Es un buen momento para limpiar los archivos de personal

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Los archivos de personal pueden contener una gran cantidad de información valiosa, pero también pueden rellenarse con elementos y documentos innecesarios que no deben conservarse o pertenecer a lugares separados por razones legales.

El viernes limpié todos mis archivos. Revisé todas las carpetas y tomé decisiones para guardar, triturar y reciclar. Se sintió bien purgar documentos duplicados, información obsoleta y reorganizar un poco para facilitar el acceso. Es un buen momento del año para abordar todos sus archivos comerciales. Los archivos de personal de los empleados son un buen lugar para comenzar.

Los archivos de personal pueden contener una gran cantidad de información valiosa, pero también pueden rellenarse con elementos y documentos innecesarios que no deben conservarse o pertenecer a lugares separados por razones legales. He examinado archivos grandes que incluyen 20 años de solicitudes de vacaciones y múltiples copias de correos electrónicos que describen promociones y transferencias. Con frecuencia hay más de algunas sorpresas en los archivos de personal; una lista de referencias para varios empleados, un formulario I-9 que indica claramente que el empleado no es elegible para trabajar en los EE. UU. e información confidencial sobre la participación en un programa de rehabilitación de drogas. Para ahorrarle tiempo y dolores de cabeza, he reunido algunas pautas básicas para los archivos de su personal.

Guarde lo siguiente en los archivos de personal:

Información sobre el empleado.

  • Curriculum vitae o solicitud de empleo.
  • Verificaciones de referencia
  • Información de Contacto en caso de Emergencia
  • Dirección y número de teléfono.
  • Carta de oferta

Información relacionada con el desempeño laboral.

  • Evaluaciones
  • Acción disciplinaria
  • Elogios
  • Notas de agradecimiento y cartas de clientes satisfechos, proveedores, etc.
  • Seguimiento de ausentismo / ausencia
  • Acuse de recibo / recibo del manual del empleado

Información sobre el trabajo que realiza el empleado.

  • Formularios de nueva contratación
  • Resultados o registros de entrenamiento.
  • Registros de propiedad emitida por la compañía
  • Copias de las licencias y certificaciones requeridas.
  • Registros de aumentos, promociones e incentivos o premios.

Los siguientes elementos nunca deben guardarse en archivos de personal:

  • Reclamaciones de discriminación
  • Registros de la EEOC
  • Formularios I-9 e información de respaldo
  • Información sobre la asistencia de los empleados.
  • Información médica

  • Cualquier artículo que no se relacione directamente con el empleo de una persona, como: Información sobre creencias religiosas o políticas o actividades externas, resultados de verificación de crédito, resultados de verificación de antecedentes penales y resultados de pruebas de drogas.

Una revisión efectiva comenzará con una lista de todos los empleados activos. Esta es una buena manera de encontrar archivos en la ubicación incorrecta e identificar los archivos faltantes. Realice una búsqueda exhaustiva de los archivos faltantes para asegurarse de que la información personal no esté expuesta y cree un nuevo archivo si no se encuentra el original.

Revisar y limpiar los archivos de personal puede ser un gran proyecto para un interno. Este es un buen momento del año para encontrar un estudiante universitario con algunas semanas de descanso antes de regresar a la escuela. Asegúrese de que entiendan la naturaleza confidencial de la información cuando asigne la tarea y la importancia de asegurar la información del empleado. Triture o destruya cualquier información eliminada de los archivos que contengan datos confidenciales o personales. La copia de 10 páginas de las reglas de seguridad de 1988 se puede depositar en la papelera de reciclaje después de que haya eliminado el formulario de inscripción de 5 años para un plan médico que ya no ofrece.

Cree archivos separados para toda la información de beneficios que se elimina de los archivos de personal. Describiré las pautas para estos en otra publicación. Cuando se limpien los archivos de personal, será más fácil encontrar información y podrá usar pautas más claras para futuras presentaciones.


El viernes limpié todos mis archivos. Revisé todas las carpetas y tomé decisiones para guardar, triturar y reciclar. Se sintió bien purgar documentos duplicados, información obsoleta y reorganizar un poco para facilitar el acceso. Es un buen momento del año para abordar todos sus archivos comerciales. Los archivos de personal de los empleados son un buen lugar para comenzar.

Los archivos de personal pueden contener una gran cantidad de información valiosa, pero también pueden rellenarse con elementos y documentos innecesarios que no deben conservarse o pertenecer a lugares separados por razones legales. He examinado archivos grandes que incluyen 20 años de solicitudes de vacaciones y múltiples copias de correos electrónicos que describen promociones y transferencias. Con frecuencia hay más de algunas sorpresas en los archivos de personal; una lista de referencias para varios empleados, un formulario I-9 que indica claramente que el empleado no es elegible para trabajar en los EE. UU. e información confidencial sobre la participación en un programa de rehabilitación de drogas. Para ahorrarle tiempo y dolores de cabeza, he reunido algunas pautas básicas para los archivos de su personal.

Guarde lo siguiente en los archivos de personal:

Información sobre el empleado.

  • Curriculum vitae o solicitud de empleo.
  • Verificaciones de referencia
  • Información de Contacto en caso de Emergencia
  • Dirección y número de teléfono.
  • Carta de oferta

Información relacionada con el desempeño laboral.

  • Evaluaciones
  • Acción disciplinaria
  • Elogios
  • Notas de agradecimiento y cartas de clientes satisfechos, proveedores, etc.
  • Seguimiento de ausentismo / ausencia
  • Acuse de recibo / recibo del manual del empleado

Información sobre el trabajo que realiza el empleado.

  • Formularios de nueva contratación
  • Resultados o registros de entrenamiento.
  • Registros de propiedad emitida por la compañía
  • Copias de las licencias y certificaciones requeridas.
  • Registros de aumentos, promociones e incentivos o premios.

Los siguientes elementos nunca deben guardarse en archivos de personal:

  • Reclamaciones de discriminación
  • Registros de la EEOC
  • Formularios I-9 e información de respaldo
  • Información sobre la asistencia de los empleados.
  • Información médica

  • Cualquier artículo que no se relacione directamente con el empleo de una persona, como: Información sobre creencias religiosas o políticas o actividades externas, resultados de verificación de crédito, resultados de verificación de antecedentes penales y resultados de pruebas de drogas.

Una revisión efectiva comenzará con una lista de todos los empleados activos. Esta es una buena manera de encontrar archivos en la ubicación incorrecta e identificar los archivos faltantes. Realice una búsqueda exhaustiva de los archivos faltantes para asegurarse de que la información personal no esté expuesta y cree un nuevo archivo si no se encuentra el original.

Revisar y limpiar los archivos de personal puede ser un gran proyecto para un interno. Este es un buen momento del año para encontrar un estudiante universitario con algunas semanas de descanso antes de regresar a la escuela. Asegúrese de que entiendan la naturaleza confidencial de la información cuando asigne la tarea y la importancia de asegurar la información del empleado. Triture o destruya cualquier información eliminada de los archivos que contengan datos confidenciales o personales. La copia de 10 páginas de las reglas de seguridad de 1988 se puede depositar en la papelera de reciclaje después de que haya eliminado el formulario de inscripción de 5 años para un plan médico que ya no ofrece.

Cree archivos separados para toda la información de beneficios que se elimina de los archivos de personal. Describiré las pautas para estos en otra publicación. Cuando se limpien los archivos de personal, será más fácil encontrar información y podrá usar pautas más claras para futuras presentaciones.


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