La importancia de realizar una auditoría del Formulario I-9, incluso si su empresa no emplea personal no estadounidense. Trabajadores

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Publicación patrocinada. Completar el formulario i-9 correctamente es el aspecto más importante del cumplimiento de la ley de inmigración para su empresa y su defensa clave contra las multas y demandas del gobierno.

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Por Jaime Lizotte

Si su empresa emplea trabajadores que no son ciudadanos de los EE. UU., Es importante asegurarse de que cumple con la ley federal manteniendo registros de empleo precisos.

Completar el Formulario I-9 correctamente es el aspecto más importante del cumplimiento de la inmigración. Cuando se hace correctamente, sus formularios I-9 completados son su mejor prueba de cumplimiento y su defensa clave contra las multas y demandas del gobierno.

Sin embargo, incluso si todos sus empleados están legalmente autorizados para trabajar en este país, todavía puede enfrentar multas por mantener formularios I-9 inexactos o incompletos.

Una auto-auditoría puede hacer mucho para minimizar las multas y los riesgos de responsabilidad por violaciones a la ley de inmigración. Los principales objetivos de una auto-auditoría I-9 son:

  • Identificar y corregir errores y omisiones;
  • Elimine los registros que ya no necesita mantener;
  • Asegúrese de que no está empleando inadvertidamente a un trabajador indocumentado.

El proceso de auditoria

Primero, verifique que tenga un Formulario I-9 para cada empleado contratado actualmente después de 6 de noviembre de 1986. Luego, revise cada I-9 para asegurarse de que toda la información esté completa (incluida la información básica, como el nombre y la dirección de su empresa).

Luego, verifique cada formulario para asegurarse de que haya revisado y registrado la combinación adecuada de documentos de la Lista A, B y C (un elemento de la Lista A o una combinación de un elemento de la Lista B y un elemento de la Lista C). Asegúrese de no haber registrado (o presentado copias de) más o diferentes documentos de los necesarios.

Y, por último, si guarda fotocopias de los documentos de identificación presentados por los empleados, sea coherente y asegúrese de tener copias para todos los empleados. Verifique las fechas de vencimiento de los documentos enumerados en la Sección 2 (y el estado de la autorización de trabajo en la Sección 1) y asegúrese de que las verificaciones se rastreen y completen a tiempo. No es necesario volver a verificar los documentos para ciudadanos de los Estados Unidos o residentes permanentes. Solo tiene que volver a verificar los documentos vencidos para los trabajadores extranjeros con residencia temporal.

Purgue formas innecesarias de I-9

Deseche los formularios que ya no está obligado a cumplir con la regla de retención de tres años / un año. Debe conservar un Formulario I-9 para cada empleado durante tres años después del primer día de trabajo del empleado o durante un año después del último día de trabajo del empleado, el que sea posterior.

Por lo tanto, debe tener un formulario I-9 en el archivo para cada empleado actual contratado después del 6 de noviembre de 1986, así como para los empleados que recientemente abandonaron la empresa. Aquí hay un ejemplo:

Un empleado fue contratado el 4/1/16 y terminó el 8/1/17.

Paso 1: Identifique la fecha de contratación y agregue tres años.
1/4/16 + 3 años = 4/1/19

Paso 2: Identifique la fecha de terminación y agregue 1 año.
8/1/17 + 1 año = 8/1/18

Paso 3: Compara las dos fechas.
Compara 4/1/19 y 8/1/18

Resultado: La fecha posterior es el 1/4/19. Por lo tanto, en este caso, debe conservar el Formulario I-9.
Hasta el 1 de abril de 2019.

¿Qué hacer si descubres un problema?

Al realizar una auto-auditoría I-9, puede encontrar que:

Le falta un Formulario I-9 para un empleado. En este caso, pídale al empleado que complete la Sección 1 del Formulario I-9 inmediatamente y presente la documentación como se requiere en la Sección 2. El formulario nuevo debe tener la fecha cuando se complete, nunca con fecha anterior.

Un empleado ha estado trabajando sin autorización de documentación. Esto podría deberse a que un formulario I-9 no se completó correctamente en primer lugar, o porque la autorización de trabajo del empleado ha caducado. Si este es el caso, notifique al empleado (en privado) la discrepancia.

Debe proporcionar al empleado una copia del Formulario I-9 y cualquier papeleo que lo acompañe. Luego pídale al empleado que proporcione la documentación correcta o actualizada. En cualquier caso, si un empleado no puede presentar la documentación adecuada, debe despedir al empleado de inmediato. Si no lo hace, corre el riesgo de recibir multas por “a sabiendas” de seguir empleando a un trabajador no autorizado. Asegúrese de aplicar esta estricta política de terminación de forma sistemática para evitar posibles reclamaciones de discriminación.

Corrigiendo errores I-9

No puede corregir errores u omisiones en la Sección 1 del formulario. Si descubre un problema en la Sección 1, pídale al empleado que haga la corrección. Los empleadores solo pueden realizar cambios en la Sección 2 o la Sección 3 del Formulario I-9.

