Seis preguntas que debe responder antes de planificar una reunión

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“si nada cambia como resultado de la reunión, entonces fue una pérdida de tiempo.

He leído varios blogs en las últimas semanas que han discutido consejos que pueden mejorar las reuniones. Casi todas estas mejoras discutidas en el nivel táctico, por ejemplo, usan una agenda escrita o cuelgan un rotafolio en la pared para capturar otros temas relacionados (un "Estacionamiento"). Las reuniones son necesarias en todas las organizaciones, especialmente en aquellas que mejoran el servicio al cliente o la experiencia del cliente.

Vayamos al nivel estratégico y veamos las reuniones desde una perspectiva diferente. Aquí hay seis preguntas que he aprendido a formular, a veces de manera difícil, durante los últimos 33 años.

1. ¿Qué se espera que logre tu reunión?

Las reuniones son medios para un fin. No son el fin en sí mismos. Como solía decir mi primer jefe, "Si nada cambia como resultado de la reunión, entonces fue una pérdida de tiempo". Antes de invitar a alguien a la reunión, determine sus metas para la reunión. ¿Es para informar, resolver problemas, cumplir un requisito fiduciario? ¿Cómo te ayudará a progresar hacia tu objetivo u objetivo más grande? Si no puede responder a esa pregunta, entonces no debería estar llamando a una reunión. Coloque los objetivos de la reunión cerca de la parte superior de la agenda.

2. ¿Cuál es el resultado mínimo que aceptará y seguirá teniendo éxito?

Tan importante como conocer su objetivo, cuál es el resultado mínimo aceptado que aún significa que se ha acercado a su objetivo general. Esto es especialmente cierto en la primera reunión de un equipo. Alguien puede tener una mejor idea de algo que usted y esto puede hacer que la agenda de su reunión sea arrojada por la ventana. Como dice el ejército de EE. UU., "Ningún plan sobrevive intacto al primer contacto".

3. ¿Qué formato usarás?

¿Qué tipo de formato debe utilizar para lograr sus objetivos? ¿Cara a cara, video conferencia, teleconferencia, chat? Cada uno tiene sus ventajas y desventajas.

4. ¿Cuáles son tus reglas básicas?

¿Cuáles serán las reglas o normas básicas? Si no establece los parámetros, se arriesga a que algún individuo bien intencionado (o no tan bien intencionado) arruine toda su reunión al salir del tema, divagarse o quejarse.

5. ¿Cómo involucrarás a todos?

Algunas personas son introvertidas, otras son extrovertidas. Antes de dirigir la reunión, tenga un plan para alentar a todos a participar, incluso a los introvertidos extremos. Sus ideas pueden ser tan buenas o mejores como las de ese tipo despreocupado, pero es posible que tenga que sacar algunos dientes para obtenerlas. "Mary, ¿cuál es tu opinión sobre esto?" "George, ¿qué piensas sobre la discusión hasta ahora?" Podría ser tan simple como tener una lista de participantes y poner una marca de verificación con el nombre de cada uno mientras él o ella habla.

6. ¿Cómo asegurará que su reunión comience y termine a tiempo?

Finalmente, todos Las reuniones deben comenzar a tiempo para el minuto. Sé que es habitual que las llamadas de conferencia comiencen unos minutos tarde para que todos puedan marcar. Empecé a programar mis llamadas de conferencia un minuto después de la hora. Ahí es cuando empiezo a hablar. Una vez que creas la expectativa de que comenzarás a tiempo o con unos minutos de retraso, la gente lo esperará.

Las reuniones también deben terminar a tiempo. Si la reunión comienza a extenderse, solicite un voto mayoritario sobre si debe finalizar a tiempo o continuar durante un período breve. Entonces acata esa decisión.

La calidad de cada una de sus reuniones es fundamental para su éxito. Cuanto más valiosos sean los participantes que perciben las reuniones, más contribuirán. Si no ven valor, entonces comenzarán a inventar razones para transmitir reuniones futuras. No se centre simplemente en una lista de temas; dedique tiempo a planificar formas de mejorar la calidad general.

