Trabajar con contratistas independientes: comprender los requisitos fiscales

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Si su negocio está creciendo y necesita complementar sus capacidades y servicios centrales con personal adicional, hay muchos beneficios al contratar a un contratista independiente. Todo suena bastante sencillo. Sin embargo, en términos legales, la línea entre un contratista independiente y un empleado no siempre es clara. Antes de contratar a un contratista independiente, asegúrese de tener en claro la naturaleza de su relación y familiarícese con los criterios del gobierno utilizados para juzgar el estado de ese trabajador. Aquí hay tres pasos que debe seguir para garantizar el cumplimiento de las normas al contratar a un contratista indepe

Si su negocio está creciendo y necesita complementar sus capacidades y servicios centrales con personal adicional, hay muchos beneficios al contratar a un contratista independiente.

Llevar a un contratista por cuenta propia, en lugar de agregar personal directo a los empleados, puede ahorrarle al propietario de una pequeña empresa hasta un 30 por ciento (por trabajador) en impuestos y beneficios de nómina adicionales. También introduce flexibilidad en la contratación y el despido, y puede reducir las tensiones en el espacio de la oficina, los presupuestos de capacitación y más.

Todo suena bastante sencillo. Sin embargo, en términos legales, la línea entre un contratista independiente y un empleado no siempre es clara. Sus trabajadores no son contratistas independientes porque usted dice que lo son, y puede tener implicaciones fiscales costosas si se equivoca.

Antes de contratar a un contratista independiente, asegúrese de tener en claro la naturaleza de su relación y familiarícese con los criterios del gobierno utilizados para juzgar el estado de ese trabajador.

A continuación, se detallan tres pasos que debe seguir para garantizar el cumplimiento normativo al contratar a un contratista independiente.

1. Comprender el significado de la clasificación de los trabajadores

Clasificar erróneamente a los trabajadores es un error comercial común. Tomemos, por ejemplo, este escenario descrito en un gran artículo de Minda Zetlin en Inc.com sobre los errores comunes y costosos que cometen las empresas cuando se trata de clasificar a los contratistas.

En el artículo, Zetlin plantea una pregunta aparentemente clara:

“¿Cuál de estos trabajadores califica como contratista independiente?

  1. Un portador de periódico pagó por cada copia entregada.
  2. Un vendedor de cuchillos que trabaja a comisión, alquila su propia oficina y paga a su propio personal.
  3. Un consultor que trabaja a tiempo parcial para una empresa de marketing ”.

Debo admitir que mi respuesta inmediata fue "todo lo anterior" y, de hecho, cada uno de los trabajadores descritos fue etiquetado como contratista por la empresa para la que trabajaba. Sin embargo, solo el tercer ejemplo es un verdadero contratista. Los primeros dos ejemplos son, de hecho, empleados legales de la compañía, según lo determinado en los fallos judiciales.

Es fundamental que usted, el empleador, determine correctamente si las personas que prestan servicios son empleados o contratistas independientes. En general, debe retener los impuestos sobre la renta, retener y pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare, y pagar el impuesto de desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. Generalmente, no tiene que retener o pagar impuestos sobre los pagos a contratistas independientes. Hacerlo mal puede ser costoso, lo que resulta en multas y pagos de impuestos atrasados ​​para el propietario de la empresa.

2. Conozca los criterios reglamentarios utilizados para juzgar la condición de trabajador

Aquí hay una definición básica del IRS de lo que clasifica a una persona como contratista en lugar de un empleado:

  • Contratista independiente - La regla general es que una persona es un contratista independiente si usted, la persona para quien se prestan los servicios, tiene el derecho de controlar o dirigir solo el resultado del trabajo y no los medios y métodos para lograr el resultado. Se considera que los contratistas esencialmente independientes están en el negocio por sí mismos. Se ocupan de sus propias obligaciones y beneficios fiscales.
  • Empleado - Cualquier persona que realice servicios para usted es su empleado si puede controlar qué se hará y cómo se hará. Esto es así incluso cuando le da al empleado libertad de acción. Lo que importa es que tiene derecho a controlar los detalles de cómo se realizan los servicios.