Los empleados que necesiten asistencia para corregir o ingresar información en la Sección 1 pueden hacer que un preparador y / o traductor los ayude.

En cualquier caso, la persona que realiza la corrección debe

  • Dibuja una línea a través de la información incorrecta;
  • Ingrese la información correcta u omitida;
  • Inicial y fecha la corrección o información añadida.

Aliviar la carga

Considere usar una herramienta en línea para verificar la identidad y la elegibilidad de empleo de los nuevos empleados. Una solución electrónica de recursos humanos puede acelerar el tiempo requerido para completar nuevos formularios para empleados, y ayudarlo a cumplir con los requisitos federales de presentación.

Sobre el Autor

Post por Jaime Lizotte

Jaime se unió al equipo de desarrollo de productos en HRdirect Smart Apps en 2007. Desde entonces, ha administrado y desarrollado numerosas soluciones de recursos humanos, desde herramientas de capacitación y productos de seguridad hasta software de informes de impuestos y recursos humanos.

Antes de unirse a HRdirect Smart Apps, Jaime era un gerente de recursos humanos en una pequeña empresa de marketing. Su experiencia práctica como profesional de recursos humanos le da una perspectiva única de los desafíos diarios de los empleadores de pequeñas empresas a medida que desarrolla productos de próxima generación para facilitar la gestión de los empleados.

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Sitio web: hrdirectapps.com
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Por Jaime Lizotte

Si su empresa emplea trabajadores que no son ciudadanos de los EE. UU., Es importante asegurarse de que cumple con la ley federal manteniendo registros de empleo precisos.

Completar el Formulario I-9 correctamente es el aspecto más importante del cumplimiento de la inmigración. Cuando se hace correctamente, sus formularios I-9 completados son su mejor prueba de cumplimiento y su defensa clave contra las multas y demandas del gobierno.

Sin embargo, incluso si todos sus empleados están legalmente autorizados para trabajar en este país, todavía puede enfrentar multas por mantener formularios I-9 inexactos o incompletos.

Una auto-auditoría puede hacer mucho para minimizar las multas y los riesgos de responsabilidad por violaciones a la ley de inmigración. Los principales objetivos de una auto-auditoría I-9 son:

  • Identificar y corregir errores y omisiones;
  • Elimine los registros que ya no necesita mantener;
  • Asegúrese de que no está empleando inadvertidamente a un trabajador indocumentado.

El proceso de auditoria

Primero, verifique que tenga un Formulario I-9 para cada empleado contratado actualmente después de 6 de noviembre de 1986.Luego, revise cada I-9 para asegurarse de que toda la información esté completa (incluida la información básica, como el nombre y la dirección de su empresa).

Luego, verifique cada formulario para asegurarse de que haya revisado y registrado la combinación adecuada de documentos de la Lista A, B y C (un elemento de la Lista A o una combinación de un elemento de la Lista B y un elemento de la Lista C). Asegúrese de no haber registrado (o presentado copias de) más o diferentes documentos de los necesarios.

Y, por último, si guarda fotocopias de los documentos de identificación presentados por los empleados, sea coherente y asegúrese de tener copias para todos los empleados. Verifique las fechas de vencimiento de los documentos enumerados en la Sección 2 (y el estado de la autorización de trabajo en la Sección 1) y asegúrese de que las verificaciones se rastreen y completen a tiempo. No es necesario volver a verificar los documentos para ciudadanos de los Estados Unidos o residentes permanentes. Solo tiene que volver a verificar los documentos vencidos para los trabajadores extranjeros con residencia temporal.

Purgue formas innecesarias de I-9

Deseche los formularios que ya no está obligado a cumplir con la regla de retención de tres años / un año. Debe conservar un Formulario I-9 para cada empleado durante tres años después del primer día de trabajo del empleado o durante un año después del último día de trabajo del empleado, el que sea posterior.

Por lo tanto, debe tener un formulario I-9 en el archivo para cada empleado actual contratado después del 6 de noviembre de 1986, así como para los empleados que recientemente abandonaron la empresa. Aquí hay un ejemplo:

Un empleado fue contratado el 4/1/16 y terminó el 8/1/17.

Paso 1: Identifique la fecha de contratación y agregue tres años.
1/4/16 + 3 años = 4/1/19

Paso 2: Identifique la fecha de terminación y agregue 1 año.
8/1/17 + 1 año = 8/1/18

Paso 3: Compara las dos fechas.
Compara 4/1/19 y 8/1/18

Resultado: La fecha posterior es el 1/4/19. Por lo tanto, en este caso, debe conservar el Formulario I-9.
Hasta el 1 de abril de 2019.

¿Qué hacer si descubres un problema?

Al realizar una auto-auditoría I-9, puede encontrar que:

Le falta un Formulario I-9 para un empleado. En este caso, pídale al empleado que complete la Sección 1 del Formulario I-9 inmediatamente y presente la documentación como se requiere en la Sección 2. El formulario nuevo debe tener la fecha cuando se complete, nunca con fecha anterior.


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