Cuatro errores cometidos por los usuarios al recibir y depositar pagos

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Cómo quickbooks lo hace fácil, cómo lo hacemos difícil y cómo solucionarlo cuando lo hacemos mal.

Respeto mucho a los desarrolladores que han diseñado QuickBooks para que nos resulte más fácil no solo registrar los pagos de los clientes, sino también depositar cheques y conciliar nuestros estados de cuenta bancarios.

Echemos un vistazo a una secuencia común de eventos cuando recibimos una verificación de cliente. Registramos el pago del cliente a una factura y dejamos el cheque a un lado hasta que sea conveniente enviarlo al banco, lo que tal vez no sea hoy. A veces, recibimos el pago de otro cliente antes de que hayamos llegado al banco. Registramos ese pago y ahora tenemos varios cheques para depositar.

QuickBooks nos permite publicar los pagos de los clientes en una cuenta de tenencia denominada "fondos no depositados", que es otro término para nuestro
Cajón del escritorio. Cuando estamos listos para ingresar al banco, seleccionamos "Registrar depósitos" y permitimos que QuickBooks haga las adiciones si hay varios cheques involucrados, imprimimos un comprobante de depósito para el depósito total y registramos la transferencia de fondos no depositados a nuestra cuenta bancaria. Esto asegura que no contamos los cheques en nuestro cajón como depositados en nuestra cuenta bancaria hasta que realmente depositemos los cheques. También asegura que nuestra fecha de depósito y la cantidad coincidirán con los montos en nuestros estados de cuenta bancarios, lo que facilita las conciliaciones bancarias. He descrito a continuación cómo QuickBooks maneja este proceso.

Pagos recibidos / Crédito al cliente - Mover a fondos no depositados / Hacer depósitos

Al recibir los pagos de los clientes, la cuenta normal de "Depósito en:" debe configurarse en "Fondos no depositados"

Cuatro errores cometidos por los usuarios al recibir y depositar pagos: depositar

Los usuarios pueden solicitar que todos los pagos se publiquen en fondos no depositados configurándolos en las preferencias de la compañía para Ventas y Clientes. A continuación, describo los cuatro errores comunes que cometen los usuarios de QuickBooks y cómo solucionarlos.

Error 1: los pagos de los clientes se registran directamente en la cuenta bancaria en lugar de fondos no depositados.

Para corregir este error:



  1. Borre la casilla "Usar fondos no depositados como una cuenta de depósito predeterminada para que la lista desplegable" Depósito a "se muestre en la ventana de recepción de pagos.

  2. Edite los pagos originales en la ventana "Recibir pagos"

  3. Seleccione "Fondos no depositados" en la lista desplegable "Depósito a"

  4. Agrupe los pagos de los fondos no depositados en la ventana "Depósitos de registro" para que coincida con los depósitos bancarios reales.

Error 2: los fondos no depositados se pasaron por alto al hacer depósitos

Si hay un saldo grande en fondos no depositados, el usuario puede haber usado "Recibir pagos" y los recibos registrados en la cuenta "Fondos no depositados" y, luego, ingresó los mismos pagos que los depósitos en el registro de la cuenta o en el "Depósito de registro". ventana. Como resultado, los pagos se registran dos veces, lo que sobrestima los ingresos y los activos.

Hay dos métodos para corregir este error

Método 1 - Corregir cada depósito individualmente



  1. Encuentra los depósitos duplicados originales en QuickBooks
  2. En el apartado “Hacer depósitos” se eliminan los depósitos erróneos.
  3. Haga clic en la ventana "Registrar depósitos" y agregue los depósitos correctos de los fondos no depositados.

Método 2: si se trata de una gran cantidad de transacciones, se puede hacer una entrada de suma cero.


  1. Use la ventana "Registrar depósitos" para seleccionar todos los pagos en la cuenta de fondos no depositados
  2. Agregue una línea adicional para indicar la cuenta de ingresos que se ha sobreestimado e ingrese un número negativo para la porción del depósito atribuible al año en curso.
  3. Agregue otra línea, si es necesario para cualquier parte atribuible a años anteriores, seleccione "Ganancias retenidas" de la lista desplegable de la cuenta e ingrese un número negativo para el saldo.

Error 3: los pagos de los clientes ingresados ​​directamente en un depósito

Si las facturas pagadas siguen apareciendo en el informe de facturas abiertas de un cliente, es probable que no hayan utilizado la ventana "Recibir pagos" para registrar los pagos y aplicarlos a las facturas. En su lugar, el cliente depositó los pagos utilizando la ventana "Registrar depósitos" o los ingresó directamente en el registro de la cuenta bancaria, nombrando una contabilidad de ingresos. Como resultado, la factura permanece abierta y los ingresos se sobrestiman.

Hay dos métodos para corregir este error


Método 1 - Reemplace los depósitos incorrectos

  1. Encuentra los depósitos originales.
  2. Eliminar las entradas erróneas.
  3. Vuelva a ingresar los cheques utilizando la ventana "Recibir pagos" y mueva el dinero a "Fondos no depositados".
  4. Reúna los pagos en los depósitos originales desde la ventana "Depósitos de registro".

