Cómo crear una oficina virtual con la ayuda de nuevas tecnologías

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La nueva tecnología de hoy ha abierto las puertas a un nuevo mundo de posibilidades, y la principal es la posibilidad de crear y operar una oficina virtual.

La tecnología de Internet, los dispositivos móviles y los nuevos programas de software han abierto las puertas a un mundo de posibilidades completamente nuevo. El principal de ellos es la oportunidad de operar una oficina virtual, lo que reduce los gastos generales y le brinda la flexibilidad de moverse a su gusto.

Configurar un espacio físico

Si bien puede parecer contrario a la idea de una oficina virtual, el primer paso para crearla implicará configurar un espacio físico que funcionará como su base central de operaciones. En otras palabras, necesitas algún tipo de espacio para trabajar.

La mayoría de la gente instala una oficina en su casa o apartamento, pero en teoría, podría trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet. El valor de tener un espacio físico es inculcar un nivel de consistencia en sus operaciones.

Usa nuevas tecnologías para lanzar

Aparte de configurar un espacio físico, el resto de la creatividad depende de usted. Sus necesidades determinarán la mayor parte de lo que necesitará y no necesitará, pero también hay libertad para probar nuevas tecnologías y experimentar con diversos tipos de software y programas.

Aquí hay algunos que tal vez quieras considerar:

  • Google Apps: Una importante tendencia tecnológica en la última década ha sido la integración, y Google está liderando el camino en ese frente. Google Apps, una suite de oficina en línea que tiene más de 2 millones de suscriptores comerciales, está diseñada para manejar muchos de los requisitos de una oficina virtual. Por solo $ 5 o $ 10 por mes, dependiendo de sus necesidades de almacenamiento, puede obtener acceso a cuatro categorías diferentes de líneas de productos que están diseñadas para ayudarlo a comunicarse (Gmail, Hangouts, Calendario, Google+), almacenar documentos y archivos (Google Drive), colaborar (documentos, hojas, formularios, diapositivas y sitios) y administrar (administrador y bóveda).

¿Por qué invertir en estos productos? Según Kevin Routson de Bluehost, una popular plataforma de alojamiento web, “Las versiones gratuitas de Gmail, Google Drive, Google Hangouts, etc., son excelentes herramientas para que las personas las usen en sus vidas diarias. Pero cuando las empresas requieren más control, más colaboración y más profesionalismo, Google Apps for Work lo hace posible. No solo obtiene aplicaciones adicionales disponibles solo en Google Apps for Work, sino que también obtiene la facilidad de Gmail con la profesionalidad de su propio dominio, almacenamiento adicional en Gmail y Drive, mayor colaboración al sincronizar calendarios y archivos entre usuarios, funciones de seguridad mejoradas., administración completa para todas las cuentas de usuario, y más ".

  • Asistente virtual: Si bien puede sonar como algo salido de una película, en realidad puede contratar a un asistente virtual para que se encargue de sus tareas diarias como lo haría una recepcionista de oficina estándar. Algunas empresas ofrecen servicios de asistente virtual, y la mayoría se encarga de tareas como la entrada de datos, llamadas telefónicas, programación de citas, edición de documentos, gestión de redes sociales, correspondencia por correo electrónico y más.
  • Programas de gestión de proyectos: ¿Su negocio involucra muchas partes móviles? Por ejemplo, ¿maneja una empresa de diseño en la que varias partes tocan sus proyectos antes de que se entreguen? Si es así, necesitará un software o plataforma de gestión de proyectos que le permita mejorar la colaboración y mejorar la comunicación entre los miembros del equipo. Dependiendo de sus necesidades, aquí hay una lista de algunas de las soluciones mejor calificadas.

Interacción con empleados y clientes

Si bien la tecnología lo ayudará a mantenerse conectado, el negocio virtual verdaderamente exitoso sabe cómo y cuándo interactuar de forma remota con empleados y clientes. No es algo que todos puedan hacer y requiere un conjunto de habilidades particular.

Debe sentirse cómodo con dejar de lado algo de su control (ya que no podrá supervisar todo lo que está sucediendo directamente), así como ser capaz de proporcionar instrucciones claras y motivar efectivamente a sus empleados. Los programas de chat de video como Skype son un salvavidas porque le permiten poner caras a los nombres.

