Cómo mejorar las finanzas de tu pequeña empresa este otoño

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Los registros contables sólidos son importantes para el trato con el irs, pero una comprensión sólida de las finanzas de su pequeña empresa también puede ayudarlo a crecer.

Cuando está administrando una pequeña empresa, las cosas como los balances y la planificación a largo plazo a menudo quedan atrás a las necesidades diarias de sus clientes. Como empresario, sé cómo te sientes cuando tienes más trabajo del que puedes manejar o tienes que pasar tus días pensando en cómo hacer más negocios.

Como resultado, muchos propietarios de pequeñas empresas no tienen una comprensión firme de sus finanzas. Algunas empresas simplemente no mantienen registros durante todo el año y, en cambio, cuentan todo el tiempo de impuestos. Otros son disciplinados acerca de mantener buenos registros, pero nunca miran los números para aprender sobre su negocio.

Los registros contables sólidos son importantes para cualquier trato con el IRS, pero también pueden ser una herramienta poderosa para hacer crecer su negocio. Cuando tiene un control firme sobre las finanzas de su negocio, se encuentra en una mejor posición para saber dónde concentrar su tiempo y corregir cualquier aspecto que esté frenando su negocio. Aquí hay cinco consejos fáciles para llegar a ser más inteligente financieramente:

1. Armar un sistema de organización de gastos e ingresos.

La contabilidad de las pequeñas empresas no es muy complicada: debe realizar un seguimiento de lo que su empresa gasta (gastos) y de lo que recibe (ingresos). Para empezar, querrá registrar cuidadosamente todos sus recibos (gastos de viaje, recibos de suministros de oficina, facturas de su empresa de alojamiento de correo electrónico / web, facturas de teléfonos celulares, etc.), así como sus recibos de ingresos (facturas, talones de cheques, cinta de la caja registradora, registros de PayPal, etc). Luego, deberá ingresar esta información en algún lugar para que los números tengan sentido.

El software de contabilidad automatiza la mayor parte del trabajo para usted y, afortunadamente, existen algunas opciones muy buenas y asequibles, como Mint o QuickBooks. También hay aplicaciones dedicadas para realizar un seguimiento de los gastos, como MileBug (kilometraje), Expensify (gastos) y Shoeboxed (recibos en papel). Encuentra el sistema correcto que funcione para ti. No necesariamente tiene que ser el software más caro y robusto disponible; a veces, más simple es mejor si significa que lo usarás con regularidad.

2. Comience a mirar sus números cada mes

El objetivo de organizar sus registros no es solo evitar una auditoría; desea ver tendencias y números que pueden hacer o deshacer su negocio. Por ejemplo, necesita saber cuánto efectivo tiene disponible su negocio, su tasa de crecimiento, su margen de beneficio y cuánto se le debe. Puede comparar este mes o trimestre con el mismo período del año pasado. ¿Son sus tendencias estacionales? ¿Su negocio está creciendo? ¿Son sus productos / servicios valorados correctamente? ¿Está perdiendo dinero de un determinado producto / servicio? La mayoría del software financiero puede juntar estos tipos de informes en segundos para usted.

3. Ponte al día con tus cuentas por cobrar

Muchas pequeñas empresas trabajan arduamente para cerrar la venta, pero no invierten tanto tiempo en administrar las cuentas por cobrar. Los problemas de flujo de efectivo pueden no ser una cuestión de ventas pobres, sino cuentas por cobrar deficientes.

Puede ayudar a evitar problemas de cobro al hacer que los clientes le paguen lo más fácil posible; por ejemplo, al aceptar tarjetas de crédito, aceptar pagos electrónicamente y usar la captura de cheques a distancia para depositar cheques sin tener que dirigirse al banco. Puede buscar aplicaciones como Square para aceptar tarjetas de crédito y FreshBooks para facturar. Sin embargo, no importa qué tipo de método use, depende de usted facturar a sus clientes lo más rápido posible, establecer términos de pago que estén en línea con su industria y estar al tanto de las cuentas vencidas.

4. Comprende tu ciclo de flujo de efectivo

Si entiende el ciclo de flujo de efectivo regular de su negocio, puede planificar y reducir mejor el estrés que se genera cuando el efectivo es escaso. ¿Cuánto tiempo le toma cobrar sus cuentas por cobrar? ¿Qué tan rápido necesita pagar sus facturas? ¿Necesita ayuda para financiar esta propagación?

Puede que ni siquiera se dé cuenta, pero todas las empresas tienen cierto grado de tendencias estacionales. Al ejecutar los informes financieros para el (los) año (s), puede comprender cómo su empresa va y viene a fluir a lo largo del año y planificar en consecuencia. Por ejemplo, cuando sabe que el trabajo es ligero cada agosto, puede optar por vacaciones o utilizar el tiempo para planificar el año.

5. Póngase en contacto con un contador

Este es un momento perfecto del año para trabajar con un contador o asesor financiero de pequeñas empresas. Eso es porque todavía hay tiempo para actuar sobre cualquier sugerencia para sus impuestos de 2014.

Si no está interesado en tener a alguien que maneje sus libros de manera continua, puede organizar una reunión de consulta en la que pueda hacer todas las preguntas sobre las que se ha estado preguntando a lo largo de los años: ¿Cómo puedo reducir mis impuestos de trabajo por cuenta propia? ¿Debo seguir siendo propietario único o convertirme en una LLC? ¿Cuál es la mejor manera de manejar los costos de mi inventario? ¿Cuánto puedo costar de mis gastos de viaje?

Pensamientos finales

Debe tener su información financiera organizada para declarar sus impuestos. ¿Por qué no mantenerse al día con su contabilidad durante todo el año para que se convierta en un activo estratégico?


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