Las 5 ventajas principales de automatizar el procesamiento de facturas AP

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¿es costoso y desactualizado el sistema de procesamiento de facturas ap de su empresa? ¡5 ventajas de automatizar su proceso que le harán desear que haya hecho el cambio antes!

El mayor desafío en el procesamiento de facturas AP es una dependencia excesiva de las personas y los procesos en papel. De acuerdo con un estudio realizado por los asesores de PayStream, este proceso manual, que requiere mucha mano de obra, crea una gran cantidad de errores, lo que se traduce en un mayor costo por factura y una menor eficiencia operativa. La buena noticia es que no tiene por qué ser así.

Vayamos al meollo de la facturación de AP y las cinco ventajas principales de automatizar su proceso.

1. Ahorro de tiempo - Según un estudio de Aberdeen, la automatización puede demorar el tiempo de procesamiento de facturas de 20.8 a 3.8 días. Encontrar una manera de ahorrar tiempo es una necesidad para la mayoría de las empresas. Los plazos de los clientes, los proveedores que deben pagarse a tiempo y tener suficiente efectivo en el banco son razones para acortar el proceso de AP con un sistema automatizado.

Con una factura electrónica, todos los miembros del departamento de AP, incluidos los gerentes y contadores, pueden seguir la factura digitalmente a través del sistema con facilidad. De hecho, todos los empleados con acceso aprobado al sistema AP pueden recuperar, ver, imprimir y compartir un documento en cualquier momento del proceso. El gerente puede hacer comentarios, revisar y aprobar rápidamente la factura.

Un sistema automatizado elimina la necesidad de enviar facturas por correo entre oficinas o correo electrónico para su aprobación, así como aprobaciones escritas a mano o instrucciones para pagar la factura.

2. dinero - ¿Dónde preferiría tener su dinero, en cuentas por pagar o en el banco?

La automatización le ahorrará dinero a su empresa al permitirle aprovechar los descuentos de prepago, como la opción 20/10, 30 netos. Más allá de los descuentos, el sistema más rápido ayuda a evitar los pagos atrasados ​​porque las facturas se controlan mejor y se aprueban más rápido. La automatización de AP puede ahorrarle a una empresa un promedio de $ 16 por factura o más, dependiendo del tamaño de su empresa.

3. Eficiencia operacional - ¿No odias la música en espera? ¿Adivina qué? Así hacen tus clientes. Poner a sus clientes o proveedores en espera mientras desentierra una factura no está poniendo el mejor paso de su empresa. El uso de un sistema automatizado de procesamiento de facturas permite a las empresas mejorar tanto las relaciones con los proveedores como el servicio al cliente con un servicio y una responsabilidad en tiempo real. Significa que las facturas digitales están a unos pocos clics cuando las llamadas de un cliente o proveedor y el servicio al cliente nunca es interrumpido por un compañero de trabajo ausente.

Independientemente del nivel de automatización, reducir la cantidad de tiempo que una factura pasa en manos de alguien reduce los costos y aumenta la eficiencia. Cuando las compañías cambiaron de un nivel bajo de automatización a un nivel alto, los empleados pudieron pasar de procesar 930 PO por mes a 3,647. De hecho, la automatización también puede reducir las preocupaciones de cumplimiento y los errores manuales. Un sistema digital tiene funciones integradas de verificación de datos y control de calidad. Dado que los datos se extraen del documento, elimina los errores de la entrada manual. Según Aberdeen, la tasa de error en la factura de los proveedores disminuyó del 4,0 por ciento al 3,1 por ciento, mientras que los cheques de los proveedores volvieron a emitirse del 1,9 por ciento al 1,8 por ciento a medida que aumentó el nivel de automatización.

4. Reducir el espacio de almacenamiento físico - No hay nada sexy en un archivador. Son pesados, pesados, caros y ocupan un espacio valioso en una oficina. Además de ser una práctica comercial "más ecológica", reducir la cantidad de papel que pasa por la oficina también ayudará a reducir los costos al ahorrar en suministros de oficina y alquileres de instalaciones de almacenamiento. Cuando los archivos se guardan digitalmente, nunca se extravían o borran a medida que pasan por el proceso de facturación.