La forma en que ejecute su oficina virtual depende de usted, pero obviamente va a requerir paciencia y esfuerzo. Las herramientas, el software y los consejos anteriores pueden ayudarlo a facilitar la transición y debería permitirle maximizar sus posibilidades de éxito.

La tecnología de Internet, los dispositivos móviles y los nuevos programas de software han abierto las puertas a un mundo de posibilidades completamente nuevo. El principal de ellos es la oportunidad de operar una oficina virtual, lo que reduce los gastos generales y le brinda la flexibilidad de moverse a su gusto.

Configurar un espacio físico

Si bien puede parecer contrario a la idea de una oficina virtual, el primer paso para crearla implicará configurar un espacio físico que funcionará como su base central de operaciones. En otras palabras, necesitas algún tipo de espacio para trabajar.

La mayoría de la gente instala una oficina en su casa o apartamento, pero en teoría, podría trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet. El valor de tener un espacio físico es inculcar un nivel de consistencia en sus operaciones.

Usa nuevas tecnologías para lanzar

Aparte de configurar un espacio físico, el resto de la creatividad depende de usted. Sus necesidades determinarán la mayor parte de lo que necesitará y no necesitará, pero también hay libertad para probar nuevas tecnologías y experimentar con diversos tipos de software y programas.

Aquí hay algunos que tal vez quieras considerar:

  • Google Apps:Una importante tendencia tecnológica en la última década ha sido la integración, y Google está liderando el camino en ese frente. Google Apps, una suite de oficina en línea que tiene más de 2 millones de suscriptores comerciales, está diseñada para manejar muchos de los requisitos de una oficina virtual. Por solo $ 5 o $ 10 por mes, dependiendo de sus necesidades de almacenamiento, puede obtener acceso a cuatro categorías diferentes de líneas de productos que están diseñadas para ayudarlo a comunicarse (Gmail, Hangouts, Calendario, Google+), almacenar documentos y archivos (Google Drive), colaborar (documentos, hojas, formularios, diapositivas y sitios) y administrar (administrador y bóveda).

¿Por qué invertir en estos productos? Según Kevin Routson de Bluehost, una popular plataforma de alojamiento web, “Las versiones gratuitas de Gmail, Google Drive, Google Hangouts, etc., son excelentes herramientas para que las personas las usen en sus vidas diarias. Pero cuando las empresas requieren más control, más colaboración y más profesionalismo, Google Apps for Work lo hace posible. No solo obtiene aplicaciones adicionales disponibles solo en Google Apps for Work, sino que también obtiene la facilidad de Gmail con la profesionalidad de su propio dominio, almacenamiento adicional en Gmail y Drive, mayor colaboración al sincronizar calendarios y archivos entre usuarios, funciones de seguridad mejoradas., administración completa para todas las cuentas de usuario, y más ".

  • Asistente virtual:Si bien puede sonar como algo salido de una película, en realidad puede contratar a un asistente virtual para que se encargue de sus tareas diarias como lo haría una recepcionista de oficina estándar. Algunas empresas ofrecen servicios de asistente virtual, y la mayoría se encarga de tareas como la entrada de datos, llamadas telefónicas, programación de citas, edición de documentos, gestión de redes sociales, correspondencia por correo electrónico y más.
  • Programas de gestión de proyectos:¿Su negocio involucra muchas partes móviles? Por ejemplo, ¿maneja una empresa de diseño en la que varias partes tocan sus proyectos antes de que se entreguen? Si es así, necesitará un software o plataforma de gestión de proyectos que le permita mejorar la colaboración y mejorar la comunicación entre los miembros del equipo. Dependiendo de sus necesidades, aquí hay una lista de algunas de las soluciones mejor calificadas.

Interacción con empleados y clientes

Si bien la tecnología lo ayudará a mantenerse conectado, el negocio virtual verdaderamente exitoso sabe cómo y cuándo interactuar de forma remota con empleados y clientes. No es algo que todos puedan hacer y requiere un conjunto de habilidades particular.


Vídeo: El Boom de la tecnología empresarial:


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