Gestión del tiempo 101: Cómo presupuestar mejor su tiempo en una pequeña empresa

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Su recurso de negocios más importante a menudo se descuida: el tiempo. A continuación le indicamos cómo optimizar sus esfuerzos para presupuestar mejor su tiempo en su pequeña empresa.

Para una pequeña empresa, la palabra clave que define la mayor parte de su existencia es "limitada". Tendrá un acceso limitado al capital, una reputación limitada, recursos limitados para trabajar y, por supuesto, un tiempo limitado para hacer todo.

Como empresario, es su trabajo trabajar dentro de estos límites y aprovechar al máximo todo lo que pueda. Necesita que su equipo trabaje de manera eficiente, que sus oportunidades para la construcción de la reputación vayan a la perfección y que sus recursos se utilicen a su máximo potencial.

Sin embargo, el recurso más importante de todos a menudo se pasa por alto: el tiempo. Solo hay tanto tiempo que puede gastar en su negocio, por lo que la forma en que termine de usar ese tiempo podría tener un impacto significativo en el curso futuro de su negocio.

El hecho de que esté trabajando no significa que esté trabajando de manera eficiente, ni significa que esté trabajando en lo correcto. Entonces, ¿cómo puede optimizar sus esfuerzos para maximizar su tiempo?

Planifique su día con antelación

Tome los primeros 20 o 30 minutos de su día para planificar lo que quiere hacer. Haga un inventario de todo lo que hay actualmente en su plato e identifique las dos o tres prioridades más importantes. Asegúrate de dedicar suficiente tiempo para cumplir esas prioridades y no dejes que nada más se interponga en tu camino.

Para el tiempo restante del día, trabaje en prioridades menores o dedique tiempo a responsabilidades administrativas como atender a su equipo u organizarse para los días futuros. Esta programación avanzada lo ayudará a identificar sus prioridades clave y lo mantendrá en la tarea durante el resto del día.

Programar tiempo para las comunicaciones

La comunicación es vital para la salud y el éxito de un negocio, pero también puede ser una gran distracción. Por ejemplo, si está trabajando de cabeza en una nueva oferta de cliente, pero está revisando y respondiendo constantemente a los correos electrónicos, no podrá concentrarse ni trabajar de manera eficiente en el documento. Como resultado, sus respuestas de correo electrónico serán dispersas y las relaciones con sus clientes tomarán el doble, o más, en completarse.

Reserve tiempo para comunicaciones como correos electrónicos, llamadas telefónicas o incluso reuniones de equipo. Fuera de esas horas dedicadas, no permita que las comunicaciones lo distraigan.

Delegar lo que no es tu responsabilidad

Como empresario, su trabajo es dirigir la empresa y abordar las tareas de alto nivel que su empresa necesita para tener éxito. Si se ve arrastrado por los detalles, se mantendrá ocupado, pero pasará un tiempo valioso en cosas que podrían ser abordadas por otra persona.

Si eres un empresario práctico (o si tienes problemas de control), delegar estas tareas puede ser un tanto doloroso, pero tendrás que hacerlo si quieres aprovechar al máximo tu tiempo. Si te encuentras haciendo algo que otra persona podría o debería hacer, detente y delega. Usted tiene un equipo está en su lugar por una razón.

Sigue tu tiempo

Use una aplicación de seguimiento de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que dedica a cada tarea a lo largo del día. Con el tiempo, podrá detectar tendencias generales; por ejemplo, puede pasar una hora al día o más por teléfono o varias horas al día hablando con personas de su equipo. Esta información por sí sola no puede hacerlo más productivo, pero puede llevarle a conclusiones que lo ayudarán a saber dónde puede mejorar su productividad.

Por ejemplo, si nota que está gastando una cantidad desproporcionada de tiempo investigando, sabe que está investigando de manera ineficiente o investigando cosas que no necesitan ser investigadas. Sin embargo, si decide abordar esta debilidad, tendrá la oportunidad de mejorar.

Bloquear las distracciones clave

Todos tienen distracciones, les guste admitirlo o no. Comprender y eliminar esas distracciones es fundamental para pasar su tiempo de la manera más eficiente posible. Por ejemplo, si se encuentra a menudo navegando por Internet y leyendo artículos sin importancia, considere desconectar su Internet durante períodos de atención o instale una aplicación como StayFocusd para mantenerse al tanto.

Si tiene dificultades para concentrarse en la hora del almuerzo, considere ir a almorzar antes o mantener bocadillos saludables alrededor de su escritorio para saciar su hambre y evitar esos pensamientos fugaces. Mantenga un registro de sus distracciones a medida que ocurren, luego elabore un plan para deshacerse de ellas.

