Use una Intranet para aumentar la eficiencia de su empresa

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Internet no solo puede ser una tienda global para su pequeña empresa, sino que la tecnología de internet puede hacer que su empresa sea más eficiente. En la forma de un sitio de intranet privado, la tecnología de internet puede mejorar la productividad del equipo, ahorrar dinero, fomentar la comunicación, mantener actualizados a los empleados y permitir el acceso de una sola vez a documentos importantes. Pero primero debe comprender las herramientas y tecnologías: correo electrónico, mensajería instantánea, conferencias virtuales y más.

Internet no solo puede ser una tienda global para su pequeña empresa, sino que la tecnología de Internet puede hacer que su empresa sea más eficiente. En la forma de un sitio de intranet privado, la tecnología de Internet puede mejorar la productividad del equipo, ahorrar dinero, fomentar la comunicación, mantener actualizados a los empleados y permitir el acceso de una sola vez a documentos importantes. Pero primero debe comprender las herramientas y tecnologías: correo electrónico, mensajería instantánea, conferencias virtuales y más.

Correo electrónico

El correo electrónico ofrece una forma electrónica de conversar con los empleados sin tener que llevar reuniones de tiempo. También puede transferir documentos a través de Internet, ahorrando dinero en la impresión y ahorrando tiempo al distribuir los datos a múltiples destinatarios a la vez.

Consejo de bonificación de productividad: A veces los empleados pueden confiar tanto en el correo electrónico que comienza a reducir la productividad. No tiene que hacerlo. Dependiendo de su programa de correo electrónico, debería poder filtrar los mensajes entrantes en buzones distintos a su bandeja de entrada, lo que le ayudará a evitar perder tiempo en mensajes no relacionados con el trabajo. También es una buena idea invertir en software antispam y usar una dirección de correo electrónico que no sea de trabajo al publicar en Internet.

Mensajería instantánea

Los equipos pequeños pueden usar la mensajería instantánea para aumentar la productividad. En lugar de esperar a que se descargue el correo electrónico, los empleados pueden usar programas como AOL Instant Messenger, Google Talk, ICQ y Trillian para chatear en tiempo real con otros empleados de todo el mundo. Esto es extremadamente efectivo si los empleados necesitan estar en constante comunicación pero no quieren esperar a que se descargue el correo electrónico.

Consejo de bonificación de productividad: Para protegerse de recibir mensajes de spam de mensajería instantánea, no publique su perfil de usuario. Muchos programas también ofrecen funciones de advertencia y bloqueo para reducir los mensajes no deseados.

Tabla de anuncios

Al igual que el correo electrónico y la mensajería instantánea, los tableros de anuncios fomentan la comunicación. Pero los tableros de mensajes pueden ser incluso menos intrusivos que cualquiera de las otras dos opciones, permitiendo a los empleados leer y responder a su voluntad. Los tableros de anuncios también pueden mantener a toda la compañía actualizada sobre nuevos desarrollos e información importante sin tener que absorber los canales de correo electrónico utilizados para la comunicación con el cliente.

Programación

Al usar los calendarios compartidos en línea y las listas de tareas, puede programar reuniones y tareas sin tener que reorganizar los horarios por correo electrónico o por teléfono. Además, los empleados pueden verificar fácilmente qué horarios tienen los compañeros de trabajo abiertos en un lugar de fácil acceso.

Conferencia virtual

Puede interactuar en tiempo real con los empleados de todo el mundo con el software de conferencia. Realizar conferencias en línea puede ayudar a minimizar reuniones costosas y lentas, llamadas telefónicas y vuelos en avión.

Gestión de documentos

Puede administrar documentos en línea y alojar los cientos de documentos que de otra forma tendría que imprimir y distribuir. En lugar de gastar cientos de dólares en imprimir documentos internos, y repetir el proceso cada vez que se actualiza, puede publicar documentos y formularios importantes en una intranet para que los empleados puedan acceder según sea necesario.

Con Internet y una intranet, puede mejorar la productividad del equipo al permitir el acceso instantáneo a documentos de todo tipo. Al permitir que los equipos colaboren en tiempo real de manera electrónica, harán más trabajo. Incluso puede ahorrar miles de dólares en costos de impresión y reproducción si distribuye o publica documentos electrónicamente. Puede ahorrar tiempo y gastos de viaje mediante la celebración de conferencias virtuales en lugar de reuniones cara a cara. Use el correo electrónico, los tableros de anuncios en línea y la administración de documentos para evitar costosos correos y mensajeros durante la noche.

