Una prueba para determinar el estado del contratista

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Muchos empleadores entienden que la ley distingue entre contratistas y empleados, pero no entienden la diferencia, ni entienden cómo aplicar la ley a los contratistas una vez que están a bordo. Sin embargo, el hecho de no clasificar adecuadamente a los contratistas puede costar a los empleadores millones de dólares.

¿La persona que trabaja para usted es un contratista o es un empleado? ¿Realmente importa? La respuesta a la primera pregunta no siempre es clara, pero la respuesta a la segunda pregunta es un enfático “¡sí!”. Muchos empleadores entienden que la ley distingue entre contratistas y empleados, pero no entienden la diferencia, ni entienden cómo hacerlo. aplicar la ley a los contratistas una vez que hayan llegado a bordo. Sin embargo, el hecho de no clasificar adecuadamente a los contratistas puede costar a los empleadores millones de dólares.

Los empleados son contratados directamente por la compañía y están en los libros y registros de la compañía como "empleados". Los empleadores retienen impuestos de los salarios de los empleados y pagan ciertos impuestos de nómina en su nombre. Los empleadores también deben proporcionar cobertura de compensación para trabajadores y pagar impuestos de seguro de desempleo para los empleados.

Los empleados generalmente tienen derecho a recibir diversos beneficios, como atención de salud grupal, y son elegibles para ganar bonos y participar en planes 401 (k) y similares. Por supuesto, dependiendo de si alguien es un empleado temporal, de medio tiempo o de tiempo completo, puede hacer una diferencia en la cantidad o el nivel de los beneficios recibidos. Pero usualmente son elegibles para algunos o todos ellos.

Pero nada de esto se aplica a los contratistas. Los contratistas no están en la nómina. Trabajan para sí mismos y son responsables de pagar sus propios impuestos. No son elegibles para los beneficios provistos por el empleador y los empleadores no pagan impuestos de nómina o de compensación por desempleo en su nombre. El desafío, por lo tanto, es determinar quién es un contratista y luego mantener ese estado a lo largo de la relación laboral.

Si alguien es clasificado incorrectamente como contratista cuando, de hecho, debe considerarse un empleado, el empleador estará sujeto a daños y sanciones sustanciales. Por ejemplo, los empleadores pueden ser responsables de las horas extraordinarias, los beneficios retroactivos para los empleados, los diversos impuestos (incluida la obligación tributaria del individuo), las sanciones legales, etc. Microsoft aprendió esta lección de la manera más difícil y pagó multimillonarios como resultado de varias acciones colectivas presentadas en su contra. Por contratistas y trabajadores temporales.

Entonces, ¿cómo saber si una persona es un empleado o un contratista? Bueno, la línea no está clara. Pero hay algunos principios rectores que se deben tener en cuenta, tomados de lo que se denomina prueba de factor IRS 20. Otras agencias a nivel federal y estatal también publican pautas para contratistas y es posible que alguien sea considerado contratista para un propósito por una agencia y no por otra. Además, hay pruebas de derecho común que algunos tribunales han anunciado. Pero un buen punto de partida es comprender y aplicar la prueba de factor 20 del IRS.

En resumen, los principales problemas para la condición de contratista son que el empleador no debe tener el derecho de dirigir o controlar el trabajo o la manera o el método en que se realiza. ¿Suena lógico? Bueno, tal vez no. Pero mirar algunos de los factores individuales puede ayudar. Por ejemplo, un contratista:

  • conserva la discreción sobre dónde, cuándo y cómo realizar el trabajo
  • Suministra sus propias herramientas y equipos.
  • Realiza trabajos que requieren un alto nivel de habilidad o experiencia.
  • se dedica a su propio negocio distinto
  • realiza trabajos que no son parte del negocio regular del empleador
  • Tiene el riesgo de obtener una ganancia o pérdida.
  • Puede solicitar trabajo y trabajo para otros durante la asignación del contrato.
  • Contrata y paga a sus propios asistentes y otros trabajadores.
  • establece sus propios horarios
  • por lo general se involucra en asignaciones a corto plazo
  • no puede ser descargado directamente

Como puede ver, todos estos elementos tienen que ver con la capacidad de controlar al trabajador y la manera y el método en que se realiza el trabajo. Ningún factor es determinante. De hecho, en cada caso, algunos factores serán más importantes que otros dependiendo del tipo de trabajo, el tamaño del empleador, el acceso a trabajadores calificados y los recursos del empleador y el contratista.

