Freeze Frame: los demandados de las pequeñas empresas también necesitan litigios

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Los tribunales se han enfocado en los juicios por litigios y eso significa que las empresas, especialmente las pequeñas, que no están familiarizadas con tales procedimientos pueden ser vulnerables si son demandadas.

Los empresarios y las pequeñas empresas podrían no ser demandados tan a menudo como dicen... Toyota ahora. Pero si una orden de comparecencia y una demanda caen en su escritorio, una de las primeras cosas que querrá hacer además de llamar a su abogado es asegurarse de que no se destruyan los documentos relacionados con el caso. Querrá congelar esos archivos y establecer lo que se conoce como una "retención de litigios".

Las grandes empresas que tienen más experiencia en litigios generalmente han establecido procedimientos establecidos para crear dicha retención. Las empresas más pequeñas no pueden. Como resultado, puede ser vulnerable y no saberlo.

¿Qué es exactamente una retención de litigios?

Una retención por litigio es una notificación por escrito que se envía a los empleados y que pueden tener documentos u otros registros comerciales en su poder o control relacionados con el caso, que básicamente les dicen que se aferren a todo y no destruyan nada. También significa que cualquier purga de rutina de archivos de papel u otros medios (por ejemplo, como reciclar cintas de respaldo) que normalmente haría bajo su política de retención de documentos queda en suspenso hasta que finalice el caso.

La emisión de dicha notificación ayuda a asegurar que los registros se conserven y estén disponibles para la recopilación, revisión y producción para la parte opuesta. Es requerido por la ley. También ayuda a evitar y proteger a la compañía contra las fiestas de destrucción masiva, como las de la desaparecida firma de contabilidad Arthur Andersen en relación con el escándalo de Enron.

En los últimos años, los tribunales se han convertido en verdaderos asesinos sobre tales litigios. Algunos tribunales consideran que no emitirlos es una negligencia grave. Si eso sucede, se le solicitará automáticamente sanciones que pueden incluir multas de dólares e inferencias negativas.

Las inferencias negativas pueden ser mortales porque le permiten al tribunal dar instrucciones al jurado para que asuma lo peor sobre los documentos que no tienen. La teoría es que los documentos no se perderían o destruirían si no contuvieran algo realmente malo. Siempre puede intentar explicar un documento defectuoso, pero si no puede producirlo, no hay forma de probar lo que realmente dijo y refutar la presunción. Estas cocinado Es por eso que una suspensión de litigios es una buena idea real. Podría significar salvar todo el caso.

La siguiente pregunta: ¿Cómo se debe implementar una retención de litigios?

Aquí la respuesta puede depender del contexto; pero, para cumplir con su deber correctamente se requerirá demostrar transparencia y minuciosidad (no necesariamente perfección). En otras palabras, no se notificó por escrito (menos confusión allí que con una retención verbal y más fácil de probar), cuán completa fue la lista de distribución, hubo seguimiento, etc. El objetivo es crear un enfoque sistemático, uno que es repetible y metódico para capturar y preservar todos los documentos relevantes (evidencia).

Al igual que un simulacro de incendio, siempre vale la pena estar preparado para saber qué hacer antes de tener que hacerlo. Su abogado puede ayudarlo a crear un plan y ayudarlo a implementarlo si fuera necesario. También pueden aconsejarle sobre eventos, aparte de la presentación formal de una demanda que podría desencadenar la necesidad de una retención de litigios en su jurisdicción, como alguien amenazante demandartú.

Cuando se trata de litigios, ser prevenido significa estar armado.


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