Diez consejos para saludar a los visitantes de la oficina

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A continuación le indicamos cómo garantizar que las primeras impresiones sean positivas para los visitantes de su oficina.

Como persona sentada detrás de la recepción de su oficina, usted tiene el control de las primeras impresiones de los visitantes de la compañía. A continuación le indicamos cómo garantizar que esas primeras impresiones sean positivas:

  1. Proyecto profesionalidad. Recuerde que usted es uno de los activos más importantes de la empresa. Como recepcionista, usted es un guardián, pero también se le encarga que los visitantes prueben por primera vez la cultura de la oficina. Al proyectar un comportamiento profesional y capaz, implica que la experiencia de los huéspedes con el negocio en general seguirá su ejemplo.
  2. Saludar a todos los visitantes alto y claro. Si bien parece evidente, muchos trabajadores de la recepción murmuran sus saludos. Decir "Buenos días" o "Buenas tardes" en un tono constante y audible transmite un aire de capacidad que seguramente será apreciado por todos los visitantes de la oficina.
  3. Pregunte a los visitantes con quién está su cita. Asumir que un invitado está allí para ver que la persona equivocada sugiere ineficiencia, algo que nadie en su negocio quiere que esa persona sienta que está entrando en un intercambio profesional con su compañía.
  4. Pregunte por el nombre del visitante y anote la pronunciación. De esta manera, cuando avisa a un miembro de su oficina que su visitante está en el sitio, también garantizará que sepa cómo dirigirse al visitante, en caso de que tenga un nombre con una pronunciación única.
  5. Mantener informado al visitante. Después de notificar a un colega que su visitante ha llegado, hágale saber que lo ha hecho, es decir, "Sr. Fox estará contigo en breve.
  6. Ofrecer refrescos. Si su colega le dice que está atado en una llamada o atascado en una reunión y puede demorarse en saludar a su visitante, ofrezca al invitado cualquier refrigerio que pueda tener a mano. Los simples actos de hospitalidad, como ofrecer un vaso de agua o una taza de té, pueden ser un simple gesto que sirve para mitigar cualquier frustración que pueda tener un visitante que espera.
  7. Conozca la disposición de la tierra. Como la persona sentada detrás de la recepción, usted será quien preguntará dónde está el baño, dónde se encuentran los suministros y muchas otras preguntas básicas relacionadas con la oficina. Asegúrese de poder dar instrucciones fácilmente a las partes básicas de la oficina: lavabo; fuente de beber; fotocopias y faxes; armario de suministros.
  8. Mantén tu humor. Como la persona encargada de manejar a los que entran y salen de una oficina, es probable que se vea envuelto en una situación estresante ocasional: varios visitantes a la vez; Varias líneas telefónicas suenan simultáneamente; Preguntas a las que quizás no tengas respuestas. Mantener la calma en cualquier situación es clave para brindar una asistencia de primer nivel. Los visitantes a su oficina, así como a sus colegas, mantendrán la fe incluso si usted les pide que esperen su turno para su ayuda, siempre que proyecte una manera profesional y de poder hacer. Es perfectamente aceptable pedir a las personas que esperen mientras encuentra la respuesta a una pregunta difícil o abordar una tarea de alta prioridad: recuerde que puede regular el orden y la manera en que se hacen las cosas en la oficina principal. Al controlar la situación, asegúrese de no permitir que lo gobierne. Echa un vistazo a Reducir el estrés en el lugar de trabajo para obtener algunos buenos consejos.
  9. Sepa cuándo pedir ayuda. Aunque usted es el encargado de ofrecer asistencia, como muestran los ejemplos anteriores, una persona no siempre puede ser todo para todos. Por lo tanto, asegúrese de que sus supervisores le permitan capacitar a otro colega en los teléfonos y otras tareas de la recepción en caso de que necesite alejarse del área o reclutar asistencia en medio de un tiempo de alto tráfico. En ocasiones, el simple hecho de saber que la copia de seguridad está disponible si es necesario puede ayudarlo a realizar su trabajo con mayor capacidad.
  10. Diversificar siempre que sea posible. Aunque usted es el único que garantiza que los visitantes de la oficina obtengan lo que necesitan de la experiencia, no se sienta confinado por esa función. Cualquier lugar de trabajo puede beneficiarse de un empleado dispuesto a asumir más responsabilidad de la que se le pide. Complete el tiempo de inactividad con proyectos que pueden ayudar a sus colegas, y no solo aumentará su stock con ellos, sino que también se asegurará de continuar desarrollándose como un activo para su empresa.

