Haga que los empleados que viajan obtengan recibos de comida detallados

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No fue hace tanto tiempo que las políticas de gastos con respecto a las comidas eran bastante ambiguas. Era bastante común leer una declaración de política que decía algo como: "Mientras viajas, las comidas que comes y los gastos contra la compañía deben ser representativos de los tipos de comidas que comes mientras estás en casa". de un viajero sin preocupaciones, sin embargo, esa política parece ser: "¡Cualquier aperitivo, alcohol, plato principal o postre es un" juego justo "ya que los consumo en casa en un momento u otro!" Si alguna vez se lo ha preguntado Cómo un pequeño viajero joven puede acumular un total de $ 50 por noche en la cena, la única forma de averiguarlo es comenzar a leer los recibos detallados.

Si no tiene una política que obligue a sus viajeros a enviar recibos detallados de sus comidas, entonces no hay forma de que pueda hacer cumplir otras políticas como "no hay reembolso por alcohol a menos que haya clientes presentes", etc. Los viajeros pueden (y deben) oculta casi cualquier cosa en un recibo no desglosado. Con un límite de $ 50 en la cena, he visto a personas tener recuerdos, camisetas, artículos de bar y otros artículos que no son alimentos para su "comida". ¿Por qué debería la compañía reembolsar a alguien que come en McDonald's de su propio bolsillo? ¿Entonces, Hooters se detiene para comprar cozies, calendarios y una sudadera? Requerir recibos detallados detiene ese comportamiento inmediatamente.

Ahora, un gerente ciertamente no debería estar obligado a examinar cada recibo con un peine de dientes finos. De hecho, los recibos detallados ni siquiera deberían ser requeridos para comidas de menos de $ 20 o menos. Es un poco irrazonable esperar que alguien que tome una comida rápida en un quiosco de servicio de comida o en un puesto de perritos calientes produzca un recibo detallado. Pero la auditoría ocasional de estos recibos para comidas más grandes sin duda arrojaría algunos resultados interesantes y la oportunidad de ahorrar. Es fácil atrapar la botella de vino ocasional, etc. Además, los recibos con entradas dobles y postres deben combinarse con recibos similares de otros días si los empleados se turnan para comprar comida el uno al otro. Básicamente, el número de entradas debe coincidir con el número de días de viaje.

Los restaurantes proporcionan rápidamente dichos recibos y, como están informatizados, siempre puede llamar al restaurante varios días después y, con la fecha y la hora exacta del recibo "totalizado", debería poder obtener una copia del detalle.. Los hoteles son diferentes. Si un viajero come una comida abundante en un hotel, la publicación del hotel solo mostrará una línea que dice "servicio de comida" y una cantidad total. Se debe solicitar a los empleados que obtengan un recibo detallado del restaurante, incluso si el restaurante es parte del hotel.

Desafortunadamente, son solo unos pocos "viajeros problemáticos" los que hacen que esto sea un problema en primer lugar. Los viajeros que han demostrado ser responsables deben ser informados por sus gerentes. Si una manzana dañada arruina el barril, debe decirse a las manzanas buenas que aún están en buena forma. Nada hace que un viajero honesto se sienta más analizado que un aluvión de políticas que nunca han violado, por lo que debe cumplirla de manera inteligente y cuidadosa. Por lo general, los "viajeros problemáticos" cambian su comportamiento para mejor después de que entienden que su jefe está observando sus recibos.

No fue hace tanto tiempo que las políticas de gastos con respecto a las comidas eran bastante ambiguas. Era bastante común leer una declaración de política que decía algo como: "Mientras viajas, las comidas que comes y los gastos contra la compañía deben ser representativos de los tipos de comidas que comes mientras estás en casa". de un viajero sin preocupaciones, sin embargo, esa política parece ser: "¡Cualquier aperitivo, alcohol, plato principal o postre es un" juego justo "ya que los consumo en casa en un momento u otro!" Si alguna vez se lo ha preguntado Cómo un pequeño viajero joven puede acumular un total de $ 50 por noche en la cena, la única forma de averiguarlo es comenzar a leer los recibos detallados.

Si no tiene una política que obligue a sus viajeros a enviar recibos detallados de sus comidas, entonces no hay forma de que pueda hacer cumplir otras políticas como "no hay reembolso por alcohol a menos que haya clientes presentes", etc. Los viajeros pueden (y deben) oculta casi cualquier cosa en un recibo no desglosado. Con un límite de $ 50 en la cena, he visto a personas tener recuerdos, camisetas, artículos de bar y otros artículos que no son alimentos para su "comida". ¿Por qué debería la compañía reembolsar a alguien que come en McDonald's de su propio bolsillo? ¿Entonces, Hooters se detiene para comprar cozies, calendarios y una sudadera? Requerir recibos detallados detiene ese comportamiento inmediatamente.