Si no está claro si un trabajador en particular es un empleado o un contratista independiente, debe presentar el Formulario SS-8, Determinación del estado del trabajador para los fines de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta ante el IRS. Revisarán los hechos y circunstancias para usted y tomarán una determinación oficial del estado del trabajador.

Si su negocio está creciendo y necesita complementar sus capacidades y servicios centrales con personal adicional, hay muchos beneficios al contratar a un contratista independiente.

Llevar a un contratista por cuenta propia, en lugar de agregar personal directo a los empleados, puede ahorrarle al propietario de una pequeña empresa hasta un 30 por ciento (por trabajador) en impuestos y beneficios de nómina adicionales. También introduce flexibilidad en la contratación y el despido, y puede reducir las tensiones en el espacio de la oficina, los presupuestos de capacitación y más.

Todo suena bastante sencillo. Sin embargo, en términos legales, la línea entre un contratista independiente y un empleado no siempre es clara. Sus trabajadores no son contratistas independientes porque usted dice que lo son, y puede tener implicaciones fiscales costosas si se equivoca.

Antes de contratar a un contratista independiente, asegúrese de tener en claro la naturaleza de su relación y familiarícese con los criterios del gobierno utilizados para juzgar el estado de ese trabajador.

A continuación, se detallan tres pasos que debe seguir para garantizar el cumplimiento normativo al contratar a un contratista independiente.

1. Comprender el significado de la clasificación de los trabajadores

Clasificar erróneamente a los trabajadores es un error comercial común. Tomemos, por ejemplo, este escenario descrito en un gran artículo de Minda Zetlin en Inc.com sobre los errores comunes y costosos que cometen las empresas cuando se trata de clasificar a los contratistas.

En el artículo, Zetlin plantea una pregunta aparentemente clara:

“¿Cuál de estos trabajadores califica como contratista independiente?

  1. Un portador de periódico pagó por cada copia entregada.
  2. Un vendedor de cuchillos que trabaja a comisión, alquila su propia oficina y paga a su propio personal.
  3. Un consultor que trabaja a tiempo parcial para una empresa de marketing ”.

Debo admitir que mi respuesta inmediata fue "todo lo anterior" y, de hecho, cada uno de los trabajadores descritos fue etiquetado como contratista por la empresa para la que trabajaba. Sin embargo, solo el tercer ejemplo es un verdadero contratista. Los primeros dos ejemplos son, de hecho, empleados legales de la compañía, según lo determinado en los fallos judiciales.

Es fundamental que usted, el empleador, determine correctamente si las personas que prestan servicios son empleados o contratistas independientes. En general, debe retener los impuestos sobre la renta, retener y pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare, y pagar el impuesto de desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. Generalmente, no tiene que retener o pagar impuestos sobre los pagos a contratistas independientes. Hacerlo mal puede ser costoso, lo que resulta en multas y pagos de impuestos atrasados ​​para el propietario de la empresa.

2. Conozca los criterios reglamentarios utilizados para juzgar la condición de trabajador

Aquí hay una definición básica del IRS de lo que clasifica a una persona como contratista en lugar de un empleado:

  • Contratista independiente - La regla general es que una persona es un contratista independiente si usted, la persona para quien se prestan los servicios, tiene el derecho de controlar o dirigir solo el resultado del trabajo y no los medios y métodos para lograr el resultado. Se considera que los contratistas esencialmente independientes están en el negocio por sí mismos. Se ocupan de sus propias obligaciones y beneficios fiscales.
  • Empleado - Cualquier persona que realice servicios para usted es su empleado si puede controlar qué se hará y cómo se hará. Esto es así incluso cuando le da al empleado libertad de acción. Lo que importa es que tiene derecho a controlar los detalles de cómo se realizan los servicios.

Si no está claro si un trabajador en particular es un empleado o un contratista independiente, debe presentar el Formulario SS-8, Determinación del estado del trabajador para los fines de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta ante el IRS. Revisarán los hechos y circunstancias para usted y tomarán una determinación oficial del estado del trabajador.


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