Cómo mantener bajos los costos de la tecnología

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Para muchas empresas emergentes, los costos de la tecnología pueden aumentar a medida que se adquieren nuevos equipos y sistemas. Aquí hay algunos consejos sobre cómo mantener sus costos de tecnología de manera segura dentro de su presupuesto.

Para muchos dueños de negocios, el gasto en tecnología representa una buena parte del presupuesto anual. En particular, en la fase de inicio, los costos de la tecnología pueden aumentar a medida que adquiere nuevos equipos y sistemas para que su negocio incipiente despegue.

Sin embargo, hay algunos consejos que puede seguir para mantener bajos los costos de la tecnología y que estén contenidos de manera segura dentro del presupuesto de una pequeña empresa.

En primer lugar, averigüe qué tecnologías realmente necesita y qué tan avanzadas deben ser. Las tecnologías en las que usted invierte deben satisfacer los requisitos básicos del negocio; deberían agregar valor a su negocio y darle un retorno de su inversión, incluso si se trata de un rendimiento intangible como la satisfacción del cliente.

A continuación, querrá investigar qué productos y servicios están disponibles dentro de su presupuesto. Ponga su red a lo largo y ancho hablando con un consultor de TI de confianza y con diferentes fabricantes de productos, así como realizando su propia investigación en línea. Cuanta más información tenga sobre la tecnología, más opciones tendrá disponibles.

Un consultor informático bien informado puede ser su mejor aliado. Si conocen su negocio, a menudo pueden identificar lo que necesita o recomendar una variedad de soluciones para elegir. Si aún no tiene un consultor, asegúrese de consultar Cómo elegir un consultor de TI.

La adquisición de tecnología rara vez es tan sencilla como comprar productos electrónicos u otros equipos debido a los costos adicionales, como el diseño del sistema, la instalación, el mantenimiento y el soporte.

Antes de comprar, querrá calcular el costo total de propiedad (TCO) para asegurarse de que se mantiene dentro del presupuesto y tratar de planificar actualizaciones y características adicionales para que estos costos no sean una sorpresa en el futuro. A veces, calcular el TCO puede ser complicado, por lo que, una vez más, es posible que desee pedir ayuda a su asesor de TI.

Si lo que busca es hardware, determine si necesita el equipo nuevo o si puede utilizarlo. A menudo, puede encontrar computadoras portátiles usadas de calidad a una fracción del costo de las nuevas, por ejemplo. Pero si decide comprar el equipo utilizado, asegúrese de obtenerlo de un proveedor de confianza y pregunte acerca de las garantías y el soporte.

Si está comprando equipo nuevo, la mayoría de los grandes proveedores ofrecen una gama de productos y servicios dirigidos a clientes de pequeñas empresas, con precios más moderados y una variedad de opciones de financiamiento.

Una de estas opciones es el arrendamiento, que le brinda las ventajas de no tener costos iniciales y una tarifa mensual fija. Sin embargo, asegúrese de calcular el costo total del contrato de arrendamiento antes de firmar un contrato, ya que podría estar pagando más por el equipo durante el período del contrato de arrendamiento que si lo comprara directamente.

Si está comprando varios productos de un proveedor, también puede tratar de negociar una tarifa combinada. Los proveedores están más abiertos a la negociación de lo que cree, así que solicite un descuento y vea qué sucede.

Las pruebas gratuitas le ofrecen otra oportunidad para ahorrar dinero. Las compañías de software y servicios a veces ofrecen pruebas de 30 o 60 días, y si le gusta el producto, puede negociar un descuento al inscribirse.

Algunas tecnologías tienen un costo inicial más alto, pero le ahorrarán dinero a largo plazo, como el protocolo de voz sobre Internet (VoIP). VoIP puede ahorrar a las empresas miles de dólares al año en llamadas de larga distancia y otras comunicaciones, por lo que no pase por alto las ventajas de pagar por tecnologías de vanguardia con un pago a largo plazo.

Finalmente, es posible que desee considerar la posibilidad de subcontratar o suscribirse a servicios administrados que ofrecen un costo mensual fijo. Con una planificación e investigación suficientes, puede mantener bajos los costos de la tecnología y su negocio en funcionamiento.

Asegúrese de leer Cómo desarrollar una estrategia de inversión en tecnología para obtener consejos útiles sobre cómo implementar una estrategia que se alinee con los objetivos específicos de su organización.


Scarlet Pruitt es un escritor independiente y consultor de negocios con sede en San Francisco. Ha cubierto negocios y tecnología para publicaciones en los EE. UU., Europa y América Latina.


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