Saber cuándo estás en tu límite

Todos tienen un límite, incluidos tú y tu equipo. No importa cuán eficiente sea en el trabajo o lo bueno que sea al priorizar y delegar, llegará un momento en el que la cantidad de trabajo por hacer supera la capacidad de su equipo para hacerlo.

En ese momento, en lugar de poner su nariz en la piedra de afilar y el riesgo de agotamiento, lo mejor que puede hacer es traer nuevos recursos que puedan aliviar esa carga adicional de trabajo. Podría contratar a una nueva persona para su equipo, pero también podría buscar opciones más rentables, como introducir una nueva aplicación en su flujo de trabajo o contratar a un interno para hacer frente a algunas tareas administrativas.

Estas estrategias no pueden ofrecer una garantía de que su tiempo se gastará de manera productiva. Sin embargo, pueden llevarlo a estrategias más eficientes, menos distracciones y una mejor asignación de prioridades, lo que tiene un impacto acumulativo en los efectos totales observados en sus esfuerzos. Las mayores pérdidas de tiempo son los pequeños hábitos que no parecen significativos en ese momento, pero si puedes notar esos hábitos y eliminarlos, notarás una gran diferencia en cuánto puedes hacer.

Para una pequeña empresa, la palabra clave que define la mayor parte de su existencia es "limitada". Tendrá un acceso limitado al capital, una reputación limitada, recursos limitados para trabajar y, por supuesto, un tiempo limitado para hacer todo.

Como empresario, es su trabajo trabajar dentro de estos límites y aprovechar al máximo todo lo que pueda. Necesita que su equipo trabaje de manera eficiente, que sus oportunidades para la construcción de la reputación vayan a la perfección y que sus recursos se utilicen a su máximo potencial.

Sin embargo, el recurso más importante de todos a menudo se pasa por alto: el tiempo. Solo hay tanto tiempo que puede gastar en su negocio, por lo que la forma en que termine de usar ese tiempo podría tener un impacto significativo en el curso futuro de su negocio.

El hecho de que esté trabajando no significa que esté trabajando de manera eficiente, ni significa que esté trabajando en lo correcto. Entonces, ¿cómo puede optimizar sus esfuerzos para maximizar su tiempo?

Planifique su día con antelación

Tome los primeros 20 o 30 minutos de su día para planificar lo que quiere hacer. Haga un inventario de todo lo que hay actualmente en su plato e identifique las dos o tres prioridades más importantes. Asegúrate de dedicar suficiente tiempo para cumplir esas prioridades y no dejes que nada más se interponga en tu camino.

Durante el tiempo restante del día, trabaje en prioridades menores o dedique tiempo a responsabilidades administrativas, como atender a su equipo u organizarse para los días futuros. Esta programación avanzada lo ayudará a identificar sus prioridades clave y lo mantendrá en la tarea durante el resto del día.

Programar tiempo para las comunicaciones

La comunicación es vital para la salud y el éxito de un negocio, pero también puede ser una gran distracción. Por ejemplo, si está trabajando de cabeza en una nueva oferta de cliente, pero está revisando y respondiendo constantemente a los correos electrónicos, no podrá concentrarse ni trabajar de manera eficiente en el documento. Como resultado, sus respuestas de correo electrónico serán dispersas y las relaciones con sus clientes tomarán el doble, o más, en completarse.

Reserve tiempo para comunicaciones como correos electrónicos, llamadas telefónicas o incluso reuniones de equipo. Fuera de esas horas dedicadas, no permita que las comunicaciones lo distraigan.

Delegar lo que no es tu responsabilidad

Como empresario, su trabajo es dirigir la empresa y abordar las tareas de alto nivel que su empresa necesita para tener éxito. Si se ve arrastrado por los detalles, se mantendrá ocupado, pero pasará un tiempo valioso en cosas que podrían ser abordadas por otra persona.

Si eres un empresario práctico (o si tienes problemas de control), delegar estas tareas puede ser un tanto doloroso, pero tendrás que hacerlo si quieres aprovechar al máximo tu tiempo. Si te encuentras haciendo algo que otra persona podría o debería hacer, detente y delega. Usted tiene un equipo está en su lugar por una razón.

Sigue tu tiempo

Use una aplicación de seguimiento de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que dedica a cada tarea a lo largo del día. Con el tiempo, podrá detectar tendencias generales; por ejemplo, puede pasar una hora al día o más por teléfono o varias horas al día hablando con personas de su equipo. Esta información por sí sola no puede hacerlo más productivo, pero puede llevarle a conclusiones que lo ayudarán a saber dónde puede mejorar su productividad.


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