Internet no solo puede ser una tienda global para su pequeña empresa, sino que la tecnología de Internet puede hacer que su empresa sea más eficiente. En la forma de un sitio de intranet privado, la tecnología de Internet puede mejorar la productividad del equipo, ahorrar dinero, fomentar la comunicación, mantener actualizados a los empleados y permitir el acceso de una sola vez a documentos importantes. Pero primero debe comprender las herramientas y tecnologías: correo electrónico, mensajería instantánea, conferencias virtuales y más.

Correo electrónico

El correo electrónico ofrece una forma electrónica de conversar con los empleados sin tener que llevar reuniones de tiempo. También puede transferir documentos a través de Internet, ahorrando dinero en la impresión y ahorrando tiempo al distribuir los datos a múltiples destinatarios a la vez.

Consejo de bonificación de productividad: A veces los empleados pueden confiar tanto en el correo electrónico que comienza a reducir la productividad. No tiene que hacerlo. Dependiendo de su programa de correo electrónico, debería poder filtrar los mensajes entrantes en buzones distintos a su bandeja de entrada, lo que le ayudará a evitar perder tiempo en mensajes no relacionados con el trabajo. También es una buena idea invertir en software antispam y usar una dirección de correo electrónico que no sea de trabajo al publicar en Internet.

Mensajería instantánea

Los equipos pequeños pueden usar la mensajería instantánea para aumentar la productividad. En lugar de esperar a que se descargue el correo electrónico, los empleados pueden usar programas como AOL Instant Messenger, Google Talk, ICQ y Trillian para chatear en tiempo real con otros empleados de todo el mundo. Esto es extremadamente efectivo si los empleados necesitan estar en constante comunicación pero no quieren esperar a que se descargue el correo electrónico.

Consejo de bonificación de productividad: Para protegerse de recibir mensajes de spam de mensajería instantánea, no publique su perfil de usuario. Muchos programas también ofrecen funciones de advertencia y bloqueo para reducir los mensajes no deseados.

Tabla de anuncios

Al igual que el correo electrónico y la mensajería instantánea, los tableros de anuncios fomentan la comunicación. Pero los tableros de mensajes pueden ser incluso menos intrusivos que cualquiera de las otras dos opciones, permitiendo a los empleados leer y responder a su voluntad. Los tableros de anuncios también pueden mantener a toda la compañía actualizada sobre nuevos desarrollos e información importante sin tener que absorber los canales de correo electrónico utilizados para la comunicación con el cliente.

Programación

Al usar los calendarios compartidos en línea y las listas de tareas, puede programar reuniones y tareas sin tener que reorganizar los horarios por correo electrónico o por teléfono. Además, los empleados pueden verificar fácilmente qué horarios tienen los compañeros de trabajo abiertos en un lugar de fácil acceso.

Conferencia virtual

Puede interactuar en tiempo real con los empleados de todo el mundo con el software de conferencia. Realizar conferencias en línea puede ayudar a minimizar reuniones costosas y lentas, llamadas telefónicas y vuelos en avión.

Gestión de documentos

Puede administrar documentos en línea y alojar los cientos de documentos que de otra forma tendría que imprimir y distribuir. En lugar de gastar cientos de dólares en imprimir documentos internos, y repetir el proceso cada vez que se actualiza, puede publicar documentos y formularios importantes en una intranet para que los empleados puedan acceder según sea necesario.

Con Internet y una intranet, puede mejorar la productividad del equipo al permitir el acceso instantáneo a documentos de todo tipo. Al permitir que los equipos colaboren en tiempo real de manera electrónica, harán más trabajo. Incluso puede ahorrar miles de dólares en costos de impresión y reproducción si distribuye o publica documentos electrónicamente. Puede ahorrar tiempo y gastos de viaje mediante la celebración de conferencias virtuales en lugar de reuniones cara a cara. Use el correo electrónico, los tableros de anuncios en línea y la administración de documentos para evitar costosos correos y mensajeros durante la noche.


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