¿Nuevo empleado? Utilice el nuevo formulario I-9

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La nueva forma i-9 no es muy diferente de la anterior. Tómese un poco de tiempo para leer las instrucciones y asegúrese de estar usando el formulario correcto.

Es muy probable que se haya perdido el hecho de que USCIS (Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU.) Emitió un nuevo Formulario I-9 con un requisito para uso por parte de los empleadores a partir del 9 de mayo de 2013. Mi uso del "Formulario I-9" no fue un error. Esa es la forma en que USCIS se refiere al documento que la mayoría de los empleadores llaman el I-9. La semántica no es importante. Pero es importante que el formulario actualmente en uso lea "Formulario I-9 de USCIS OMB No 1615-0047 Vence el 31/03/2016 ″ en la esquina superior derecha.

¿Tengo que hacer que todos llenen un nuevo I-9?

No, el I-9 se completa cuando un nuevo empleado comienza a trabajar. Cuando se usa el formulario correcto, los empleadores no tienen que llamar a los empleados para completar otro formulario con cada actualización de USCIS. No hay un horario regular pero los formularios parecen actualizarse cada pocos años. La finalización de la I-9 se convirtió en un requisito del empleador en 1986 con la promulgación de la reforma federal de inmigración. Incluso si tiene solo 1 empleado, debe completar y conservar correctamente los formularios I-9, no son necesarios para los contratistas.

Estoy inundado; ¿Puedo completar el formulario la próxima semana?

El I-9 impone a los empleadores la carga de verificar la documentación de que los individuos tienen el derecho legal de trabajar en los EE. UU. Y no, no puede esperar una semana para completar el formulario. Hay dos páginas para el nuevo formulario; uno completado por el empleado y otro para ser completado por el empleador. La página del empleado debe completarse y firmarse a más tardar el primer día de empleo, pero nunca antes de que un empleado acepte una oferta de trabajo. He visto a los empleadores grapar un I-9 para que se llene con una solicitud de empleo, no es una buena idea. Esto podría generar señales de alerta sobre la discriminación al eliminar a los candidatos que no son ciudadanos de los EE. UU. Los empleadores deben completar su parte antes del final del tercer día hábil después de la fecha de contratación. Entonces, si Susan acepta un trabajo el 10 de mayo, para comenzar a trabajar el 21 de mayo, puede devolverle el I-9 en su primer día de trabajo y debe completar el formulario a más tardar al final del Día 23 de mayo.

¡Oh no, no es una forma más larga!

El nuevo I-9 resultó en una tormenta de comentarios negativos en recursos humanos y en algunos foros de pequeñas empresas, principalmente sobre la expansión del formulario de una página anterior a dos. De hecho, creo que la nueva forma es más clara y fácil para los empleadores. Se ve desalentador cuando ve sus 9 páginas, pero la parte de "relleno" en realidad es solo de dos páginas. Las páginas 1 a 6 son instrucciones, la página 7 es la página del empleado y la página 8 es la sección del empleador. La página 9 es una lista de documentos aceptables como se incluyó en el formulario anterior. Las instrucciones son bastante claras y el contenido es similar al formulario anterior con algunas aclaraciones y adiciones.

El nuevo formulario tiene casillas para que un empleado incluya un correo electrónico y un número de teléfono. Estos son opcionales, al igual que el número de seguridad social, a menos que el empleador participe en E-Verify, un sistema basado en Internet que compara la información proporcionada a las bases de datos de Seguridad Nacional y Seguridad Social. Las líneas para indicar el estado de ciudadano / residente de los EE. UU. Son más grandes y más prominentes, una mejora con respecto al cuadro anterior donde a menudo los empleados verificaban más de una opción. La página del empleador también está ahora más extendida. Me gusta especialmente la línea única donde se incluye el primer día de trabajo del empleado. En formularios anteriores, esto estaba justo en el medio de un párrafo del texto y, a menudo, se saltaba.

¿Me costará un pequeño error después de enviar el formulario?

