¿Cómo puede un administrador de oficina beneficiar a su pequeña empresa?

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¿está pensando en agregar un gerente de oficina a su equipo? Estas son algunas de las formas clave en que esta posición puede mejorar la productividad y aumentar su rentabilidad.

¿Qué puede hacer un gerente de oficina por su pequeña empresa? Casi cualquier cosa que necesites hacer. Un gerente de oficina puede manejar una amplia variedad de tareas; de hecho, encontrará que la descripción específica del puesto varía de una compañía a otra. Sin embargo, en general, el objetivo del rol de administrador de oficina es mantener a su empresa funcionando sin problemas y de manera eficiente.

Algunas compañías quieren un gerente de oficina cuya función principal sea ser asistente administrativo o recepcionista. En otras empresas, el gerente de la oficina puede asumir más responsabilidades, tal vez actuar como director de recursos humanos o solucionador de problemas de tecnología. Estas son algunas de las tareas que los gerentes de oficina a menudo manejan.

  • Telefonos El gerente de la oficina a menudo maneja el sistema telefónico de una empresa, asegurando que esté funcionando sin problemas y que satisfaga las necesidades de la empresa. También pueden estar a cargo de contestar los teléfonos.
  • Recepción: Los gerentes de oficina pueden sentarse en su área de recepción y realizar tareas tales como saludar a los visitantes, firmar entregas, recibir y distribuir correo, y mantener el área de recepción limpia.
  • Material de oficina: Los gerentes de oficina pueden realizar un seguimiento de los niveles de suministro y pedir suministros de oficina. Tener todas las órdenes enrutadas a través de una sola persona es una buena manera de evitar pedidos duplicados o gastos excesivos.
  • Muebles de oficina: Con frecuencia, los gerentes de oficina se encargan de elegir y comprar muebles como escritorios, sillas y archivadores.
  • Equipo de oficina: Los gerentes de oficina pueden mantener equipos como fotocopiadoras y máquinas de fax. Podrían ser capaces de solucionar problemas mecánicos, o al menos llamar a profesionales para reparar el equipo.
  • Ordenadores: Es una buena idea que el gerente de su oficina esté familiarizado con los problemas básicos de la computadora para que puedan ayudar a los empleados cuando sus computadoras o impresoras se paralizan. Esto permite que su personal de soporte tecnológico se centre en tareas más importantes.
  • Datos: La organización de registros, datos y papeleo suele ser una función principal del gerente de la oficina. Deben desarrollar un sistema de archivo completo y fácil de seguir para facturas, recibos, información del cliente y otros documentos importantes.
  • Teneduría de libros: Algunas pequeñas empresas dependen del gerente de la oficina para la contabilidad. Los deberes pueden incluir hacer un seguimiento de la facturación del cliente, compilar las horas de los empleados, actuar como enlace con el contador de la empresa, o realizar servicios de nómina y entregar los cheques de pago.
  • Organización de reuniones y eventos: El gerente de su oficina puede ser responsable de los arreglos para reuniones dentro y fuera del sitio, así como eventos tales como exposiciones en ferias comerciales y la fiesta de la compañía.
  • Gestión de recursos humanos: En muchas pequeñas empresas, el gerente de la oficina es el departamento de recursos humanos de facto, que maneja problemas como el papeleo de los nuevos empleados y los archivos de los empleados.

Busque un gerente de oficina que tenga experiencia, que tenga habilidades de personal fuerte y que sea bueno en tareas múltiples. Este es un rol exigente con muchos desafíos. Cuando considere cómo un gerente de oficina puede optimizar sus operaciones comerciales, estará de acuerdo en que vale la pena pagar por alguien que tenga las habilidades que necesita.

¿Qué puede hacer un gerente de oficina por su pequeña empresa? Casi cualquier cosa que necesites hacer. Un gerente de oficina puede manejar una amplia variedad de tareas; de hecho, encontrará que la descripción específica del puesto varía de una compañía a otra. Sin embargo, en general, el objetivo del rol de administrador de oficina es mantener a su empresa funcionando sin problemas y de manera eficiente.

Algunas compañías quieren un gerente de oficina cuya función principal sea ser asistente administrativo o recepcionista. En otras empresas, el gerente de la oficina puede asumir más responsabilidades, tal vez actuar como director de recursos humanos o solucionador de problemas de tecnología. Estas son algunas de las tareas que los gerentes de oficina a menudo manejan.

  • Telefonos El gerente de la oficina a menudo maneja el sistema telefónico de una empresa, asegurando que esté funcionando sin problemas y que satisfaga las necesidades de la empresa. También pueden estar a cargo de contestar los teléfonos.
  • Recepción: Los gerentes de oficina pueden sentarse en su área de recepción y realizar tareas tales como saludar a los visitantes, firmar entregas, recibir y distribuir correo, y mantener el área de recepción limpia.
  • Material de oficina: Los gerentes de oficina pueden realizar un seguimiento de los niveles de suministro y pedir suministros de oficina. Tener todas las órdenes enrutadas a través de una sola persona es una buena manera de evitar pedidos duplicados o gastos excesivos.
  • Muebles de oficina: Con frecuencia, los gerentes de oficina se encargan de elegir y comprar muebles como escritorios, sillas y archivadores.
  • Equipo de oficina: Los gerentes de oficina pueden mantener equipos como fotocopiadoras y máquinas de fax. Podrían ser capaces de solucionar problemas mecánicos, o al menos llamar a profesionales para reparar el equipo.
  • Ordenadores: Es una buena idea que el gerente de su oficina esté familiarizado con los problemas básicos de la computadora para que puedan ayudar a los empleados cuando sus computadoras o impresoras se paralizan. Esto permite que su personal de soporte tecnológico se centre en tareas más importantes.
  • Datos: La organización de registros, datos y papeleo suele ser una función principal del gerente de la oficina. Deben desarrollar un sistema de archivo completo y fácil de seguir para facturas, recibos, información del cliente y otros documentos importantes.
  • Teneduría de libros: Algunas pequeñas empresas dependen del gerente de la oficina para la contabilidad. Los deberes pueden incluir hacer un seguimiento de la facturación del cliente, compilar las horas de los empleados, actuar como enlace con el contador de la empresa, o realizar servicios de nómina y entregar los cheques de pago.
  • Organización de reuniones y eventos: El gerente de su oficina puede ser responsable de los arreglos para reuniones dentro y fuera del sitio, así como eventos tales como exposiciones en ferias comerciales y la fiesta de la compañía.
  • Gestión de recursos humanos: En muchas pequeñas empresas, el gerente de la oficina es el departamento de recursos humanos de facto, que maneja problemas como el papeleo de los nuevos empleados y los archivos de los empleados.

Busque un gerente de oficina que tenga experiencia, que tenga habilidades de personal fuerte y que sea bueno en tareas múltiples. Este es un rol exigente con muchos desafíos. Cuando considere cómo un gerente de oficina puede optimizar sus operaciones comerciales, estará de acuerdo en que vale la pena pagar por alguien que tenga las habilidades que necesita.


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