Visite la sección de Formularios y acuerdos de howtomintmoney.com para ver una muestra en línea del formulario de descripción de trabajo de recepcionista.

Como persona sentada detrás de la recepción de su oficina, usted tiene el control de las primeras impresiones de los visitantes de la compañía. A continuación le indicamos cómo garantizar que esas primeras impresiones sean positivas:

  1. Proyecto profesionalidad. Recuerde que usted es uno de los activos más importantes de la empresa. Como recepcionista, usted es un guardián, pero también se le encarga que los visitantes prueben por primera vez la cultura de la oficina. Al proyectar un comportamiento profesional y capaz, implica que la experiencia de los huéspedes con el negocio en general seguirá su ejemplo.
  2. Saludar a todos los visitantes alto y claro. Si bien parece evidente, muchos trabajadores de la recepción murmuran sus saludos. Decir "Buenos días" o "Buenas tardes" en un tono constante y audible transmite un aire de capacidad que seguramente será apreciado por todos los visitantes de la oficina.
  3. Pregunte a los visitantes con quién está su cita. Asumir que un invitado está allí para ver que la persona equivocada sugiere ineficiencia, algo en lo que nadie en su empresa quiere que esa persona se sienta en un intercambio profesional con su empresa.
  4. Pregunte por el nombre del visitante y anote la pronunciación. De esta manera, cuando avisa a un miembro de su oficina que su visitante está en el sitio, también garantizará que sepa cómo dirigirse al visitante, en caso de que tenga un nombre con una pronunciación única.
  5. Mantener informado al visitante. Después de notificar a un colega que su visitante ha llegado, hágale saber que lo ha hecho, es decir, "Sr. Fox estará contigo en breve.
  6. Ofrecer refrescos. Si su colega le dice que está atado en una llamada o atascado en una reunión y puede demorarse en saludar a su visitante, ofrezca al invitado cualquier refrigerio que pueda tener a mano. Los simples actos de hospitalidad, como ofrecer un vaso de agua o una taza de té, pueden ser un simple gesto que sirve para mitigar cualquier frustración que pueda tener un visitante que espera.
  7. Conozca la disposición de la tierra. Como la persona sentada detrás de la recepción, usted será quien preguntará dónde está el baño, dónde se encuentran los suministros y muchas otras preguntas básicas relacionadas con la oficina. Asegúrese de poder dar instrucciones fácilmente a las partes básicas de la oficina: lavabo; fuente de beber; fotocopias y faxes; armario de suministros.
  8. Mantén tu humor. Como la persona encargada de manejar a los que entran y salen de una oficina, es probable que se vea envuelto en una situación estresante ocasional: varios visitantes a la vez; Varias líneas telefónicas suenan simultáneamente; Preguntas a las que quizás no tengas respuestas. Mantener la calma en cualquier situación es clave para brindar una asistencia de primer nivel. Los visitantes a su oficina, así como a sus colegas, mantendrán la fe incluso si usted les pide que esperen su turno para su ayuda, siempre que proyecte una manera profesional y de poder hacer. Es perfectamente aceptable pedir a las personas que esperen mientras encuentra la respuesta a una pregunta difícil o abordar una tarea de alta prioridad: recuerde que puede regular el orden y la manera en que se hacen las cosas en la oficina principal. Al controlar la situación, asegúrese de no permitir que lo gobierne. Echa un vistazo a Reducir el estrés en el lugar de trabajo para obtener algunos buenos consejos.
  9. Sepa cuándo pedir ayuda. Aunque usted es el encargado de ofrecer asistencia, como muestran los ejemplos anteriores, una persona no siempre puede ser todo para todos. Por lo tanto, asegúrese de que sus supervisores le permitan capacitar a otro colega en los teléfonos y otras tareas de la recepción en caso de que necesite alejarse del área o reclutar asistencia en medio de un tiempo de alto tráfico. En ocasiones, el simple hecho de saber que la copia de seguridad está disponible si es necesario puede ayudarlo a realizar su trabajo con mayor capacidad.
  10. Diversificar siempre que sea posible. Aunque usted es el único que garantiza que los visitantes de la oficina obtengan lo que necesitan de la experiencia, no se sienta confinado por esa función. Cualquier lugar de trabajo puede beneficiarse de un empleado dispuesto a asumir más responsabilidad de la que se le pide. Complete el tiempo de inactividad con proyectos que pueden ayudar a sus colegas, y no solo aumentará su stock con ellos, sino que también se asegurará de continuar desarrollándose como un activo para su empresa.

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