Consejos y trampas para administrar las redes sociales en el trabajo

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Las redes sociales están aquí para quedarse. La mayoría de los profesionales de recursos humanos están de acuerdo en que deben establecerse reglas básicas para administrar el uso de las redes sociales en el trabajo por parte de los empleados.

Por Laura kerekes

Los medios sociales están en todas partes, y muchos de sus empleados están conectados a una variedad de medios de comunicación social durante el trabajo y el tiempo personal. Esto deja a los gerentes de negocios con preocupaciones sobre cómo deben administrar el uso de las redes sociales en el trabajo de sus empleados, qué problemas potenciales podrían surgir de sus acciones y cómo mitigar sus riesgos.

La mayoría de los profesionales de recursos humanos están de acuerdo en que las empresas deben adoptar políticas sobre el uso de las redes sociales en el trabajo para reflejar la creciente popularidad de esta forma de comunicación, especialmente entre los trabajadores más jóvenes. La Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB) ha interpretado ampliamente la Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA, por sus siglas en inglés) en relación con la protección de los derechos de los empleados a través de las redes sociales, por lo que las empresas deben determinar cuidadosa y cuidadosamente la mejor manera de integrar las redes sociales en el tejido negocio.

Haz lo que es correcto para tu empresa

Siempre esperamos que nuestros empleados actúen con madurez y ética en todas las situaciones de trabajo. Lo más probable es que sus empleados no publiquen en línea un video de YouTube o una queja que dañe la reputación de la empresa, pero es posible que desee establecer algunas reglas básicas para el uso de las redes sociales en el trabajo. Aquí hay algunas cosas en que pensar antes de redactar una política de redes sociales:

A Facebook le gusta gestionar las redes sociales.

¿Deberías permitir que las redes sociales funcionen? ¿Permitir a las redes sociales una consideración necesaria o realista en su empresa? Esto puede requerir desactivar el acceso a Internet y / o bloquear ciertos sitios, sin mencionar la decisión de cuánto tiempo quiere dedicar a monitorear lo que sus empleados están haciendo en línea.

Conozca sus políticas actuales. Revise las políticas de la compañía con respecto al uso de los empleados del equipo electrónico de la compañía (computadoras, teléfonos y teléfonos inteligentes), tecnología e Internet; También revise las pautas de privacidad, acoso y confidencialidad de los empleados. ¡Todas sus políticas deben estar integradas y alineadas, y puede ser un buen momento para actualizar sus políticas!

Considere el uso tanto en el trabajo como no en el trabajo. Su política de redes sociales debe considerar no solo cómo los empleados pasan su tiempo en el trabajo en línea, sino también cómo pueden describir su vida laboral y su empresa cuando están en línea fuera del horario laboral.

Establecer expectativas claras. Si permite la creación de redes en el trabajo, deberá definir lo que considera actividad en línea apropiada. Aclare a sus empleados que lo que publican en línea es información pública y, como tal, espera que representen a su empresa de una manera profesional, lo que incluye no hacer comentarios negativos sobre los competidores ni publicar opiniones sobre temas polémicos. Esta expectativa debe incluir si escribieron la publicación desde el trabajo o en sus dispositivos electrónicos personales en el hogar.

Sea claro acerca de lo que la empresa considera secretos comerciales o información confidencial y recuerde a los empleados que esto también se aplica a la comunicación "virtual". Haga saber a sus empleados que el uso de las redes sociales viene con el uso responsable, tanto en términos de contenido como también en la cantidad de tiempo invertido para que su trabajo real por el que les paga se haga todos los días.

Evitar juicios. No olvide que las publicaciones realizadas por sus empleados se convierten en nuevas fuentes de descubrimiento en cualquier acción de litigio.

¿Fuego sobre Facebook?

Eduque a sus empleados sobre el uso apropiado de los sitios de redes sociales y considere la seguridad de sus datos. Ha habido numerosas cuentas de alto perfil de personas que aceptan "solicitudes de amistad" de perfiles imaginarios. De hecho, en un estudio de BitDefender de diciembre de 2010, el 94 por ciento de las personas aceptó solicitudes de amistad de perfiles imaginarios y el 73 por ciento de los que participaron en chats en tiempo real proporcionaron información confidencial de la compañía, como estrategias futuras, planes y tecnologías / software inéditos. La educación de los empleados es clave.