En primer lugar los empleadores no envían los formularios a ninguna parte. Se conservan para los empleados actuales y por un tiempo después de que alguien se va. Las pautas para el almacenamiento y la actualización de los formularios I-9 si la visa de trabajo de un empleado caducó pueden ser complicadas. USCIS proporciona un Manual completo para empleadores que incluso incluye ejemplos de los tipos de documentos que los empleados pueden presentar para demostrar su elegibilidad para trabajar. Y las infracciones de papeleo pueden resultar en multas que oscilan entre $ 110 y $ 1,100 por cada error. Si bien las auditorías I-9 realizadas por el gobierno no son comunes, el número está aumentando considerablemente. En 2004, solo se hicieron 3, un número que saltó a 500 en 2008 y llegó a más de 3,000 en 2012. Las auditorías generalmente son activadas por un empleado descontento que llama a Seguridad Nacional para informar: "Gino no está trabajando aquí legalmente". Auditores también se dirigen a empresas conectadas a centrales eléctricas, servicios de alimentos, aeropuertos y cualquier cosa que pueda estar relacionada con la seguridad nacional.

Por lo tanto, no es necesario contratar a un nuevo empleado para mantenerse al día con la actualización del formulario I-9. Si hay algunos puntos débiles en el proceso, se requerirá cierto trabajo para identificar los procedimientos de actualización de problemas y corregir los formularios existentes. Leer las instrucciones y usar el nuevo I-9 es un gran comienzo. Vuelva a consultar aquí para obtener más detalles con sugerencias y consejos para evitar las multas y las interrupciones que pueden resultar de una auditoría.

Es muy probable que se haya perdido el hecho de que USCIS (Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU.) Emitió un nuevo Formulario I-9 con un requisito para uso por parte de los empleadores a partir del 9 de mayo de 2013. Mi uso del "Formulario I-9" no fue un error. Esa es la forma en que USCIS se refiere al documento que la mayoría de los empleadores llaman el I-9. La semántica no es importante. Pero es importante que el formulario actualmente en uso lea "Formulario I-9 de USCIS OMB No 1615-0047 Vence el 31/03/2016 ″ en la esquina superior derecha.

¿Tengo que hacer que todos llenen un nuevo I-9?

No, el I-9 se completa cuando un nuevo empleado comienza a trabajar. Cuando se usa el formulario correcto, los empleadores no tienen que llamar a los empleados para completar otro formulario con cada actualización de USCIS. No hay un horario regular pero los formularios parecen actualizarse cada pocos años. La finalización de la I-9 se convirtió en un requisito del empleador en 1986 con la promulgación de la reforma federal de inmigración. Incluso si tiene solo 1 empleado, debe completar y conservar correctamente los formularios I-9, no son necesarios para los contratistas.

Estoy inundado; ¿Puedo completar el formulario la próxima semana?

El I-9 impone a los empleadores la carga de verificar la documentación de que los individuos tienen el derecho legal de trabajar en los EE. UU. Y no, no puede esperar una semana para completar el formulario. Hay dos páginas para el nuevo formulario; uno completado por el empleado y otro para ser completado por el empleador. La página del empleado debe completarse y firmarse a más tardar el primer día de empleo, pero nunca antes de que un empleado acepte una oferta de trabajo. He visto a los empleadores grapar un I-9 para que se llene con una solicitud de empleo, no es una buena idea. Esto podría generar señales de alerta sobre la discriminación al eliminar a los candidatos que no son ciudadanos de los EE. UU. Los empleadores deben completar su parte antes del final del tercer día hábil después de la fecha de contratación. Entonces, si Susan acepta un trabajo el 10 de mayo, para comenzar a trabajar el 21 de mayo, puede devolverle el I-9 en su primer día de trabajo y debe completar el formulario a más tardar al final del Día 23 de mayo.

¡Oh no, no es una forma más larga!

El nuevo I-9 resultó en una tormenta de comentarios negativos en recursos humanos y en algunos foros de pequeñas empresas, principalmente sobre la expansión del formulario de una página anterior a dos. De hecho, creo que la nueva forma es más clara y fácil para los empleadores. Se ve desalentador cuando ve sus 9 páginas, pero la parte de "relleno" en realidad es solo de dos páginas. Las páginas 1 a 6 son instrucciones, la página 7 es la página del empleado y la página 8 es la sección del empleador. La página 9 es una lista de documentos aceptables como se incluyó en el formulario anterior. Las instrucciones son bastante claras y el contenido es similar al formulario anterior con algunas aclaraciones y adiciones.


Vídeo: I-9 Form and eVerify


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