Confíe en los demás, pero de todos modos ponga los controles en su lugar

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Los controles internos son una herramienta de administración básica y esencial para ayudar a asegurar que los ingresos y gastos se registren correctamente. El mayor problema no es el robo de empleados, sino errores simples en el conteo y la entrada de datos. Aquí hay una mini-lección.

Ha habido una gran cantidad de especulaciones de que con la recesión severa, habrá un aumento en el fraude y los robos internos en las empresas. Si bien hay poca evidencia de que este sea el caso, de hecho, lo contrario puede ser cierto, aún debe revisar sus controles internos para asegurarse de que sus ingresos terminen en el lugar correcto y que sus registros sean correctos.

Los controles internos tienen varios propósitos, el más importante de los cuales es asegurar que todos los ingresos y gastos se registren, y los activos se registren y se coloquen donde pertenecen. El concepto esencial es este: una separación de deberes. La persona que abre el correo y recibe los cheques no es la misma persona que ingresa los pagos en el sistema de contabilidad, y no es la misma persona que prepara el depósito. De lo contrario, podría perderse un pago (el cheque recibido pero no acreditado al paciente) o el cheque se recibe pero se acredita la cuenta incorrecta. Si un paciente pregunta por qué no se les ha acreditado un pago, la práctica tiene algún lugar para verificar si el cheque fue recibido y depositado.

El efectivo es otra área para mirar. Muchas prácticas tienen un pequeño cajón de efectivo para pagos. El cajón debe contarse al principio y al final del día y debe estar atado a los recibos de efectivo. La fórmula básica es: el saldo de efectivo inicial, más el efectivo pagado, menos cualquier retiro, es igual al saldo de efectivo final. El conteo real es el correspondiente a los libros de recibos que registran los pagos en efectivo y cualquier pago en efectivo.

Los formularios de contacto con el paciente deben estar preimpresos y numerados previamente. Incluso si un paciente cancela, la forma debe mantenerse. Esta es una verificación rápida: se cuenta el número de encuentros y se compara con el número de visitas de pacientes que se han ingresado y el número de pacientes que generaron un cargo ese día. Esto también puede ser comparado con el horario si es necesario. De esta manera, se asegura de que se haya generado un reclamo para cada paciente (o se tiene en cuenta cualquier “cargo sin cargo”).

Mucho de esto no es particularmente complicado ni requiere mucho tiempo. Después de la temporada de impuestos (probablemente nadie tenga tiempo ahora), hable con su contador sobre una revisión de sus funciones de contabilidad. El personal a veces sentirá que de repente no confía en ellos: el mensaje de ventas debe ser, y es verdad, se trata de asegurar que los registros financieros sean correctos.

Ha habido una gran cantidad de especulaciones de que con la recesión severa, habrá un aumento en el fraude y los robos internos en las empresas. Si bien hay poca evidencia de que este sea el caso, de hecho, lo contrario puede ser cierto, aún debe revisar sus controles internos para asegurarse de que sus ingresos terminen en el lugar correcto y que sus registros sean correctos.

Los controles internos tienen varios propósitos, el más importante de los cuales es asegurar que todos los ingresos y gastos se registren, y los activos se registren y se coloquen donde pertenecen. El concepto esencial es este: una separación de deberes. La persona que abre el correo y recibe los cheques no es la misma persona que ingresa los pagos en el sistema de contabilidad, y no es la misma persona que prepara el depósito. De lo contrario, podría perderse un pago (el cheque recibido pero no acreditado al paciente) o el cheque se recibe pero se acredita la cuenta incorrecta. Si un paciente pregunta por qué no se les ha acreditado un pago, la práctica tiene algún lugar para verificar si el cheque fue recibido y depositado.

El efectivo es otra área para mirar. Muchas prácticas tienen un pequeño cajón de efectivo para pagos. El cajón debe contarse al principio y al final del día y debe estar atado a los recibos de efectivo. La fórmula básica es: el saldo de efectivo inicial, más el efectivo pagado, menos cualquier retiro, es igual al saldo de efectivo final. El conteo real es el correspondiente a los libros de recibos que registran los pagos en efectivo y cualquier pago en efectivo.

Los formularios de contacto con el paciente deben estar preimpresos y numerados previamente. Incluso si un paciente cancela, la forma debe mantenerse. Esta es una verificación rápida: se cuenta el número de encuentros y se compara con el número de visitas de pacientes que se han ingresado y el número de pacientes que generaron un cargo ese día. Esto también puede ser comparado con el horario si es necesario. De esta manera, se asegura de que se haya generado un reclamo para cada paciente (o se tiene en cuenta cualquier “cargo sin cargo”).

Mucho de esto no es particularmente complicado ni requiere mucho tiempo. Después de la temporada de impuestos (probablemente nadie tenga tiempo ahora), hable con su contador sobre una revisión de sus funciones de contabilidad. El personal a veces sentirá que de repente no confía en ellos: el mensaje de ventas debe ser, y es verdad, se trata de asegurar que los registros financieros sean correctos.

Ha habido una gran cantidad de especulaciones de que con la recesión severa, habrá un aumento en el fraude y los robos internos en las empresas. Si bien hay poca evidencia de que este sea el caso, de hecho, lo contrario puede ser cierto, aún debe revisar sus controles internos para asegurarse de que sus ingresos terminen en el lugar correcto y que sus registros sean correctos.

Los controles internos tienen varios propósitos, el más importante de los cuales es asegurar que todos los ingresos y gastos se registren, y los activos se registren y se coloquen donde pertenecen. El concepto esencial es este: una separación de deberes. La persona que abre el correo y recibe los cheques no es la misma persona que ingresa los pagos en el sistema de contabilidad, y no es la misma persona que prepara el depósito. De lo contrario, podría perderse un pago (el cheque recibido pero no acreditado al paciente) o el cheque se recibe pero se acredita la cuenta incorrecta. Si un paciente pregunta por qué no se les ha acreditado un pago, la práctica tiene algún lugar para verificar si el cheque fue recibido y depositado.

El efectivo es otra área para mirar. Muchas prácticas tienen un pequeño cajón de efectivo para pagos. El cajón debe contarse al principio y al final del día y debe estar atado a los recibos de efectivo. La fórmula básica es: el saldo de efectivo inicial, más el efectivo pagado, menos cualquier retiro, es igual al saldo de efectivo final. El conteo real es el correspondiente a los libros de recibos que registran los pagos en efectivo y cualquier pago en efectivo.

Los formularios de contacto con el paciente deben estar preimpresos y numerados previamente. Incluso si un paciente cancela, la forma debe mantenerse. Esta es una verificación rápida: se cuenta el número de encuentros y se compara con el número de visitas de pacientes que se han ingresado y el número de pacientes que generaron un cargo ese día. Esto también puede ser comparado con el horario si es necesario. De esta manera, se asegura de que se haya generado un reclamo para cada paciente (o, se contabiliza cualquier “sin cargo”).

Mucho de esto no es particularmente complicado ni requiere mucho tiempo. Después de la temporada de impuestos (probablemente nadie tenga tiempo ahora), hable con su contador sobre una revisión de sus funciones de contabilidad. El personal a veces sentirá que de repente no confía en ellos: el mensaje de ventas debe ser, y es verdad, se trata de asegurar que los registros financieros sean correctos.


Vídeo: Jesús Yo Confio En Ti


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