Cómo elegir el mejor software empresarial para su pequeña empresa

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La selección de un nuevo software empresarial para su empresa debe ser una decisión colectiva que tenga en cuenta las necesidades de todas las personas involucradas en su negocio.

Ya sea que esté comprando una nueva herramienta de contabilidad o un paquete de gestión de proyectos, seleccionar un nuevo software para su empresa debe ser una decisión colectiva que tenga en cuenta las necesidades y los deseos de todos los involucrados en su negocio. Esto significa pensar en las necesidades de los empleados, las necesidades de los clientes y sus necesidades en conjunto con los demás. Si alienas las necesidades de cualquier grupo, podrías terminar con la solución incorrecta.

Debe tener en cuenta las necesidades de todos

Algo gracioso sucede en los negocios. Cuando estamos administrando un grupo de personas, a menudo seguimos esta regla tácita de que “sabemos mejor”. Sin embargo, al mismo tiempo, queremos operar bajo una ilusión que muestra a nuestros empleados y clientes que nos preocupamos por ellos. Así que les damos algo de decir en lo que sucede. Sin embargo, este "decir" normalmente solo ocurre con cosas pequeñas.

Aquí hay un ejemplo. Digamos que tiene una reunión de mesa redonda semanal los lunes por la mañana. Para hacer que las reuniones sean más atractivas, se acostumbra a proporcionar café y donas a los asistentes. Y debido a que usted es el ejecutivo cariñoso que es, atiende amablemente las solicitudes de los empleados sobre cómo les gusta su café y sus donas. A algunos les gusta el café negro y las donas glaseadas, mientras que otros prefieren una crema, dos azúcares y donas rellenas de crema.

Entonces, comienza la reunión entregando a cada empleado su pedido de comida. Pero, cuando entras en la agenda de la reunión y realmente empiezas a trabajar en cosas significativas, compartes solo tus opiniones sin pedir una sola opinión de nadie más. O, si le pide a otros que hablen, rápidamente descuenta lo que dicen y continúa por su propio camino.

¿Notan la contradicción en este ejemplo? Le está dando a sus empleados la libertad de tomar decisiones, pero solo cuando se trata de cosas pequeñas que no tienen relación. En otras palabras, estás más que dispuesto a darles una ilusión de control con las cosas pequeñas, pero cuando se trata de las cosas que realmente importan, las estás desconectando y restringiendo. Es posible que no se dé cuenta de que esto es lo que está haciendo, pero pequeñas opciones como éstas muestran claramente dónde está su corazón.

En los negocios, ciertamente hay momentos en que el liderazgo ejecutivo debe tomar decisiones sin el aporte de los empleados o influencias de terceros. Sin embargo, también hay muchas ocasiones en las que el liderazgo de una organización debe tener en cuenta las necesidades de todos. Esto incluye las necesidades de sus empleados, las necesidades de los clientes y sus propias necesidades.

Qué considerar al elegir software de negocios

Con todo lo que se dice, veamos qué significa esto en términos de elegir un nuevo software para su empresa. ¿Cómo puedes tener en cuenta las necesidades de todos sin comprometerte? Bueno, aquí hay algunas cosas que debe considerar para cada uno de sus tres grupos objetivo:

1. Empleados. Cuando se trate de su equipo, querrá considerar una variedad de factores. Las funciones de software que necesita probablemente dependerán de:

  • ¿Cuántos empleados van a utilizar el software? Hay una gran diferencia entre seleccionar software para 500 personas y elegir software para cinco personas.
  • ¿Su equipo siempre opera desde la oficina o pasa una cantidad considerable de tiempo en la carretera, en los sitios del proyecto o en reuniones con los clientes?
  • ¿Qué otro software utilizan actualmente sus empleados, y qué tan importante es que el nuevo software pueda comunicarse con estas plataformas existentes?
  • ¿Qué tan importante es el nivel de apoyo? ¿Necesita su equipo de TI proporcionar asistencia en el sitio o necesitará asistencia del proveedor?

