La forma inteligente de usar las adquisiciones: tres preguntas para evitar las fallas en la compra (Parte 2 de 2)

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Gracias a la recesión, se han desatado prácticas de compras de estilo corporativo en pequeñas y medianas empresas. Usted busca proveedores potenciales, utiliza un procedimiento formal de licitación, negocia el precio, exige contratos y realiza auditorías continuas de desempeño. Puede volver locos a sus más impacientes gerentes y proveedores de asientos de pantalones. Para que el proceso sea manejable y todos estén sanos, los expertos dicen que deben centrarse en solo un puñado de compras clave.

Busqué las tres características que todos los buenos sistemas de compras tienen en común. Tomé los comentarios que reuní y creé este trío de preguntas cruciales para formular a medida que actualiza su sistema.

Pregunta 1: ¿Cuánto estamos incluyendo otros departamentos?

Nada es peor que una persona que maneja la compra que proviene de un fondo de finanzas y solo está mirando los números. Sin embargo, todo el tiempo pasa, aprendí.

En cambio, la gerencia puede usar su política de adquisiciones como un conducto para sus diversas unidades de negocios, aconseja el especialista en adquisiciones de Deloitte, Daniel Abichandani, en Gestión de suministros internos revista. Una buena política "puede ayudar a los departamentos a administrar sus costos, proporcionar información sobre su gasto y minimizar los riesgos potenciales", me dijo.

La mejor manera de hacerlo es involucrar a las personas de su empresa que utilizan los bienes y los involucran. Por ejemplo, Bonnie Seydler, gerente de compras certificada y especialista en adquisiciones de impresión, dice que hable con los usuarios extraoficialmente para obtener la primicia honesta sobre los aspectos buenos y malos de cualquier proveedor considerado.

Pregunta 2: ¿Tenemos transacciones o relaciones con nuestros proveedores?

La respuesta correcta es relaciones. "No quieres violar y saquear a tus proveedores. "No puede quitarle el margen de ganancia a sus proveedores y luego esperar que estén cerca y sean capaces de servirle por mucho tiempo", me dijo Seydler. También descubrí que más proveedores están empezando a rechazar, a veces por su propia supervivencia. Caso en cuestión: Tara Comonte, directora de operaciones de la agencia de marketing Mediabrands. "Estamos aprendiendo a decir no a los clientes que permiten que las compras comprometan nuestra capacidad de invertir e innovar", señaló a la prensa comercial.

Para compras grandes con contratos a largo plazo, es una buena idea recorrer las instalaciones de las compañías de lista corta. Ver sus operaciones puede generar nuevas ideas para ahorrar costos.

Pregunta 3: ¿Estamos auditando a nuestros proveedores?

La mayoría de las empresas firman un contrato con un proveedor y eso es todo. "Nunca asoman la cabeza a la vuelta de la esquina para verificar si el proveedor está sobre facturando o si realmente cumple con las estipulaciones del contrato", confió Seydler. No dejes que eso seas tú. Una auditoría le ayudará a saber si una oferta de bajo precio está incorporando costos ocultos o si el proveedor se está quedando atrás en las innovaciones en su campo. Y aquí está la otra cara de la moneda. Pídale al vendedor que lo audite. ¿Está haciendo cosas que obstaculizan el servicio rentable? ¿Dónde están los despidos? Recuerda, ahí es donde el beneficio podría estar desapareciendo.

Gracias a la recesión, se han desatado prácticas de compras de estilo corporativo en pequeñas y medianas empresas. Usted busca proveedores potenciales, utiliza un procedimiento formal de licitación, negocia el precio, exige contratos y realiza auditorías continuas de desempeño. Puede volver locos a sus más impacientes gerentes y proveedores de asientos de pantalones. Para que el proceso sea manejable y todos estén sanos, los expertos dicen que deben centrarse en solo un puñado de compras clave.

Busqué las tres características que todos los buenos sistemas de compras tienen en común. Tomé los comentarios que reuní y creé este trío de preguntas cruciales para formular a medida que actualiza su sistema.

Pregunta 1: ¿Cuánto estamos incluyendo otros departamentos?

Nada es peor que una persona que maneja la compra que proviene de un fondo de finanzas y solo está mirando los números. Sin embargo, todo el tiempo pasa, aprendí.

En cambio, la gerencia puede usar su política de adquisiciones como un conducto para sus diversas unidades de negocios, aconseja el especialista en adquisiciones de Deloitte, Daniel Abichandani, en Gestión de suministros internos revista. Una buena política "puede ayudar a los departamentos a administrar sus costos, proporcionar información sobre su gasto y minimizar los riesgos potenciales", me dijo.

La mejor manera de hacerlo es involucrar a las personas de su empresa que utilizan los bienes y los involucran. Por ejemplo, Bonnie Seydler, gerente de compras certificada y especialista en adquisiciones de impresión, dice que hable con los usuarios extraoficialmente para obtener la primicia honesta sobre los aspectos buenos y malos de cualquier proveedor considerado.

Pregunta 2: ¿Tenemos transacciones o relaciones con nuestros proveedores?

La respuesta correcta es relaciones. "No quieres violar y saquear a tus proveedores. "No puede quitarle el margen de ganancia a sus proveedores y luego esperar que estén cerca y sean capaces de servirle por mucho tiempo", me dijo Seydler. También descubrí que más proveedores están empezando a rechazar, a veces por su propia supervivencia. Caso en cuestión: Tara Comonte, directora de operaciones de la agencia de marketing Mediabrands. "Estamos aprendiendo a decir no a los clientes que permiten que las compras comprometan nuestra capacidad de invertir e innovar", señaló a la prensa comercial.

Para compras grandes con contratos a largo plazo, es una buena idea recorrer las instalaciones de las compañías de lista corta. Ver sus operaciones puede generar nuevas ideas para ahorrar costos.

Pregunta 3: ¿Estamos auditando a nuestros proveedores?

La mayoría de las empresas firman un contrato con un proveedor y eso es todo. "Nunca asoman la cabeza a la vuelta de la esquina para verificar si el proveedor está sobre facturando o si realmente cumple con las estipulaciones del contrato", confió Seydler. No dejes que eso seas tú. Una auditoría le ayudará a saber si una oferta de bajo precio está incorporando costos ocultos o si el proveedor se está quedando atrás en las innovaciones en su campo. Y aquí está la otra cara de la moneda. Pídale al vendedor que lo audite. ¿Está haciendo cosas que obstaculizan el servicio rentable? ¿Dónde están los despidos? Recuerda, ahí es donde el beneficio podría estar desapareciendo.


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