, imposibles de encontrar? No necesariamente. Aquí hay algunos consejos útiles para encontrar y mantener un asistente con el que puede contar:

  • Escucha tu instinto. Resulta difícil resistirse a un currículum impresionante, pero si tiene la sensación de que falta algo, por ejemplo, una sensación de compromiso, durante la entrevista, escuche sus instintos. Eso no significa que debas abandonar al candidato por completo. Él o ella puede venir con recomendaciones brillantes y odiarías perderte a un empleado que podría ser casi perfecto. Pero sí necesitas investigar y tratar de determinar el origen de tus sentimientos viscerales.
  • Apunta a la profesionalidad. Naturalmente, deberá proporcionar capacitación en el trabajo, pero en la mayoría de los casos desea contratar a un asistente que ofrezca un grado básico de profesionalismo. Por ejemplo, la persona que contrate necesita vestirse y hablar adecuadamente, demostrar un alto grado de integridad y darle todas las razones para confiar en él cuando se trata de dirigir la oficina. Pregúntese: "¿Puedo dejar que esta persona ejerza su criterio cuando no estoy cerca?"
  • Conozca las habilidades informáticas / técnicas de cada candidato. El hecho de que un candidato diga que es un estudio rápido cuando se trata de computadoras y tecnología no significa necesariamente que esto sea completamente cierto. En algunos casos, está bien desconfiar de la experiencia técnica de alguien. Cuando verifique las referencias, asegúrese de incluir algunas preguntas sobre la visión técnica. Debe asegurarse de que la persona que contrate sepa realmente cómo manejar el teclado de una computadora, una máquina de copia / fax, un escáner y cualquier otro equipo que ayude a su empresa a funcionar. Estos días saber cómo escribir letras y contestar teléfonos simplemente no es suficiente. Por supuesto, no puede esperar que cada candidato tenga todas las habilidades que necesita desde el principio. Lea los Diez consejos de capacitación para empleados para aprender cómo implementar un programa de capacitación efectivo para su personal.
  • Busque un administrador de tiempo experto. Las habilidades de administración del tiempo son esenciales para cualquier persona que maneja una oficina. Conocer el valor del tiempo y comprometerse con la organización deben ser prioridades importantes para su asistente de oficina. Entonces, asegúrese de que cuando esté buscando al candidato perfecto, pregunte acerca de estas habilidades y valores críticos. Un solicitante sólido comprenderá que la administración del tiempo juega un papel central en la administración de una oficina. Si alguien minimiza esta habilidad, es probable que esta persona no sea adecuada para el trabajo.
  • Encuentra el ajuste correcto. Contratar a un candidato con la personalidad adecuada, uno que encaje en su empresa, le facilitará la vida (y la del solicitante). Si trabaja en una empresa de ritmo rápido, por ejemplo, probablemente desee ocupar el puesto con una persona que se sienta cómoda en un entorno que se mueve rápidamente. Es posible que una entrevista de una hora no le brinde suficiente información, así que no tenga miedo de programar otra reunión para asegurarse de que la persona sea, de hecho, la persona adecuada para el trabajo. Al final, el tiempo adicional que dedique a una segunda entrevista puede valer la pena la inversión.
  • Contrata a alguien en quien puedas confiar. Esto puede parecer obvio, pero le sorprenderá la cantidad de personas que descuidan este importante criterio. Su asistente debe poder demostrar y mantener la confidencialidad. Él o ella estará al tanto de la información (como salarios, revisiones de desempeño y presupuestos) a la que otros no tienen acceso. Debe asegurarse de que él o ella entiendan que la confidencialidad es parte del trabajo y que la ruptura de un fideicomiso podría resultar en la terminación.

Asegúrese de leer los 10 errores principales de contratación para asegurarse de que no cometa uno al seleccionar candidatos potenciales.


Vídeo: FUNCIONES DE UN ASISTENTE


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