Cómo obtener respuestas sobre las finanzas de su negocio

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Al revisar sus informes financieros, ¿ve cosas que no le parecen correctas? Cuando le pregunta a su gerente de contabilidad acerca de ellos, ¿obtiene las respuestas que desea?

Si eres el propietario de un negocio que no puede obtener fácilmente respuestas a tus preguntas sobre los aspectos financieros de tu empresa, es un problema. Estas son las posibles razones por las que no puede obtener sus respuestas y lo que puede hacer para eliminar estos obstáculos a la transparencia financiera.

Vetando tus finanzas

Si es un propietario único, se encuentra en la vanguardia de la información sobre su negocio. Es posible que veas problemas que los demás no ven porque carecen de tu conocimiento. Si su negocio es más complejo, con autoridad compartida, debe asegurarse de que la autoridad coincida con la responsabilidad de revisar y confirmar la exactitud financiera. Esto no significa enterrarse en los detalles. Significa escanear el "panorama general" y pedir a otras personas que proporcionen respuestas cuando las cosas no tienen sentido para usted. No deje de hacer preguntas hasta que esté satisfecho de que puede responderlas a su banquero o inversionistas.

Aquí hay algunos de los errores que podrían causar confusión financiera:

Error contable: Es posible que las transacciones se registren en la categoría de contabilidad incorrecta o que haya problemas de tiempo. Los problemas de tiempo pueden ser fáciles de identificar. Al comparar los estados de ingresos del tercer y cuarto trimestre de un cliente, recientemente encontré cuatro entradas para las primas de seguro de salud en el tercer trimestre y dos en el cuarto trimestre. Las transacciones erróneamente reservadas también pueden a veces ser fáciles de detectar. Una vez encontré una "batería de tanque" en el campo petrolero de $ 30,000 reservada para viajes y entretenimiento después de ver el saldo mensual de esa cuenta fuera de línea con los meses anteriores.

Falta información: A veces me doy cuenta de que la contabilidad simplemente no está "en el círculo" sobre alguno o todos los aspectos de una transacción financiera. Hace años, uno de nuestros abogados corporativos llamó al gerente de cuentas por pagar y comenzó a desquitarlo porque a uno de sus vendedores no le habían pagado. Donald revisó sus registros, informó que no pudo encontrar la factura y le preguntó si ella podría saber dónde estaba. Ella respondió que estaba justo allí en su escritorio (para su aprobación y para ser remitida a las cuentas por pagar para el pago). ¡No estoy inventando esto!

Olvido: Es posible que sepas, pero que hayas olvidado un evento que haría que las finanzas fueran diferentes de lo esperado. Recientemente descubrí que las bonificaciones del tercer trimestre habían ocasionado mayores gastos de nómina que en el cuarto trimestre, a pesar de que el número de empleados aumentó en el cuarto trimestre.

No es importante que lo hayas olvidado. Qué es es importante que esté haciendo las preguntas correctas y que exija respuestas hasta que esté seguro de que sus finanzas reflejan realmente los resultados de sus operaciones.

Estas son algunas de las razones por las que es posible que no esté recibiendo respuestas oportunas a sus preguntas:

Problema de entrenamiento: En la mayoría de los casos, los usuarios solo dominan un pequeño porcentaje de las capacidades de una aplicación. La capacitación adecuada del software dará como resultado una mayor productividad y precisión para sus empleados. También podría permitirle hacer un mejor trabajo con un personal de contabilidad más pequeño. Recientemente descubrí una característica del software de contabilidad QuickBooks que me permitió analizar tres años de datos en aproximadamente dos horas, una tarea que de otra manera llevaría dos días. Un poco de conocimiento nuevo mejoró mi productividad doce veces; No es un mal retorno de la inversión.

Software de contabilidad inadecuado: Si su software de contabilidad no se ajusta a su negocio, es probable que esté pagando un alto precio. No está obteniendo la información específica que necesita y su departamento de contabilidad no es productivo y tiene demasiado trabajo. Recientemente trabajé con una casa de suministros de oficina que recibía alrededor de 10,000 pedidos por mes para más de 19,000 artículos de línea. No era práctico contratar a un equipo de contadores para reconciliar manualmente las facturas con las órdenes de compra. Necesitaban la facturación integrada de los proveedores, mediante la cual los proveedores envían las facturas electrónicamente para ser verificadas contra las órdenes de compra por computadora.

Recursos inadecuados: Hay un viejo dicho, "basura en / basura fuera". La contabilidad oportuna y precisa es una responsabilidad de toda la empresa. Aquellos que tienen la autoridad para crear compromisos financieros para la empresa tienen la responsabilidad de proporcionar información suficiente para que la contabilidad pueda registrar adecuadamente las transacciones. La contabilidad podría ser "insuficiente" porque están gastando más tiempo tratando de obtener respuestas sobre las transacciones que grabándolas.

Personal inadecuado: Es posible que su personal de contabilidad no tenga el conjunto de habilidades adecuado para su negocio. Es posible que no tenga un personal adecuado para manejar la carga de trabajo. Ser un experto en Microsoft Word no lo convierte en un escritor profesional. Tampoco ser un experto en una aplicación de contabilidad en particular imparte una comprensión de los principios de contabilidad generalmente aceptados. No confunda a una persona de entrada de datos con un contador.


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