Además, asegúrese de obtener el asesoramiento legal adecuado sobre las implicaciones legales aplicables de su política de redes sociales. Aquí hay algunos ejemplos de posibles problemas legales que puede encontrar:

• En algunas jurisdicciones, ver el perfil en línea de un candidato que no contrata puede suponer una carga para usted para demostrar que la decisión que tomó no se basó en las características protegidas del solicitante.

• Es posible que exista un estatuto en su estado que proteja los derechos de privacidad de las actividades fuera del trabajo de los empleados.

• Si bien un empleado puede citar su derecho a la libertad de expresión de la Primera Enmienda, en la mayoría de los estados esa protección generalmente se aplica a las restricciones gubernamentales sobre la libertad de expresión. Las empresas privadas tienen el derecho de prohibir a los empleados que expresen públicamente opiniones sobre la compañía.

Hay excepciones para el "silbato", y algunos estados tienen otros estatutos protegidos sobre el habla en el lugar de trabajo. Tenga cuidado ya que esta es un área donde la NLRB ha dictaminado que los grupos de empleados que usan las redes sociales para expresar opiniones negativas sobre su compañía están protegidos por la cláusula de "actividad concertada protegida" de la NLRA.

• La forma en que un empleador accede a los sitios de redes sociales privadas de los empleados puede hacer que la compañía sea responsable conforme a la Ley Federal de Comunicaciones Almacenadas si se obtiene el acceso sin la debida autorización de los empleados.

Asegúrese de que su política de redes sociales no sea demasiado amplia para no violar las reglas de la NLRA que impiden que los empleados discutan los salarios, las horas y las condiciones de trabajo con compañeros de trabajo y otros mientras no están en el trabajo. También busque asesoría legal para una revisión exhaustiva de las diversas leyes de privacidad, trabajo, seguridad y empleados en su estado en relación con su política de redes sociales antes de adoptarla.

Consejos y trampas con las redes sociales.

¿Cómo pueden los empleadores manejar sus riesgos con el uso que hacen los empleados de las redes sociales? Además de las consideraciones de política mencionadas anteriormente, a continuación se ofrecen consejos prácticos para gerentes:

• NO "haga amigos" o "siga" a los empleados o gerentes en línea.
• NO recomiende empleados en LinkedIn u otros sitios comerciales.
• NO publique fotos del lugar de trabajo, compañeros de trabajo o clientes (sin un permiso previo por escrito).
• ASEGÚRESE de que la seguridad de sus datos esté bien controlada (seguridad física y electrónica).
• HAGA un seguimiento de las quejas del trabajo de los empleados publicadas en las redes sociales para mejorar la situación, no para castigar al empleado.
• Hable con su abogado de empleo antes de cualquier acción de terminación de empleo para comentarios de redes sociales o divulgación de información.
• VERIFIQUE los sitios de redes sociales donde se discute su compañía; NO espíe a sus empleados.
• ASEGÚRESE de tener convenios estrictos y restrictivos con respecto a la no divulgación, la no solicitud de clientes y empleados y la no competencia (donde esté permitido).

La gestión del poder de las redes sociales en el trabajo para impulsar su negocio y mejorar las experiencias de aprendizaje y la conectividad de sus empleados es importante para el éxito empresarial. Seguir estos consejos y evitar las trampas aumentará el valor de usar estas herramientas en su negocio.

Sobre el Autor

Post por: Laura kerekes

Laura Kerekes es la Directora de Conocimientos de ThinkHR Corporation y dirige los equipos de contenido y servicio de servicios de recursos humanos. Trabaja con nuestros clientes en asuntos complicados de recursos humanos y administración, así como escribe artículos regularmente y habla con grupos sobre las mejores prácticas de administración y recursos humanos.

Empresa: ThinkHR
Sitio web: thinkhr.com
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