Cuando las cosas no se ven bien en el costo de los productos vendidos, verifique su inventario - Parte 2

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Cuando vea un problema con el costo de los bienes vendidos, verifique la cuenta de inventario. Si el inventario está subestimado, entonces es probable que la diferencia esté en el costo de los bienes vendidos.

Este es un seguimiento de mi primera publicación [Cuando las cosas no se ven bien en el costo de los productos vendidos, revise su inventario], con respecto a mi compromiso con una casa de suministros de oficina con un costo exagerado de los productos vendidos y un saldo de inventario subestimado. Esto ha sido como desatar un nudo chino, pero finalmente veo la luz del día al final del túnel.

Este ha sido un compromiso difícil debido a las deficientes pistas de auditoría entre la aplicación del punto de venta y QuickBooks. Para las ventas que no son de inventario, la aplicación POS no proporciona medios para vincular el costo de una venta con el lado de los ingresos de la transacción en QuickBooks. Además, el lado del costo de los bienes de la transacción a menudo se lleva a cabo en el mes siguiente a medida que entraron las facturas de los proveedores. Aquí es cómo resolví esto...

Rápidamente establecí que el saldo negativo del inventario se debía a una serie de ajustes de auditoría, cuya compensación era... la cuenta del inventario. El efecto fue que el inventario se aumentó o disminuyó a nivel de artículo, con la compensación en la misma cuenta de inventario en un nivel de resumen. Si estos ajustes se hubieran contabilizado correctamente en una cuenta de pérdidas y ganancias de inventario, el crédito habría superado los $ 200,000, lo cual no tenía ningún sentido.

Luego concentré mis esfuerzos en probar las ventas del inventario, donde el POS proporcionó una transacción completa para la venta, incluido el crédito a las ventas, el débito a un crédito, los créditos a artículos de inventario específicos y los débitos a nivel de artículo al costo de los bienes vendidos. Pude vincular estas transacciones en un nivel de cantidad. Hubo una ligera diferencia de valoración porque el POS utiliza un método de valoración de inventario LIFO, mientras que QuickBooks utiliza el método de costo promedio. Por lo tanto, las ventas de inventario fueron excluidas como el culpable.

Esto me dejó centrándome en el punto de control más débil, el costo de los bienes vendidos sin inventario. Descubrí una relación entre los registros en QuickBooks y un informe POS que me permitiría vincular transacciones a nivel de artículos de ventas. Desafortunadamente, esto requirió una coincidencia a nivel de artículo de 19,000 líneas de transacción QuickBooks y 9,000 líneas de transacción POS por mes. Para lograr esto, exporté informes de QuickBooks y la aplicación POS a Excel y escribí código VBA para basar un conjunto complejo de reglas coincidentes.

Fue en este proceso que hice que hice mi gran avance. Al principio, encontré que a un solo proveedor se le pagaba un promedio de $ 50,000 por mes y ninguna de las facturas estaba detallada; Cada una contenía un débito único al costo de los bienes vendidos. Había cuestionado estas entradas, pero me dijeron que solo cubrían las ventas que no eran de inventario y que la cantidad de artículos era demasiado grande para ingresar en detalle.

Sin embargo, en mi proceso de coincidencia, comparé tanto el POS con QuickBooks como el QuickBooks con el POS para ver las diferencias de reconciliación en ambos lados. Descubrí una gran cantidad de entradas para este proveedor en el lado de POS que no se registraron en las ventas de QuickBooks sin inventario. Corrí una coincidencia para estas entradas POS contra las ventas de inventario de QuickBooks y descubrí que la mayoría coincidía. Por lo tanto, DID hicimos compras a nuestro proveedor "no de inventario" para los artículos de inventario.

Este es un seguimiento de mi primera publicación [Cuando las cosas no se ven bien en el costo de los productos vendidos, revise su inventario], con respecto a mi compromiso con una casa de suministros de oficina con un costo exagerado de los productos vendidos y un saldo de inventario subestimado. Esto ha sido como desatar un nudo chino, pero finalmente veo la luz del día al final del túnel.

Este ha sido un compromiso difícil debido a las deficientes pistas de auditoría entre la aplicación del punto de venta y QuickBooks. Para las ventas que no son de inventario, la aplicación POS no proporciona medios para vincular el costo de una venta con el lado de los ingresos de la transacción en QuickBooks. Además, el lado del costo de los bienes de la transacción a menudo se lleva a cabo en el mes siguiente a medida que entraron las facturas de los proveedores. Aquí es cómo resolví esto...

Rápidamente establecí que el saldo negativo del inventario se debía a una serie de ajustes de auditoría, cuya compensación era... la cuenta del inventario. El efecto fue que el inventario se aumentó o disminuyó a nivel de artículo, con la compensación en la misma cuenta de inventario en un nivel de resumen. Si estos ajustes se hubieran contabilizado correctamente en una cuenta de pérdidas y ganancias de inventario, el crédito habría superado los $ 200,000, lo cual no tenía ningún sentido.

Luego concentré mis esfuerzos en probar las ventas del inventario, donde el POS proporcionó una transacción completa para la venta, incluido el crédito a las ventas, el débito a un crédito, los créditos a artículos de inventario específicos y los débitos a nivel de artículo al costo de los bienes vendidos. Pude vincular estas transacciones en un nivel de cantidad. Hubo una ligera diferencia de valoración porque el POS utiliza un método de valoración de inventario LIFO, mientras que QuickBooks utiliza el método de costo promedio. Por lo tanto, las ventas de inventario fueron excluidas como el culpable.

Esto me dejó centrándome en el punto de control más débil, el costo de los bienes vendidos sin inventario. Descubrí una relación entre los registros en QuickBooks y un informe POS que me permitiría vincular transacciones a nivel de artículos de ventas. Desafortunadamente, esto requirió una coincidencia a nivel de artículo de 19,000 líneas de transacción QuickBooks y 9,000 líneas de transacción POS por mes. Para lograr esto, exporté informes de QuickBooks y la aplicación POS a Excel y escribí código VBA para basar un conjunto complejo de reglas coincidentes.

Fue en este proceso que hice que hice mi gran avance. Al principio, encontré que a un solo proveedor se le pagaba un promedio de $ 50,000 por mes y ninguna de las facturas estaba detallada; Cada una contenía un débito único al costo de los bienes vendidos. Había cuestionado estas entradas, pero me dijeron que solo cubrían las ventas que no eran de inventario y que la cantidad de artículos era demasiado grande para ingresar en detalle.

Sin embargo, en mi proceso de coincidencia, comparé tanto el POS con QuickBooks como el QuickBooks con el POS para ver las diferencias de reconciliación en ambos lados. Descubrí un gran número de entradas para este proveedor en el lado de POS que no se registraron en las ventas de QuickBooks sin inventario. Corrí una coincidencia para estas entradas POS contra las ventas de inventario de QuickBooks y descubrí que la mayoría coincidía. Por lo tanto, DID realizamos compras a nuestro proveedor "no incluido en el inventario" para los artículos del inventario.


Vídeo: Método Promedio Ponderado: Ejemplo en la Valoración de Inventarios


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