Etiqueta de videoconferencia

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A medida que las reuniones virtuales se vuelven más frecuentes, es importante familiarizarse con la etiqueta adecuada. Por ejemplo, no se presentaría tarde a ninguna otra reunión, no se vestirá de forma adecuada o leerá constantemente su correo electrónico.

No hay nada como estrechar la mano de alguien, organizar una reunión cara a cara y luego salir a almorzar juntos. Pero cuando se trata de varias personas, los costos de viaje y los horarios apretados están involucrados, a veces la videoconferencia es una alternativa atractiva.

A medida que estas reuniones se vuelven más frecuentes, es importante familiarizarse con la etiqueta adecuada. Por ejemplo, no se presentaría tarde a ninguna otra reunión, no se vestirá de forma adecuada o leerá constantemente su correo electrónico.

Revise estas reglas de conducta específicas de la videoconferencia y confíe en que no ofenderá a nadie la próxima vez que encienda la cámara.

Antes de la reunión

Preparar una agenda: Asegúrese de que todos los participantes tengan la agenda y cualquier otro material antes de la reunión.

Eliminar las distracciones ambientales: Considere cualquier cosa que pueda restar valor a la conferencia, como el exceso de luz que entra por una ventana o el ruido de una sala. Pregunte a otras personas en la oficina que hayan usado la sala para reuniones sobre cualquier problema que hayan experimentado.

Ajustar el equipo: Asegúrese de que todos estén visibles y centrados en la vista para no mover la cámara durante la reunión. Coloque el micrófono en un lugar donde todos puedan ser escuchados y alejados de lugares donde la gente mueva papeles o cree otro ruido que lo distraiga.

Llegue temprano para probar la conexión: Nadie quiere escuchar "¿Me oyes bien?" Durante cinco minutos después de la fecha de inicio de la reunión. También asegúrese de que todos estén en sus asientos antes de la hora programada.

Elija un orador por sitio para responder preguntas generales: Si otro participante desea saber si su oficina ha implementado una política en particular, por ejemplo, no todos estarán hablando a la vez.

Durante la reunión

Presentar a todos: Si los participantes no se conocen, haga que se presenten. Considere la posibilidad de configurar placas de identificación si hay varias personas que no se han reunido antes.

Actua normal: Mire directamente a la cámara, hable como lo haría normalmente y use gestos naturales.

No te distraigas: Revisar su Blackberry cada dos minutos o mirar alrededor de la sala puede distraer a otros participantes. Céntrate en la reunión y no trates de hacer otro trabajo.

Evite las conversaciones secundarias: Si es absolutamente necesario hablar de algo en privado, silencia a tu interlocutor. Trate cualquier problema anticipado con los miembros de su oficina antes de la conferencia.

Limita tu movimiento: Si estás hablando, intenta no hacer grandes gestos. Estos pueden interrumpir la transmisión de la imagen y causar retrasos en la comunicación de todos.

No uses ropa que te distraiga: Esto no significa que tenga que usar gris, pero evite los colores brillantes, las impresiones ocupadas y las piezas grandes y brillantes de joyería. En otras palabras, no hay videoconferencias sobre el Día de la camisa hawaiana.

No se hablen unos a otros: Tenga en cuenta que podría haber un retraso; Si parece que a alguien le toma unos segundos responder, sea paciente. Establecer reglas para hablar, si es apropiado.

No traiga comida a la reunión: Comer es solo una distracción potencial más y no será apreciado por los participantes hambrientos.

Una vez que la videoconferencia está terminando, si alguien todavía necesita discutir algo, haga arreglos para hablar después. No detengas a los demás si el tema no pertenece a la mayoría de los demás participantes.

Puede pensar que está bien bromear brevemente con la persona que está sentada a su lado o salir de la habitación rápidamente para una tercera taza de café, pero imagine que todos los que están en la cámara hacen lo mismo y la interrupción que causarían. En general, cuando participe en una videoconferencia, haga lo que pueda para minimizar las distracciones y haga que la reunión sea lo más eficiente posible.