Es una buena idea diseñar un proceso para la contratación de contratistas que incorpore la prueba del IRS y cualquier otra prueba que sea importante en su estado e industria. Y es una buena idea escribir un contrato claro que respalde el estado de contratista. Utilice a los miembros del personal que estén capacitados para comprender cómo clasificar a los empleados y contratistas para revisar los contratos potenciales y determinar si las tareas serían aprobadas en las pruebas legales.

Además, tenga en cuenta que una vez que se aplica la prueba y se firma el contrato, el "problema" del estado del contratista no desaparece. Alguien puede ser un contratista en el momento de la contratación, pero según la forma en que el empleador la trata, el contratista puede convertirse rápidamente en un empleado. Eso es porque los supervisores sin capacitación pueden tratar a la persona exactamente como lo harían con los empleados. Incluir al contratista en las reuniones de departamento y funciones de oficina (en el sitio y fuera del sitio), listas de distribución de departamentos, proporcionar comentarios sobre el desempeño y participar en la disciplina, suministrar tarjetas de presentación y materiales, brindar apoyo administrativo y otorgar bonos son solo algunas de las cosas que pueden ser Visto como indicios del estado del empleado.

Es posible retener a un contratista y mantener ese estado sin que los contratistas se sientan aislados de la cultura corporativa. Si establece expectativas desde el principio acerca de cómo se manejará la relación una vez que el contratista esté a bordo y lo trata con respeto, habrá hecho mucho para ayudar a minimizar el riesgo de ser considerado responsable de una clasificación errónea. Y esta es un área en la que los empleadores deben arriesgarse a la posibilidad de que los contratistas no se sientan totalmente abrazados en el lugar de trabajo a cambio de la tranquilidad de que cualquier responsabilidad legal potencial se minimiza.

Consulte con su departamento de recursos humanos y asesor legal para diseñar los procesos que necesita para su negocio. Y una vez hecho esto, trabaje con ellos para diseñar capacitación para sus supervisores sobre las leyes y regulaciones que rodean este tema. Un supervisor que comprende sus políticas de contratista y cómo tratar a los contratistas una vez que están a bordo es un componente crítico de su programa de administración de riesgos.


Barrie Gross es ex vicepresidente y asesor corporativo principal (ley de empleo) de una compañía internacional Fortune 1000 y es colaborador habitual de howtomintmoney.com. Es la fundadora de Barrie Gross Consulting, una firma de consultoría y capacitación en recursos humanos dedicada a ayudar a las empresas a administrar y desarrollar su capital humano. Visitar barriegrossconsulting.com para aprender más sobre Barrie y los servicios que brinda BGC.

Nota: La información aquí contenida no constituye asesoramiento legal y no debe considerarse como asesoramiento legal. Si tiene un problema legal o desea obtener asesoramiento legal, debe consultar a un abogado en su área sobre su situación particular y sus hechos. Nada de lo presentado en este sitio o en este artículo establece o debe interpretarse como el establecimiento de una relación de abogado-cliente o confidencial entre usted y Barrie Gross. Este artículo se proporciona solo como información general, que puede o no reflejar los desarrollos legales más actuales o estar completo.