Método 2 - Cambiar la cuenta incorrecta en el depósito


  1. Cambie las cuentas nombradas en los depósitos originales a "Cuentas por cobrar"
  2. Aplique créditos a la factura utilizando la ventana "Recibir pagos"

Error 4: Pagos o créditos no aplicados a las facturas

Corrección



  1. Ejecute el informe "Abrir facturas" para encontrar créditos sin aplicar. Puede configurar las preferencias de informe para que muestren números negativos en rojo y entre paréntesis para que sean fáciles de detectar.
  2. Una vez que haya identificado qué clientes tienen créditos sin aplicar, puede usar la ventana "Recibir pagos" para aplicar los créditos a facturas específicas.

Aplicar creditos

Robert Guild cuenta con la certificación QuickBooks ProAdvisor en Austin, TX, que imparte cursos de CPE para CPA y cursos de capacitación individual y grupal para usuarios de QuickBooks. Su empresa Accounting Insight mantiene un laboratorio QuickBooks de dieciséis estaciones, que proporciona capacitación práctica. Puede contactarlo directamente en [email protected]

Respeto mucho a los desarrolladores que han diseñado QuickBooks para que nos resulte más fácil no solo registrar los pagos de los clientes, sino también depositar cheques y conciliar nuestros estados de cuenta bancarios.

Echemos un vistazo a una secuencia común de eventos cuando recibimos una verificación de cliente. Registramos el pago del cliente a una factura y dejamos el cheque a un lado hasta que sea conveniente enviarlo al banco, lo que tal vez no sea hoy. A veces, recibimos el pago de otro cliente antes de que hayamos llegado al banco. Registramos ese pago y ahora tenemos varios cheques para depositar.

QuickBooks nos permite publicar los pagos de los clientes en una cuenta de tenencia denominada "fondos no depositados", que es otro término para nuestro
Cajón del escritorio. Cuando estamos listos para ingresar al banco, seleccionamos "Registrar depósitos" y permitimos que QuickBooks haga las adiciones si hay varios cheques involucrados, imprimimos un comprobante de depósito para el depósito total y registramos la transferencia de fondos no depositados a nuestra cuenta bancaria. Esto asegura que no contamos los cheques en nuestro cajón como depositados en nuestra cuenta bancaria hasta que realmente depositemos los cheques. También asegura que nuestra fecha de depósito y la cantidad coincidirán con los montos en nuestros estados de cuenta bancarios, lo que facilita las conciliaciones bancarias. He descrito a continuación cómo QuickBooks maneja este proceso.

Pagos recibidos / Crédito al cliente - Mover a fondos no depositados / Hacer depósitos

Al recibir los pagos de los clientes, la cuenta normal de "Depósito en:" debe configurarse en "Fondos no depositados"

Cuatro errores cometidos por los usuarios al recibir y depositar pagos: depositar

Los usuarios pueden solicitar que todos los pagos se publiquen en fondos no depositados configurándolos en las preferencias de la compañía para Ventas y Clientes. A continuación, describo los cuatro errores comunes que cometen los usuarios de QuickBooks y cómo solucionarlos.

Error 1: los pagos de los clientes se registran directamente en la cuenta bancaria en lugar de los fondos no depositados.

Para corregir este error:



  1. Borre la casilla "Usar fondos no depositados como una cuenta de depósito predeterminada para que la lista desplegable" Depósito a "se muestre en la ventana de recepción de pagos.

  2. Edite los pagos originales en la ventana "Recibir pagos"

  3. Seleccione "Fondos no depositados" en la lista desplegable "Depósito a"

  4. Agrupe los pagos de los fondos no depositados en la ventana "Depósitos de registro" para que coincida con los depósitos bancarios reales.

Error 2: los fondos no depositados se pasaron por alto al hacer depósitos

Si hay un saldo grande en fondos no depositados, el usuario puede haber usado "Recibir pagos" y los recibos registrados en la cuenta "Fondos no depositados" y, luego, ingresó los mismos pagos que los depósitos en el registro de la cuenta o en el "Depósito de registro". ventana. Como resultado, los pagos se registran dos veces, lo que sobrestima los ingresos y los activos.

Hay dos métodos para corregir este error

Método 1 - Corregir cada depósito individualmente



  1. Encuentra los depósitos duplicados originales en QuickBooks
  2. En el apartado “Hacer depósitos” se eliminan los depósitos erróneos.
  3. Haga clic en la ventana "Registrar depósitos" y agregue los depósitos correctos de los fondos no depositados.

Método 2: si se trata de una gran cantidad de transacciones, se puede hacer una entrada de suma cero.


  1. Use la ventana "Registrar depósitos" para seleccionar todos los pagos en la cuenta de fondos no depositados
  2. Agregue una línea adicional para indicar la cuenta de ingresos que se ha sobreestimado e ingrese un número negativo para la porción del depósito atribuible al año en curso.
  3. Agregue otra línea, si es necesario para cualquier parte atribuible a años anteriores, seleccione "Ganancias retenidas" de la lista desplegable de la cuenta e ingrese un número negativo para el saldo.

Error 3: los pagos de los clientes ingresados ​​directamente en un depósito

Si las facturas pagadas siguen apareciendo en el informe de facturas abiertas de un cliente, es probable que no hayan utilizado la ventana "Recibir pagos" para registrar los pagos y aplicarlos a las facturas. En su lugar, el cliente depositó los pagos utilizando la ventana "Registrar depósitos" o los ingresó directamente en el registro de la cuenta bancaria, nombrando una contabilidad de ingresos. Como resultado, la factura permanece abierta y los ingresos se sobrestiman.

Hay dos métodos para corregir este error


Método 1 - Reemplace los depósitos incorrectos


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