No hay nada como estrechar la mano de alguien, organizar una reunión cara a cara y luego salir a almorzar juntos. Pero cuando se trata de varias personas, los costos de viaje y los horarios apretados están involucrados, a veces la videoconferencia es una alternativa atractiva.

A medida que estas reuniones se vuelven más frecuentes, es importante familiarizarse con la etiqueta adecuada. Por ejemplo, no se presentaría tarde a ninguna otra reunión, no se vestirá de forma adecuada o leerá constantemente su correo electrónico.

Revise estas reglas de conducta específicas de la videoconferencia y confíe en que no ofenderá a nadie la próxima vez que encienda la cámara.

Antes de la reunión

Preparar una agenda: Asegúrese de que todos los participantes tengan la agenda y cualquier otro material antes de la reunión.

Eliminar las distracciones ambientales: Considere cualquier cosa que pueda restar valor a la conferencia, como el exceso de luz que entra por una ventana o el ruido de una sala. Pregunte a otras personas en la oficina que hayan usado la sala para reuniones sobre cualquier problema que hayan experimentado.

Ajustar el equipo: Asegúrese de que todos estén visibles y centrados en la vista para no mover la cámara durante la reunión. Coloque el micrófono en un lugar donde todos puedan ser escuchados y alejados de lugares donde la gente mueva papeles o cree otro ruido que lo distraiga.

Llegue temprano para probar la conexión: Nadie quiere escuchar "¿Me oyes bien?" Durante cinco minutos después de la fecha de inicio de la reunión. También asegúrese de que todos estén en sus asientos antes de la hora programada.

Elija un orador por sitio para responder preguntas generales: Si otro participante desea saber si su oficina ha implementado una política en particular, por ejemplo, no todos estarán hablando a la vez.

Durante la reunión

Presentar a todos: Si los participantes no se conocen, haga que se presenten. Considere la posibilidad de configurar placas de identificación si hay varias personas que no se han reunido antes.

Actua normal: Mire directamente a la cámara, hable como lo haría normalmente y use gestos naturales.

No te distraigas: Revisar su Blackberry cada dos minutos o mirar alrededor de la sala puede distraer a otros participantes. Céntrate en la reunión y no trates de hacer otro trabajo.

Evite las conversaciones secundarias: Si es absolutamente necesario hablar de algo en privado, silencia a tu interlocutor. Trate cualquier problema anticipado con los miembros de su oficina antes de la conferencia.

Limita tu movimiento: Si estás hablando, intenta no hacer grandes gestos. Estos pueden interrumpir la transmisión de la imagen y causar retrasos en la comunicación de todos.

No uses ropa que te distraiga: Esto no significa que tenga que usar gris, pero evite los colores brillantes, las impresiones ocupadas y las piezas grandes y brillantes de joyería. En otras palabras, no hay videoconferencias sobre el Día de la camisa hawaiana.

No se hablen unos a otros: Tenga en cuenta que podría haber un retraso; Si parece que a alguien le toma unos segundos responder, sea paciente. Establecer reglas para hablar, si es apropiado.

No traiga comida a la reunión: Comer es solo una distracción potencial más y no será apreciado por los participantes hambrientos.

Una vez que la videoconferencia está terminando, si alguien todavía necesita discutir algo, haga arreglos para hablar después. No detengas a los demás si el tema no pertenece a la mayoría de los demás participantes.

Puede pensar que está bien bromear brevemente con la persona que está sentada a su lado o salir de la habitación rápidamente para una tercera taza de café, pero imagine que todos los que están en la cámara hacen lo mismo y la interrupción que causarían. En general, cuando participe en una videoconferencia, haga lo que pueda para minimizar las distracciones y haga que la reunión sea lo más eficiente posible.


Vídeo: VIDEOCONFERENCIA: ETIQUETA DE NEGOCIOS


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