Saludos,

Glenn

Encuéntrame en Twitter. Estoy txglennross.

He leído varios blogs en las últimas semanas que han discutido consejos que pueden mejorar las reuniones. Casi todas estas mejoras discutidas en el nivel táctico, por ejemplo, usan una agenda escrita o cuelgan un rotafolio en la pared para capturar otros temas relacionados (un "Estacionamiento"). Las reuniones son necesarias en todas las organizaciones, especialmente en aquellas que mejoran el servicio al cliente o la experiencia del cliente.

Vayamos al nivel estratégico y veamos las reuniones desde una perspectiva diferente. Aquí hay seis preguntas que he aprendido a formular, a veces de manera difícil, durante los últimos 33 años.

1. ¿Qué se espera que logre tu reunión?

Las reuniones son medios para un fin. No son el fin en sí mismos. Como solía decir mi primer jefe, "Si nada cambia como resultado de la reunión, entonces fue una pérdida de tiempo". Antes de invitar a alguien a la reunión, determine sus objetivos para la reunión. ¿Es para informar, resolver problemas, cumplir un requisito fiduciario? ¿Cómo te ayudará a progresar hacia tu objetivo u objetivo más grande? Si no puede responder a esa pregunta, entonces no debería estar llamando a una reunión. Coloque los objetivos de la reunión cerca de la parte superior de la agenda.

2. ¿Cuál es el resultado mínimo que aceptará y seguirá teniendo éxito?

Tan importante como conocer su objetivo, cuál es el resultado mínimo aceptado que aún significa que se ha acercado a su objetivo general. Esto es especialmente cierto en la primera reunión de un equipo. Alguien puede tener una mejor idea de algo que usted y esto puede hacer que la agenda de su reunión sea arrojada por la ventana. Como el NOSOTROS militar dice "Ningún plan sobrevive intacto al primer contacto".

3. ¿Qué formato usarás?

¿Qué tipo de formato debe utilizar para lograr sus objetivos? ¿Cara a cara, video conferencia, teleconferencia, chat? Cada uno tiene sus ventajas y desventajas.

4. ¿Cuáles son tus reglas básicas?

¿Cuáles serán las reglas o normas básicas? Si no establece los parámetros, se arriesga a que algún individuo bien intencionado (o no tan bien intencionado) arruine toda su reunión al salir del tema, divagarse o quejarse.

5. ¿Cómo involucrarás a todos?

Algunas personas son introvertidas, otras son extrovertidas. Antes de dirigir la reunión, tenga un plan para alentar a todos a participar, incluso a los introvertidos extremos. Sus ideas pueden ser tan buenas o mejores como las de ese tipo despreocupado, pero es posible que tenga que sacar algunos dientes para obtenerlas. "Mary, ¿cuál es tu opinión sobre esto?" "George, ¿qué piensas sobre la discusión hasta ahora?" Podría ser tan simple como tener una lista de participantes y poner una marca de verificación con el nombre de cada uno mientras él o ella habla.

6. ¿Cómo asegurará que su reunión comience y termine a tiempo?

Finalmente, todos Las reuniones deben comenzar a tiempo para el minuto. Sé que es habitual que las llamadas de conferencia comiencen unos minutos tarde para que todos puedan marcar. Empecé a programar mis llamadas de conferencia un minuto después de la hora. Ahí es cuando empiezo a hablar. Una vez que creas la expectativa de que comenzarás a tiempo o con unos minutos de retraso, la gente lo esperará.

Las reuniones también deben terminar a tiempo. Si la reunión comienza a extenderse, solicite un voto mayoritario sobre si debe finalizar a tiempo o continuar durante un período breve. Entonces acata esa decisión.

La calidad de cada una de sus reuniones es fundamental para su éxito. Cuanto más valiosos sean los participantes que perciben las reuniones, más contribuirán. Si no ven valor, entonces comenzarán a inventar razones para transmitir reuniones futuras. No se centre simplemente en una lista de temas; dedique tiempo a planificar formas de mejorar la calidad general.

Saludos,

Glenn

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