Estas son solo algunas preguntas y factores en los que pensar, pero es de esperar que hagan girar las ruedas. Ponga a sus empleados primero y tendrá una fuerza laboral satisfecha y productiva.

2. Clientes.A continuación, debe pensar en las necesidades de sus clientes. Si bien es posible que no interactúen directamente con el software que seleccione, sus necesidades determinarán la dirección que elija. Piense en lo siguiente:

  • ¿Cada uno de sus clientes requiere mucha personalización y atención individual, o puede agrupar a la mayoría de ellos bajo los mismos criterios?
  • ¿El producto o servicio que ofrece a los clientes requiere que usted les dé acceso a un panel o perfil? Si es así, ¿cómo afectará el software que seleccione a esta experiencia de usuario?
  • ¿Qué tan rápido esperas escalar? ¿Puede el software que elija cumplir con el extremo superior de estas proyecciones?

Considere estas preguntas y responda honestamente. Cuando se utiliza junto con la información que ha compilado sobre sus empleados, comenzará a ver una imagen clara.

3. Liderazgo (usted mismo).Finalmente, es hora de pensar en el liderazgo ejecutivo, que incluye sus propias necesidades y preferencias. Esto te llegará naturalmente, pero piensa en lo siguiente:

  • ¿Necesita un software que sea rápido y fácil de entender para los empleados, o puede permitirse lidiar con una curva de aprendizaje más larga?
  • ¿Qué puede pagar razonablemente sin estresar su presupuesto?
  • ¿Está buscando una interfaz que sea visualmente agradable e intuitiva, o está más preocupada por encontrar una plataforma altamente funcional y rica en funciones?

De ninguna manera debería descartar este aspecto del proceso de selección de software. Si bien las necesidades de los clientes y empleados son importantes, también lo son sus necesidades. Da igual peso a estos elementos.

Eligiendo Software de Negocios: Criterios para Mirar

La mejor manera de evaluar el software es identificar ciertos criterios que son importantes y luego hacer una referencia cruzada de sus hallazgos con las necesidades y demandas que ha identificado para sus empleados, clientes y líderes. Específicamente, es posible que desee considerar los siguientes criterios:

1. Precio vs. Valor.Cuando se trata de elegir software, siempre está el debate sobre los precios. ¿Debería gastar unos cuantos miles de dólares adicionales para obtener una característica en particular, o es mejor ahorrar algo de dinero y encontrar otra manera de manejar una determinada tarea? No hay una respuesta definitiva a esta pregunta, pero hay algunos consejos sabios.

“Los productos de calidad pueden costar un poco más o un poco menos que otros; sin embargo, la verdadera preocupación es el valor ", escribe Katie Hawksworth. “Tomarse el tiempo para ver qué software ofrece la mejor relación calidad-precio en términos de toda su funcionalidad, así como tener en cuenta la frecuencia con la que usaría la herramienta dentro de su negocio, hará que sea más fácil decidir basándose en la idoneidad general la longevidad y la escalabilidad de la herramienta a medida que crece su negocio ".

2. Accesibilidad.¿Qué tan accesible es una determinada solución de software? ¿Puede ser accedido fácilmente por todos los que lo necesitan, o está restringido a solo un puñado de personas? Aún más importante, ¿solo se puede acceder a él desde ciertas ubicaciones / dispositivos, o permite la conectividad remota? La accesibilidad es una gran cosa cuando estás invirtiendo en software costoso que idealmente estará disponible por varios años.

3. La colaboración.Cuánta colaboración permite una solución de software es muy importante. En muchas situaciones, necesitará la plataforma para facilitar la comunicación entre diferentes equipos, clientes, personal de apoyo y usted. Si la colaboración es limitada, puedes encontrarte con problemas de vez en cuando.

Conozca su negocio

La moraleja de la historia es que necesita familiarizarse más con su negocio. Para elegir una solución de software que realmente beneficie a todos, debe pensar en todos los involucrados. Esto significa no solo darles a los empleados y clientes una falsa ilusión de control, sino también darles una opinión sobre las decisiones que se toman.

Haga esto, y la salud y la rentabilidad de su negocio seguramente se beneficiarán.


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