Ahora, un gerente ciertamente no debería estar obligado a examinar cada recibo con un peine de dientes finos. De hecho, los recibos detallados ni siquiera deberían ser requeridos para comidas de menos de $ 20 o menos. Es un poco irrazonable esperar que alguien que tome una comida rápida en un quiosco de servicio de comida o en un puesto de perritos calientes produzca un recibo detallado. Pero la auditoría ocasional de estos recibos para comidas más grandes sin duda arrojaría algunos resultados interesantes y la oportunidad de ahorrar. Es fácil atrapar la botella de vino ocasional, etc. Además, los recibos con entradas dobles y postres deben combinarse con recibos similares de otros días si los empleados se turnan para comprar comida el uno al otro. Básicamente, el número de entradas debe coincidir con el número de días de viaje.

Los restaurantes proporcionan rápidamente dichos recibos y, como están informatizados, siempre puede llamar al restaurante varios días después y, con la fecha y la hora exacta del recibo "totalizado", debería poder obtener una copia del detalle.. Los hoteles son diferentes. Si un viajero come una comida abundante en un hotel, la publicación del hotel solo mostrará una línea que dice "servicio de comida" y una cantidad total. Se debe solicitar a los empleados que obtengan un recibo detallado del restaurante, incluso si el restaurante es parte del hotel.

Desafortunadamente, son solo unos pocos "viajeros problemáticos" los que hacen que esto sea un problema en primer lugar. Los viajeros que han demostrado ser responsables deben ser informados por sus gerentes. Si una manzana dañada arruina el barril, debe decirse a las manzanas buenas que aún están en buena forma. Nada hace que un viajero honesto se sienta más analizado que un aluvión de políticas que nunca han violado, por lo que debe cumplirla de manera inteligente y cuidadosa. Por lo general, los "viajeros problemáticos" cambian su comportamiento para mejor después de que entienden que su jefe está observando sus recibos.

No fue hace tanto tiempo que las políticas de gastos con respecto a las comidas eran bastante ambiguas. Era bastante común leer una declaración de política que decía algo como: "Mientras viajas, las comidas que comes y los gastos contra la compañía deben ser representativos de los tipos de comidas que comes mientras estás en casa". de un viajero sin preocupaciones, sin embargo, esa política parece ser: "¡Cualquier aperitivo, alcohol, plato principal o postre es un" juego justo "ya que los consumo en casa en un momento u otro!" Si alguna vez se lo ha preguntado Cómo un pequeño viajero joven puede acumular un total de $ 50 por noche en la cena, la única forma de averiguarlo es comenzar a leer los recibos detallados.

Si no tiene una política que obligue a sus viajeros a enviar recibos detallados de sus comidas, entonces no hay forma de que pueda hacer cumplir otras políticas como "no hay reembolso por alcohol a menos que haya clientes presentes", etc. Los viajeros pueden (y deben) oculta casi cualquier cosa en un recibo no desglosado. Con un límite de $ 50 en la cena, he visto a personas tener recuerdos, camisetas, artículos de bar y otros artículos que no son alimentos para su "comida". ¿Por qué debería la compañía reembolsar a alguien que come en McDonald's de su propio bolsillo? ¿Entonces, Hooters se detiene para comprar cozies, calendarios y una sudadera? Requerir recibos detallados detiene ese comportamiento inmediatamente.

Ahora, un gerente ciertamente no debería estar obligado a examinar cada recibo con un peine de dientes finos. De hecho, los recibos detallados ni siquiera deberían ser requeridos para comidas de menos de $ 20 o menos. Es un poco irrazonable esperar que alguien que tome una comida rápida en un quiosco de servicio de comida o en un puesto de perritos calientes produzca un recibo detallado. Pero la auditoría ocasional de estos recibos para comidas más grandes sin duda arrojaría algunos resultados interesantes y la oportunidad de ahorrar. Es fácil atrapar la botella de vino ocasional, etc. Además, los recibos con entradas dobles y postres deben combinarse con recibos similares de otros días si los empleados se turnan para comprar comida el uno al otro. Básicamente, el número de entradas debe coincidir con el número de días de viaje.

Los restaurantes proporcionan rápidamente dichos recibos y, como están informatizados, siempre puede llamar al restaurante varios días después y, con la fecha y la hora exacta del recibo "totalizado", debería poder obtener una copia del detalle.. Los hoteles son diferentes. Si un viajero come una comida abundante en un hotel, la publicación del hotel solo mostrará una línea que dice "servicio de comida" y una cantidad total. Se debe solicitar a los empleados que obtengan un recibo detallado del restaurante, incluso si el restaurante es parte del hotel.

Desafortunadamente, son solo unos pocos "viajeros problemáticos" los que hacen que esto sea un problema en primer lugar. Los viajeros que han demostrado ser responsables deben ser informados por sus gerentes. Si una manzana dañada arruina el barril, debe decirse a las manzanas buenas que aún están en buena forma. Nada hace que un viajero honesto se sienta más analizado que un aluvión de políticas que nunca han violado, por lo que debe cumplirla de manera inteligente y cuidadosa. Por lo general, los "viajeros problemáticos" cambian su comportamiento para mejor después de que entienden que su jefe está observando sus recibos.


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