El mayor desafío en el procesamiento de facturas AP es una dependencia excesiva de las personas y los procesos en papel. De acuerdo con un estudio realizado por los asesores de PayStream, este proceso manual, que requiere mucha mano de obra, crea una gran cantidad de errores, lo que se traduce en un mayor costo por factura y una menor eficiencia operativa. La buena noticia es que no tiene por qué ser así.

Vayamos al meollo de la facturación de AP y las cinco ventajas principales de automatizar su proceso.

1. Ahorro de tiempo - Según un estudio de Aberdeen, la automatización puede demorar el tiempo de procesamiento de facturas de 20.8 a 3.8 días. Encontrar una manera de ahorrar tiempo es una necesidad para la mayoría de las empresas. Los plazos de los clientes, los proveedores que deben pagarse a tiempo y tener suficiente efectivo en el banco son razones para acortar el proceso de AP con un sistema automatizado.

Con una factura electrónica, todos los miembros del departamento de AP, incluidos los gerentes y contadores, pueden seguir la factura digitalmente a través del sistema con facilidad. De hecho, todos los empleados con acceso aprobado al sistema AP pueden recuperar, ver, imprimir y compartir un documento en cualquier momento del proceso. El gerente puede hacer comentarios, revisar y aprobar rápidamente la factura.

Un sistema automatizado elimina la necesidad de enviar facturas por correo entre oficinas o correo electrónico para su aprobación, así como aprobaciones escritas a mano o instrucciones para pagar la factura.

2. dinero - ¿Dónde preferiría tener su dinero, en cuentas por pagar o en el banco?

La automatización le ahorrará dinero a su empresa al permitirle aprovechar los descuentos de prepago, como la opción 20/10, 30 netos. Más allá de los descuentos, el sistema más rápido ayuda a evitar los pagos atrasados ​​porque las facturas se controlan mejor y se aprueban más rápido. La automatización de AP puede ahorrarle a una empresa un promedio de $ 16 por factura o más, dependiendo del tamaño de su empresa.

3. Eficiencia operacional - ¿No odias la música en espera? ¿Adivina qué? Así hacen tus clientes. Poner a sus clientes o proveedores en espera mientras desentierra una factura no está poniendo el mejor paso de su empresa. El uso de un sistema automatizado de procesamiento de facturas permite a las empresas mejorar tanto las relaciones con los proveedores como el servicio al cliente con un servicio y una responsabilidad en tiempo real. Significa que las facturas digitales están a unos pocos clics cuando las llamadas de un cliente o proveedor y el servicio al cliente nunca es interrumpido por un compañero de trabajo ausente.

Independientemente del nivel de automatización, reducir la cantidad de tiempo que una factura pasa en manos de alguien reduce los costos y aumenta la eficiencia. Cuando las compañías cambiaron de un nivel bajo de automatización a un nivel alto, los empleados pudieron pasar de procesar 930 PO por mes a 3,647. De hecho, la automatización también puede reducir las preocupaciones de cumplimiento y los errores manuales. Un sistema digital tiene funciones integradas de verificación de datos y control de calidad. Dado que los datos se extraen del documento, elimina los errores de la entrada manual. Según Aberdeen, la tasa de error en la factura de los proveedores disminuyó del 4,0 por ciento al 3,1 por ciento, mientras que los cheques de los proveedores volvieron a emitirse del 1,9 por ciento al 1,8 por ciento a medida que aumentó el nivel de automatización.

4. Reducir el espacio de almacenamiento físico - No hay nada sexy en un archivador. Son pesados, pesados, caros y ocupan un espacio valioso en una oficina. Además de ser una práctica comercial "más ecológica", reducir la cantidad de papel que pasa por la oficina también ayudará a reducir costos al ahorrar en suministros de oficina y alquileres de instalaciones de almacenamiento. Cuando los archivos se guardan digitalmente, nunca se extravían o borran a medida que pasan por el proceso de facturación.


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