¿La persona que trabaja para usted es un contratista o es un empleado? ¿Realmente importa? La respuesta a la primera pregunta no siempre es clara, pero la respuesta a la segunda pregunta es un enfático “¡sí!”. Muchos empleadores entienden que la ley distingue entre contratistas y empleados, pero no entienden la diferencia, ni entienden cómo hacerlo. aplicar la ley a los contratistas una vez que hayan llegado a bordo. Sin embargo, el hecho de no clasificar adecuadamente a los contratistas puede costar a los empleadores millones de dólares.

Los empleados son contratados directamente por la compañía y están en los libros y registros de la compañía como "empleados". Los empleadores retienen impuestos de los salarios de los empleados y pagan ciertos impuestos de nómina en su nombre. Los empleadores también deben proporcionar cobertura de compensación para trabajadores y pagar impuestos de seguro de desempleo para los empleados.

Los empleados generalmente tienen derecho a recibir diversos beneficios, como atención de salud grupal, y son elegibles para ganar bonos y participar en planes 401 (k) y similares. Por supuesto, dependiendo de si alguien es un empleado temporal, de medio tiempo o de tiempo completo, puede hacer una diferencia en la cantidad o el nivel de los beneficios recibidos. Pero usualmente son elegibles para algunos o todos ellos.

Pero nada de esto se aplica a los contratistas. Los contratistas no están en la nómina. Trabajan para sí mismos y son responsables de pagar sus propios impuestos. No son elegibles para los beneficios provistos por el empleador y los empleadores no pagan impuestos de nómina o de compensación por desempleo en su nombre. El desafío, por lo tanto, es determinar quién es un contratista y luego mantener ese estado a lo largo de la relación laboral.

Si alguien es clasificado incorrectamente como contratista cuando, de hecho, debe considerarse un empleado, el empleador estará sujeto a daños y sanciones sustanciales. Por ejemplo, los empleadores pueden ser responsables de las horas extraordinarias, los beneficios retroactivos para los empleados, los diversos impuestos (incluida la obligación tributaria del individuo), las sanciones legales, etc. Microsoft aprendió esta lección de la manera más difícil y pagó multimillonarios como resultado de varias acciones colectivas presentadas en su contra. Por contratistas y trabajadores temporales.

Entonces, ¿cómo saber si una persona es un empleado o un contratista? Bueno, la línea no está clara. Pero hay algunos principios rectores que se deben tener en cuenta, tomados de lo que se denomina prueba de factor IRS 20. Otras agencias a nivel federal y estatal también publican pautas para contratistas y es posible que alguien sea considerado contratista para un propósito por una agencia y no por otra. Además, hay pruebas de derecho común que algunos tribunales han anunciado. Pero un buen punto de partida es comprender y aplicar la prueba de factor 20 del IRS.

En resumen, los principales problemas para la condición de contratista son que el empleador no debe tener el derecho de dirigir o controlar el trabajo o la manera o el método en que se realiza. ¿Suena lógico? Bueno, tal vez no. Pero mirar algunos de los factores individuales puede ayudar. Por ejemplo, un contratista:

  • conserva la discreción sobre dónde, cuándo y cómo realizar el trabajo
  • Suministra sus propias herramientas y equipos.
  • Realiza trabajos que requieren un alto nivel de habilidad o experiencia.
  • se dedica a su propio negocio distinto
  • realiza trabajos que no son parte del negocio regular del empleador
  • Tiene el riesgo de obtener una ganancia o pérdida.
  • Puede solicitar trabajo y trabajo para otros durante la asignación del contrato.
  • Contrata y paga a sus propios asistentes y otros trabajadores.
  • establece sus propios horarios
  • por lo general se involucra en asignaciones a corto plazo
  • no puede ser descargado directamente

Como puede ver, todos estos elementos tienen que ver con la capacidad de controlar al trabajador y la manera y el método en que se realiza el trabajo. Ningún factor es determinante. De hecho, en cada caso, algunos factores serán más importantes que otros dependiendo del tipo de trabajo, el tamaño del empleador, el acceso a trabajadores calificados y los recursos del empleador y el contratista.


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